Quy định về hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Để quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), người nộp thuế cần phải chuẩn bị đúng, đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Vậy hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những gì? Bài viết sau đây của Luật Quang Huy sẽ hướng dẫn bạn hồ sơ quyết toán thuế TNCN hiện hành.

1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

1.1. Trường hợp 1. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế

Theo quy định của pháp luật, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế bao gồm những giấy tờ như sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 02/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế thu nhập cá nhân đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế);
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập cá nhân nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế thu nhập cá nhân đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã nộp;
• Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có) làm căn cứ để giảm trừ gia cảnh đối với người nộp thuế thu nhập cá nhân;
• Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài;
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 Mục III của Công văn số 883/TCT-DNNCN (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

1.2. Trường hợp 2. Bộ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Theo quy định của pháp luật, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm những giấy tờ như sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu số 05/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1.3. Trường hợp 3. Hồ sơ quyết toán thuế cá nhân cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay

Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế năm 2021 theo Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Thời hạn khai, nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân được nêu rõ tại Luật Quản lý thuế năm 2019 và Công văn số 636/TCT-DNNCN. Trong đó, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, tùy theo từng trường hợp cụ thể thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thu nhập cá nhân được quy định như sau:

2.1. Trường hợp 1: Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế đối với tiền lương, tiền công phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm;

2.2. Trường hợp 2: Đối với cá nhân có thu nhập chịu thuế tự quyết toán

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Lưu ý: Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là ngày làm việc tiếp theo.

3. Các phương thức nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo quy định tại Công văn 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022, Tổng Cục thuế hướng dẫn nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tùy theo từng trường hợp cụ thể được quy định như sau:

Trường hợp 1. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế có thẩm quyền:

Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế thì có hai phương thức nộp hồ sơ: nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền hoặc nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng cho cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

3.1. Đối với trường hợp nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng

Cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/EstablishSession?&fromOpName=retailJumpProc&fromStateName=initial&fromEventName=start&toOpName=retailIndexProc thì hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.

3.2. Đối với trường hợp nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền

Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế thu nhập cá nhân trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ;

Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:

• Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó;
• Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng;
• Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú;
• Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú;
• Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú;
• Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế  thu nhập cá nhân là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Lưu ý: Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chính là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế.

Trường hợp 2. Đối với tổ chức trả thu nhập cho cá nhân quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho cá nhân quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.

4. Cơ sở pháp lý

• Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007 sửa đổi, bổ sung năm 2014;
• Thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế số 71/2014/QH13 và Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ;
• Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ;
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý thuế.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề: hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Để được tư vấn đầy đủ và chính xác nhất, mời quý khách hàng liên hệ qua Tổng đài tư vấn thuế thu nhập cá nhân trực tuyến của HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để nhận tư vấn thêm về vấn đề mà quý khách hàng đang gặp phải.

Trân trọng./.