Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?

Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của công ty. Vậy văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào? Mức thuế cụ thể mà văn phòng đại diện phải nộp là bao nhiêu? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật Quang Huy để biết được câu trả lời.

1. Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, theo quy định của pháp luật: Văn phòng đại diện phải có mã số thuế và đăng ký thuế. Tuy văn phòng đại diện không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc duy trì hệ thống kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam nhưng văn phòng đại diện phải ghi chép, duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để giải trình các luồng tiền chuyển từ công ty mẹ vào.

Văn phòng đại diện phải tự tính toán các khoản khấu trừ thuế, kê khai thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi thực hiện thanh toán các khoản lương, thưởng, phí dịch vụ. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện cũng vẫn có thể phải lập báo cáo tài chính nội bộ theo yêu cầu của công ty mẹ.

Như vậy, văn phòng đại diện phải đăng ký thuế.

2. Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?

2.1. Lệ phí môn bài

Căn cứ theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi Điều 3 của Nghị định số 139/2016/NĐ-CP về miễn lệ phí môn bài. Theo đó:

• Nếu văn phòng đại diện không xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh thì không phải thực hiện nộp thuế môn bài;
• Nếu văn phòng đại diện của công ty có hoạt động kinh doanh thì phải nộp thuế môn bài.

Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đóng lệ phí môn bài. Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài.

2.2. Thuế thu nhập cá nhân

Dựa theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân thì cùng với việc nộp lệ phí môn bài, văn phòng đại diện phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập của cá nhân từ tiền công, tiền lương của cá nhân đó trong văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng đối với trường hợp những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; trường hợp các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

3. Mức thuế, phí cụ thể của văn phòng đại diện

3.1. Lệ phí môn bài

Mức thu thuế môn bài áp dụng vào 3 bậc khác nhau.

• Nếu có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng thì được xét vào bậc 1 với mức thuế là 3.000.000 cho một năm;
• Nếu có vốn dưới 10 tỷ đồng thì xét vào bậc 2 với mức 2.000.000 đồng/năm;
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác xét vào bậc 3 với mức là 1.000.000 đồng/năm.

Như vậy, văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài với mức là 1.000.000 đồng/năm.

Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Ngoài ra, Công văn số 1263/TCT-CS ngày 13/4/2011 cũng quy định: Văn phòng đại diện nếu chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài. Trường hợp các văn phòng đại diện của Công ty có hoạt động kinh doanh thì các văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật.

3.2. Thuế thu nhập cá nhân

Dựa theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì song song với việc nộp thuế môn bài, văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế. Và hồ sơ kê khai thuế cho cá nhân Việt Nam bao gồm những mẫu sau:

• Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/KK-TNCN ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn luật quản lý thuế và Nghị định 126/2010/NĐ-CP hướng dẫn Luật quản lý thuế;
• Bảng kê chi tiết thu nhập thường xuyên;
• Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về đăng ký thuế. (Nếu có) kèm hồ sơ chứng minh.

4. Sau khi thành lập, văn phòng đại diện cần lưu ý các thủ tục thuế

4.1. Lưu ý về quy định nộp thuế môn bài

Căn cứ và quy định pháp lý, văn phòng đại diện phải thực hiện các hoạt động sau: Đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì sẽ không phải đóng thuế môn bài.

4.2. Lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có trách nhiệm phải khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương của nhân viên theo quy định.

4.3. Lưu ý về việc sử dụng và phát hành hóa đơn

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên văn phòng đại diện không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

5. Một số lưu ý khác sau thành lập văn phòng đại diện

Thực hiện treo biển tại văn phòng đại diện. Bao gồm các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.

Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên của văn phòng đại diện thì cần phải làm thủ tục thay đổi ngay lập tức.

6. Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?

Văn phòng đại diện không cần phải làm báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc duy trì hệ thống kê toán. Nhưng cần thực hiện ghi chép duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để có thể giải trình các luồng tiền được công ty mẹ rót vào văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ thì sẽ phải tự thực hiện các thủ tục như:

• Khấu trừ thuế
• Kê khai thuế
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Thuế nhà thầu

Ngoài ra văn phòng đại diện phải lập báo cáo tài chính nội bộ nếu công ty mẹ yêu cầu.

Từ các quy định trên văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai thuế nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ hoặc được công ty mẹ yêu cầu.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp văn phòng đại diện của công ty nếu chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu – chi tiền thì không phải nộp thuế môn bài.

Ngoài ra, văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán theo luật định. Văn phòng đại diện phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi các khoản chi trả lương, thưởng và phí dịch vụ cho đối tượng chịu thuế được thực hiện.

Thêm nữa, văn phòng đại diện có thể vẫn thực hiện việc lập báo cáo tài chính nội bộ khi công ty mẹ yêu cầu.

7. Văn phòng đại diện không nộp thuế có bị xử phạt không?

Theo quy định tại điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn  nếu văn phòng đại diện có hành vi trốn thuế hoặc thực hiện kê khai thuế sai lệch sẽ bị nhà nước thực hiện truy thu và xử phạt như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 30 ngày.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 – 60 ngày.

Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng khi vi phạm một trong những hành vi sau đây:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 – 90 ngày;
• Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định trên 90 ngày

8. Cơ sở pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Luật quản lý thuế năm 2019;
• Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 139/2016/NĐ-CP về lệ phí môn bài;
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
• Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân;
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện luật thuế thu nhập cá nhân, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân;
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn luật quản lý thuế và Nghị định 126/2010/NĐ-CP hướng dẫn Luật quản lý thuế;
• Công văn số 1263/TCT-CS ngày 13/4/2011 của Tổng cục thuế về thuế môn bài đối với văn phòng đại diện;

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về vấn đề văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào theo quy định pháp luật hiện hành. Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Để được tư vấn đầy đủ và chính xác nhất, mời quý khách hàng liên hệ qua Tổng đài tư vấn thuế xuất nhập khẩu trực tuyến của HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để nhận tư vấn thêm về vấn đề mà quý khách hàng đang gặp phải.

Trân trọng./.