Hướng dẫn chi tiết: Khi nào bạn phải tự quyết toán thuế TNCN thay vì ủy quyền?

Chào bạn,

Hàng năm, cứ đến mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), nhiều người lao động thường thắc mắc: “Liệu mình có được nhờ công ty quyết toán thay không, hay phải tự mình đi làm?”. Theo quy định hiện hành, bạn có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (công ty) quyết toán thay trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, có tới 10 trường hợp cụ thể mà bạn bắt buộc phải tự mình quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện các trường hợp đó, kèm theo ví dụ thực tế và lời khuyên từ luật sư để bạn không bỏ lỡ quyền lợi về giảm trừ gia cảnh.

1. Căn cứ pháp lý nào quy định việc tự quyết toán thuế TNCN?

Trước hết, chúng tôi xin khẳng định rằng, việc xác định bạn có được ủy quyền cho công ty quyết toán thay hay không phụ thuộc hoàn toàn vào các quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP đã liệt kê các trường hợp cá nhân không được ủy quyền. Nếu bạn nằm trong các trường hợp này, bạn buộc phải trực tiếp kê khai, quyết toán với cơ quan thuế.

2. 10 trường hợp bắt buộc bạn phải tự quyết toán thuế TNCN

Dựa trên các quy định nêu trên, chúng tôi tổng hợp cho bạn 10 trường hợp cụ thể mà cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN:

1. Đã nhận chứng từ khấu trừ thuế: Bạn đủ điều kiện ủy quyền, nhưng công ty đã cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho bạn. Trừ khi công ty đã thu hồi và hủy chứng từ đó.
2. Không còn làm việc tại công ty vào thời điểm quyết toán: Bạn có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, nhưng tại thời điểm ủy quyền (thường là cuối năm) bạn đã nghỉ việc và không còn làm việc ở đó.
3. Có thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ hoặc khấu trừ chưa đủ: Bạn có hợp đồng lao động chính từ 3 tháng, nhưng đồng thời có thu nhập vãng lai từ nơi khác mà chưa bị khấu trừ thuế, hoặc đã khấu trừ nhưng chưa đủ mức.
4. Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại nhiều nơi: Bạn ký hợp đồng lao động chính thức (trên 3 tháng) với hai hoặc nhiều công ty khác nhau.
5. Chỉ có thu nhập vãng lai: Bạn chỉ có thu nhập vãng lai (thu nhập không ký hợp đồng lao động chính thức) và đã bị khấu trừ 10%. Kể cả khi thu nhập đó chỉ đến từ một nơi duy nhất.
6. Chưa đăng ký mã số thuế: Bạn chưa có mã số thuế cá nhân.
7. Thuộc diện xét giảm thuế: Bạn là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
8. Có số thuế nộp thừa muốn hoàn hoặc bù trừ: Bạn có số thuế phải nộp thêm, hoặc có số thuế nộp thừa và muốn đề nghị hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo. (Trừ trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương trực tiếp khai quyết toán).
9. Người nước ngoài lần đầu đến Việt Nam: Bạn là người nước ngoài, trong năm dương lịch đầu tiên có mặt dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục từ ngày đầu đến Việt Nam là từ 183 ngày trở lên (trở thành cá nhân cư trú).
10. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng: Bạn là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam và phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Mức phạt vi phạm: Theo quy định, nếu bạn thuộc một trong các trường hợp trên mà không tự quyết toán, bạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Mức phạt có thể từ 5 triệu đến 15 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Tình huống thực tế

Để bạn dễ hình dung, chúng tôi đưa ra một ví dụ cụ thể:

Anh Tuấn làm việc tại Công ty A với hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Trong năm 2025, anh Tuấn có nhận thêm thu nhập từ việc viết bài freelance cho một trang web khác với tổng thu nhập là 20 triệu đồng, nhưng trang web này không khấu trừ thuế TNCN cho anh. Như vậy, anh Tuấn thuộc trường hợp thứ 3: có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế. Do đó, anh Tuấn không được ủy quyền cho Công ty A quyết toán thay. Anh phải tự mình kê khai, quyết toán với cơ quan thuế để tổng hợp cả hai nguồn thu nhập và tính đúng số thuế phải nộp.

3. Nếu phải tự quyết toán, tôi có được giảm trừ gia cảnh không?

Đây là một trong những thắc mắc phổ biến nhất. Nhiều người lo lắng rằng nếu không ủy quyền cho công ty, họ sẽ mất quyền lợi về giảm trừ gia cảnh. Chúng tôi xin khẳng định: điều này không đúng.

Theo tiết c.2, điểm c, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định như sau:

“Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.”

Điều này có nghĩa là:

• Tại công ty: Họ chỉ tạm tính giảm trừ gia cảnh cho bạn theo tháng bạn làm việc và có hồ sơ đăng ký người phụ thuộc tại đó.
• Khi bạn tự quyết toán: Cơ quan thuế sẽ tính lại toàn bộ. Bạn sẽ được giảm trừ cho bản thân đủ 12 tháng (11 triệu đồng/tháng, tổng 132 triệu đồng/năm). Đối với người phụ thuộc, bạn sẽ được giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (4,4 triệu đồng/tháng/người).

Ví dụ: Chị Hoa có con nhỏ sinh tháng 6/2025. Tại công ty, chị chưa kịp đăng ký giảm trừ cho con. Khi tự quyết toán, chị Hoa sẽ được giảm trừ cho con mình từ tháng 6 đến tháng 12 (7 tháng) với tổng số tiền là 7 x 4,4 triệu = 30,8 triệu đồng.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi tối đa, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý những điểm sau:

1. Kiểm tra kỹ tình trạng cá nhân: Trước mùa quyết toán, hãy xác định xem bạn có thuộc một trong 10 trường hợp phải tự quyết toán ở trên hay không. Đặc biệt chú ý đến các nguồn thu nhập vãng lai.
2. Không ủy quyền nếu thuộc diện bắt buộc: Nếu bạn thuộc diện phải tự quyết toán, đừng ủy quyền cho công ty. Việc này có thể dẫn đến sai sót về số thuế, gây khó khăn sau này.
3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Khi tự quyết toán, bạn cần chuẩn bị: tờ khai quyết toán thuế (mẫu 02/QTT-TNCN), chứng từ khấu trừ thuế (nếu có), hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (nếu đăng ký mới), và các giấy tờ liên quan đến thu nhập.
4. Đăng ký người phụ thuộc kịp thời: Nếu bạn có người phụ thuộc phát sinh trong năm, hãy đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế. Quá thời hạn này, bạn sẽ mất quyền được giảm trừ cho năm đó.
5. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ nếu cần: Thủ tục quyết toán có thể phức tạp, đặc biệt nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập. Nếu gặp khó khăn, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của luật sư hoặc kế toán chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp