Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Hiện nay, từ giao dịch nhỏ đến các giao dịch lớn, người dân đều phải đóng một khoản thuế, phí nhất định. Để đảm bảo cho người dân nắm rõ mức thuế, phí phải đóng là bao nhiêu, Luật Quang Huy đã mở thêm Tổng đài tư vấn luật thuế phí. Nếu bạn cần hỗ trợ về những vấn đề này, liên hệ ngay cho Luật sư qua Tổng đài 19006588.

Bạn muốn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nhưng không biết thủ tục đăng ký ra sao? Bạn cần đáp ứng những điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử? Để trả lời cho câu hỏi này, mời quý bạn đọc theo dõi bài viết sau đây của Luật Quang Huy nhé.


1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp. Vì vậy, để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những nội dung như sau:

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
2. Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4. Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.

Như vậy, tất cả những nội dung nêu trên là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hồ sơ, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế bao gồm những nội dung cụ thể sau đây:

2.1. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể, bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ sau đây:

  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử;
  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử;
  • Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

  • Theo quy định của pháp luật hiện hành, quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc);
  • Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

2.2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP của Bộ Tài chính, các trường hợp được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế bao gồm những trường hợp cụ thể sau:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
  • Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;
  • Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Theo đó, các bước thực hiện đối với các đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế được hướng dẫn như sau:

Bước 1: Trước tiên, doanh nghiệp tiến hành lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế. Cụ thể cách lập hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT như thế nào chúng tôi sẽ hướng dẫn ở nội dung tiếp theo.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

  • Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
  • Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: gửi thông báo tiếp nhận qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

  • Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
  • Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Lưu ý:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có) theo quy định. Cụ thể, các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm những trường hợp sau đây:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
  • Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
  • Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
  • Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.


3. Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP được cụ thể như sau:

Bước 1 Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại đường link sau đây: hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung sau: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Bước 2 Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: có mã của cơ quan thuế; không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3 Tích lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.
Bước 4 Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bước 5 Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng, bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn bán tài sản công; hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; các loại hóa đơn khác; các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Bước 6 Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.
Bước 7 Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).
Bước 8 Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

4. Cơ sở pháp lý

  • Luật quản lý thuế năm 2019;
  • Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ Quy định về hoá đơn, chứng từ;
  • Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
  • Thông tư số 80/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý thuế.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề: đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Để được tư vấn đầy đủ và chính xác nhất, mời quý khách hàng liên hệ qua Tổng đài tư vấn về Thuế trực tuyến của HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để nhận tư vấn thêm về vấn đề mà quý khách hàng đang gặp phải.

Trân trọng./.

5/5 - (1 bình chọn)
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
phone-call

GỌI HOTLINE 1900.6588

Scroll to Top
Mục lục