Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp hội đồng hội đồng cổ đông là một dạng văn bản được ghi chép lại sau các buổi họp của Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần.

Vậy quy định của pháp luật về biên bản họp đại hội đồng cổ đông như thế nào?

Nội dung của biên bản họp đại hội đồng cổ đông gồm những phần nào?

Bài viết dưới đây Luật Quang Huy sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn.

1. Các trường hợp sử dụng biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty cổ phần.

Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần.

Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường.

Nội dung diễn ra trong cuộc họp cổ đông, kết quả giải quyết các vấn đề, ý kiến cổ đông… phải được lưu lại trong biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi nhận lại những nội dung quan trọng của cuộc họp, xác nhận cuộc họp đã diễn ra và giải quyết những nội dung được ghi trong biên bản và số lượng cổ đông tham gia cuộc họp.

Như vậy, biên bản họp đại hội đồng cổ đông được sử dụng trong phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và phiên họp bất thường do Hội đồng quản trị triệu tập.

1.1 Phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

1.2 Phiên họp Đại hội đồng cổ đông bất thường

Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

• Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
• Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này;
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

2. Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông do chúng tôi soạn thảo dưới đây:

TẢI MẪU BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

3. Hướng dẫn soạn biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Phần I: Thông tin công ty

• Tên công ty: Viết chữ in hoa có dấu
• Số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: ghi bằng số
• Ngày tháng năm cấp giấy chứng nhận, ngày tháng năm diễn ra cuộc họp: ghi bằng số

Phần II: Thành phần tham dự

• Ghi đầy đủ họ tên của cổ đông tham gia phiên họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị, mỗi tên người một dòng kèm theo chức danh (nếu có)
• Các thành viên có mặt, vắng mặt: ghi bằng số

Phần III: Nội dung thảo luận

• Số thành viên tán thành, không tán thành: ghi bằng số, trong ngoặc ghi bằng chữ kèm theo
• Tỉ lệ phần trăm phiếu bầu: ghi bằng số
• Ghi đầy đủ thông tin của người được bầu thành chủ tịch hội đồng quản trị
• Ghi thông tin người tán thành vào bảng, kèm theo chức danh nếu có, đưa cho những người đó ký tên

Phần IV: Ký tên và đóng dấu

Lưu ý:

• Cần tìm hiểu và phác thảo qua nội dung cuộc họp: dù là cuộc họp bất thường hay cuộc họp thường niên của Hội đồng quản trị, hội đồng thành viên công ty.
• Danh sách thành phần “có mặt” và thành phần “vắng mặt”. Đây là nội dung cần thiết trong bảng danh sách thành phần tham dự. Hãy ghi chú xem cuộc họp có đủ số đại biểu quy định (số lượng người tham dự tối thiểu để thực hiện bỏ phiếu).
• Kết quả bỏ phiếu. Nếu việc bỏ phiếu thành công, viết “bỏ phiếu được tiến hành thành công”, nếu không, hãy viết là “bỏ phiếu không thành công”.
• Ghi lại tất cả các chỉ thị và quyết định. Bất cứ khi nào một quy trình bị phản đối, hãy ghi chép lại toàn bộ nội dung phản đối và cơ sở của sự phản đối, cũng như toàn bộ các phán quyết do Chủ tịch đưa ra.

4. Quy định pháp luật về biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được ghi nhận tại điều 150 Luật doanh nghiệp 2020:

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
• Chương trình và nội dung cuộc họp;
• Họ, tên chủ tọa và thư ký;
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
• Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

4.1 Nội dung bắt buộc phải có của biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
• Chương trình và nội dung cuộc họp;
• Người triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp (Người triệu tập ở đây có thể là Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định của pháp luật).
• Họ, tên chủ tọa và thư ký;
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
• Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;

Cổ phần ưu đãi biểu quyết có số phiếu biểu quyết nhiều hơn so với cổ phần phổ thông. Số phiếu biểu quyết của một cổ phần ưu đãi biểu quyết do Điều lệ công ty quy định;

Cổ phần ưu đãi cổ tức và cổ phần ưu đãi hoàn lại không có quyền biểu quyết và không dự họp Đại hội đồng cổ đông.

• Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
• Chữ ký của chủ tọa và thư ký (Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản).
• Lưu ý: Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

4.2 Hình thức biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải được lập thành văn bản; có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.

5. Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020

Trên đây là toàn bộ nội dung về Biên bản họp đại hội đồng cổ đông.

Qua bài viết này chúng tôi mong rằng sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về vấn đề này.

Nếu còn điều gì chưa rõ, cần hỗ trợ, các bạn có thể liên hệ tới Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến của Luật Quang Huy qua HOTLINE 19006588.

Trân trọng./.