Quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp để mở rộng và phát triển định hướng kinh doanh ngày càng được ưa chuộng bởi những cá thể có sẵn “máu kinh doanh”.

Tuy nhiên, chỉ hoàn thành thủ tục thành lập doanh nghiệp thôi thì chưa đủ điều kiện cần và đủ để công ty có thể vận hành một cách trơn tru và thuận tiện nhất.

Một trong những bước quan trọng tiếp theo đó chính là hình thành và đăng ký mẫu dấu.

Vậy, pháp luật nước ta có quy định như thế nào về con dấu doanh nghiệp?

Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, hãy cùng công ty Luật Quang Huy sẽ trình bày cụ thể cho bạn về những quy định của pháp luật hiện hành về con dấu doanh nghiệp.

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu là vật thể được khắc chìm hay khắc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản.

Con dấu thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu là cá nhân hay cơ quan tổ chức.

Khi con dấu được đóng lên văn bản thể hiện cũng như khẳng định giá trị pháp lý đối với đối với các văn bản, giấy tờ.

Theo quy định tại khoản 1 điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, thì con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

• Con dấu bao gồm các loại sau:

• Con dấu có hình Quốc huy,
• Con dấu có hình biểu tượng,
• Con dấu không có hình biểu tượng,

• Con dấu được sử dụng dưới những dạng sau:
  • Dấu ướt
  • Dấu nổi
  • Dấu thu nhỏ
  • Dấu xi.

2. Chức năng của con dấu doanh nghiệp

Con dấu đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp.

Thứ nhất, con dấu doanh nghiệp giúp các văn bản pháp lý của doanh nghiệp được khẳng định, đảm bảo được tính chính xác.

Qua đó, xác định và cụ thể hóa chủ thể chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của văn bản đó.

Như chúng ta đã biết, khi ký kết bất cứ một hợp đồng hay giao dịch dân sự nào, các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần có bước đóng dấu vào cuối mỗi trang hợp đồng để xác định tính chính xác và có thực của hợp đồng đó.

Mỗi một hợp đồng được người có thẩm quyền đóng dấu, thì khi đó mọi trách nhiệm của văn bản, hợp đồng đó sẽ được thực thi, hoặc chịu trách nhiệm cho văn bản đó.

Ngoài ra, con dấu công ty cũng là bằng chứng cho thấy những sản phẩm, tài sản,… có trong hợp đồng này là do công ty có con dấu sản xuất, cam kết.

Thứ hai, con dấu doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu để chống giả mạo văn bản, hợp đồng giao dịch của các chủ thể kinh doanh.

Đồng thời, con dấu công ty chính là bằng chứng xác thực nhất để phân biệt tài liệu thật, giả, loại trừ các trường hợp làm giả tài liệu, gây thất thoát ngân quỹ và nguồn tài chính của công ty.

Doanh nghiệp cũng nhờ đó mà có thể tối ưu bảo vệ nguồn vốn của chính mình, tập trung tốt hơn vào công việc kinh doanh mà không gặp phải những cản trở không đáng có trên thương trường.

Con dấu doanh nghiệp

Thứ ba, con dấu công ty là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác.

Không có bất kì doanh nghiệp nào được phép hình thành con dấu giống với mẫu con dấu mà công ty thành lập trước đã đăng ký.

Đây là một yếu tố cực kì hợp lý, góp phần cá thể hóa các doanh nghiệp, hỗ trợ việc tìm kiếm, phân biệt các doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Mẫu dấu của doanh nghiệp là linh hồn của doanh nghiệp, hiện diện trong các văn bản, hợp đồng hợp tác kinh doanh của doanh nghiệp, bản hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động; hợp đồng dịch vụ giữa công ty với khách hàng, các văn bản quy định nội bộ của công ty, và hàng loạt các văn bản khác…

Thứ tư, con dấu được sử dụng trên văn bản giúp xác định văn bản đó có hiệu lực, đáng tin cậy, khách hàng có thể biết được đây là văn bản chính xác, đáng tin, yên tâm hơn trong mua bán sản xuất.

3. Nội dung thể hiện trên con dấu

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp.

Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trong đó, thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Điều 37 và Khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:.
  • Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
  • Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Mẫu con dấu của Doanh nghiệp phải được thể hiện dưới một hình thức cụ thể, như: Hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

• Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
• Số lượng con dấu
• Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

4. Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trên con dấu

Những hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trên con dấu được pháp luật quy định một cách cụ thể trong Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

Theo đó, điều 14 Nghị định này có quy định rằng, mẫu dấu doanh nghiệp không đươc phép sử dụng những nội dung như sau:

Quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
• Các hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
• Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài.

Doanh nghiệp phải chấm dứt việc sử dụng con dấu có từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh vi phạm quy định và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh theo quyết định có hiệu lực thi hành của Tòa án hoặc trọng tài.

5. Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề: Quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp.

Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp của HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.