Bạn cần biết gì về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC?

Việc hiểu đúng ý nghĩa của từng ký tự trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, kế toán lập và kiểm tra hóa đơn chính xác mà còn hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải mã chi tiết ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, giúp bạn tự tin hơn khi làm việc với hóa đơn điện tử.

Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là gì và có ý nghĩa như thế nào?

Theo Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể, tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 91, quy định chi tiết như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ.
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử.
• Số 8: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
• Số 9: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Ký hiệu hóa đơn điện tử 6 ký tự được quy ước như thế nào?

Theo quy định, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm sáu ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Quy ước chi tiết cho từng ký tự như sau:

• Ký tự đầu tiên (chữ cái): Là C hoặc K. C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo (hai chữ số Ả Rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: năm lập hóa đơn là năm 2026 thì thể hiện là số 26.
• Một ký tự tiếp theo (chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, bao gồm:
  • T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  • D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
  • L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
  • N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
  • B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
  • G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
  • H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
  • X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử.
  • F: Áp dụng đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
• Hai ký tự cuối (chữ viết): Do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY.

Lưu ý quan trọng: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Ví dụ cụ thể về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử

Để giúp bạn dễ hình dung, chúng tôi đưa ra một số ví dụ minh họa dựa trên quy định tại Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• “1C26TAA” – Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “2C26TBB” – Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “1C26LBB” – Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• “1K26TYY” – Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “1K26DAA” – Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2026 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc.
• “3C26DYY” – Là hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế.
• “3K26DYY” – Là hóa đơn điện tử bán tài sản công không có mã được lập năm 2026 của cơ quan thuế.
• “6K26NAB” – Là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
• “6K26BAB” – Là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
• “7K26XAB” – Là hóa đơn thương mại điện tử loại không có mã được lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Tình huống thực tế: Kế toán nhầm lẫn ký hiệu mẫu hóa đơn

Chị Minh, kế toán của một doanh nghiệp thương mại, đã lập hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng nhưng lại ghi ký hiệu mẫu là “2” (thay vì “1”). Điều này khiến hóa đơn bị từ chối khi khách hàng thực hiện kê khai thuế. Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng phải có ký hiệu mẫu là số 1. Sai sót này buộc doanh nghiệp phải hủy hóa đơn cũ và lập lại hóa đơn mới, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến uy tín.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh sai sót khi lập hóa đơn điện tử, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý các điểm sau:

1. Kiểm tra kỹ ký hiệu mẫu: Đảm bảo chọn đúng số từ 1 đến 9 tương ứng với loại hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn xuất hóa đơn giá trị gia tăng, ký hiệu mẫu phải là số 1.
2. Xác định đúng mã hóa đơn: Phân biệt rõ hóa đơn có mã (ký tự C) và không có mã (ký tự K) của cơ quan thuế để tránh nhầm lẫn.
3. Ghi nhớ quy tắc 6 ký tự: Hãy nhớ rằng hai ký tự cuối do bạn tự xác định, nhưng nếu không có nhu cầu quản lý, hãy sử dụng “YY” để đơn giản hóa.
4. Cập nhật văn bản pháp luật: Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ năm 2026, bạn cần thường xuyên theo dõi các thay đổi để áp dụng đúng.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ với luật sư hoặc chuyên gia thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm về hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6588 để được giải đáp miễn phí, hoặc gọi 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ luật sư tư vấn (có phí).