Hợp đồng lao động điện tử: 5 thay đổi quan trọng bạn cần biết từ dự thảo Thông tư mới

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, dự thảo Thông tư về hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) đang thu hút sự quan tâm lớn từ cộng đồng doanh nghiệp và người lao động. Với nhiều điểm mới nhằm hoàn thiện khung pháp lý, đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong giao kết, quản lý hợp đồng, đây là các nội dung đáng chú ý mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Chúng tôi – với tư cách là luật sư tư vấn lao động – sẽ phân tích chi tiết từng quy định, giúp bạn hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi áp dụng loại hình hợp đồng này. Bài viết dựa trên nguồn chính thức từ Luật Việt Nam và các văn bản pháp luật liên quan.

1. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử có ý nghĩa như thế nào?

Theo Điều 3 dự thảo Thông tư về hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ, mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất và không trùng lặp. ID này được cấp một lần, không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng, bao gồm cả trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt. Phụ lục của hợp đồng (nếu có) sẽ được liên kết với ID gốc.

Điều 4 dự thảo quy định cấu trúc ID gồm 1 ký tự chữ (A/B/C) và 12 ký tự số:

• A: HĐLĐ điện tử được giao kết qua eContract đảm bảo điều kiện giao kết
• B: HĐLĐ điện tử chuyển đổi từ văn bản giấy
• C: HĐLĐ điện tử giao kết trước ngày 01/07/2026 nhưng chưa đảm bảo điều kiện

Hai ký tự đầu là mã tỉnh/thành phố nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính; hai ký tự tiếp theo là năm ký kết; tám ký tự cuối là số lượng hợp đồng đã đồng bộ theo năm của chủ tài khoản.

Lưu ý quan trọng: Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.

2. Đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng VNeID như thế nào?

Điều 6 dự thảo Thông tư quy định: Việc đăng ký tài khoản truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử (VNeID). Trường hợp tài khoản VNeID bị tạm dừng, thu hồi, chấm dứt hiệu lực hoặc thay đổi trạng thái, nền tảng sẽ tự động điều chỉnh quyền truy cập tương ứng dựa trên kết quả xác thực từ hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động và người lao động cần duy trì tài khoản VNeID hợp lệ để đảm bảo khả năng truy cập và quản lý hợp đồng trên nền tảng.

3. Tài khoản truy cập hợp đồng lao động điện tử bị tạm dừng, thu hồi khi nào?

Tại Điều 7 dự thảo, ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài khoản, Bộ Nội vụ có quyền tạm dừng hoặc thu hồi tài khoản để đảm bảo an toàn hệ thống. Sau đó, trong vòng 03 ngày làm việc, Bộ Nội vụ sẽ thông báo cho chủ tài khoản về việc tạm dừng, thu hồi qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Tài khoản sẽ được khôi phục trạng thái hoạt động khi chủ tài khoản khắc phục xong lý do vi phạm trong thời hạn ghi trong thông báo.

Tình huống thực tế: Doanh nghiệp A sử dụng tài khoản để ký hợp đồng với người lao động nhưng bị phát hiện có sai phạm trong quản lý dữ liệu. Theo quy định này, Bộ Nội vụ có thể tạm dừng tài khoản ngay lập tức, sau đó gửi thông báo giải thích lý do. Doanh nghiệp phải khắc phục sai phạm mới được khôi phục quyền truy cập.

4. Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong bao lâu?

Điều 14 dự thảo Thông tư quy định rõ về thời hạn lưu trữ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử:

• Thời hạn lưu trữ là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.
• Trường hợp ký kết nhiều hợp đồng lao động liên tục, thời hạn lưu trữ là 10 năm từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
• Dữ liệu mở của nền tảng được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu Quốc gia.

Đối với tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu:

• Dữ liệu mở: đăng ký khai thác theo quy định của Trung tâm Dữ liệu quốc gia.
• Dữ liệu chủ, dữ liệu dùng chung: đăng ký với Bộ Nội vụ theo mẫu Phụ lục III của Thông tư.

5. Doanh nghiệp báo cáo tình hình thay đổi về lao động qua nền tảng như thế nào?

Theo Điều 15 dự thảo, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động, cũng như tình hình cho thuê lại lao động (đối với doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động) thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Quy định này giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt kịp thời biến động lao động, từ đó có chính sách phù hợp.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên những phân tích trên, chúng tôi khuyến nghị quý khách hàng lưu ý các điểm sau:

1. Chuẩn bị sẵn tài khoản VNeID cho người lao động và người sử dụng lao động – đây là điều kiện tiên quyết để truy cập nền tảng.
2. Rà soát quy trình quản lý hợp đồng điện tử nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định về mã định danh, lưu trữ và báo cáo.
3. Lưu ý thời hạn lưu trữ 10 năm – đặc biệt quan trọng trong các tranh chấp lao động kéo dài.
4. Tuân thủ nghiêm quy định về báo cáo thay đổi lao động để tránh bị tạm dừng hoặc thu hồi tài khoản.
5. Theo dõi thông báo từ Bộ Nội vụ qua email hoặc số điện thoại đăng ký để xử lý kịp thời nếu có vi phạm.