Thủ tục thành lập Văn phòng Thừa phát lại năm 2026: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Mở một Văn phòng Thừa phát lại là bước khởi đầu quan trọng để hành nghề trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp. Tuy nhiên, thủ tục có nhiều quy định mới mà không phải ai cũng nắm rõ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị, dựa trên Quyết định 731/QĐ-BTP ngày 16/03/2026 của Bộ Tư pháp, để Quý khách hoàn toàn chủ động trước khi nộp đơn.

Thành lập Văn phòng Thừa phát lại cần những điều kiện gì?

Theo quy định tại Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026, có hai điều kiện tiên quyết:

1. Điều kiện về quy hoạch: Văn phòng Thừa phát lại chỉ được thành lập khi nằm trong Đề án phát triển Văn phòng Thừa phát lại đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. Nếu địa phương bạn chưa có đề án hoặc số lượng văn phòng đã đạt giới hạn, bạn sẽ không thể nộp hồ sơ.
2. Điều kiện về thời gian cách ly: Trường hợp bạn đã từng chuyển nhượng Văn phòng Thừa phát lại, bạn không được phép thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng Thừa phát lại mới trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày chuyển nhượng.

Hồ sơ thành lập Văn phòng Thừa phát lại gồm những gì?

Thành phần hồ sơ được quy định rõ tại Quyết định 731/QĐ-BTP. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị:

• Văn bản đề nghị thành lập Văn phòng Thừa phát lại: Sử dụng mẫu TP-TPL-16-sđ ban hành kèm theo Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
• Bản thuyết minh về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Đây là tài liệu quan trọng để Sở Tư pháp đánh giá năng lực thực tế của bạn.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Trình tự và thời hạn giải quyết thủ tục bao lâu?

Quy trình được thực hiện qua các bước sau:

1. Bước 1 – Có thông báo của UBND tỉnh: Căn cứ vào Đề án đã được phê duyệt, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo về việc cho phép thành lập Văn phòng Thừa phát lại tại địa phương. Bạn cần theo dõi thông báo này trước khi nộp hồ sơ.
2. Bước 2 – Nộp hồ sơ: Sau khi có thông báo, bạn nộp 01 bộ hồ sơ đến Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố nơi đề nghị thành lập. Có 03 cách nộp:
   • Nộp trực tiếp tại Trung tâm.
   • Qua dịch vụ bưu chính.
   • Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (nếu thủ tục đã được cung cấp trực tuyến toàn trình).
3. Bước 3 – Sở Tư pháp thẩm định (10 ngày): Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét. Nếu từ chối, Sở phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
4. Bước 4 – UBND tỉnh quyết định (07 ngày): Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, UBND cấp tỉnh ra quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối.

Kết quả: Quyết định cho phép thành lập Văn phòng Thừa phát lại do UBND tỉnh ban hành.

Lệ phí thành lập Văn phòng Thừa phát lại là bao nhiêu?

Theo Thông tư số 223/2016/TT-BTC ngày 10/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, được sửa đổi bởi Thông tư số 05/2021/TT-BTC, mức phí thẩm định điều kiện thành lập Văn phòng Thừa phát lại là 1.000.000 đồng/hồ sơ (Một triệu đồng). Bạn cần nộp lệ phí này khi nộp hồ sơ tại Trung tâm phục vụ hành chính công.

Cơ quan nào giải quyết thủ tục này?

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

Cơ quan thẩm định và trình: Sở Tư pháp thuộc UBND cấp tỉnh đó.

Lời khuyên từ luật sư

1. Kiểm tra kỹ Đề án phát triển Thừa phát lại của địa phương trước khi đầu tư. Nếu địa phương chưa có đề án hoặc đã đạt giới hạn, bạn sẽ không thể nộp hồ sơ.
2. Chuẩn bị Bản thuyết minh thật chi tiết, bao gồm: tên gọi, địa chỉ trụ sở (phải là địa điểm thực tế, không phải địa chỉ ảo), danh sách nhân sự (Thừa phát lại, thư ký, văn thư), trang thiết bị và kế hoạch hoạt động 6 tháng đầu.
3. Sử dụng đúng mẫu văn bản đề nghị TP-TPL-16-sđ để tránh bị trả lại hồ sơ vì sai mẫu.
4. Nếu bạn đã từng chuyển nhượng văn phòng, hãy tính toán thời gian 05 năm để không vi phạm quy định.
5. Nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian, nhưng cần đảm bảo tất cả tài liệu được scan rõ nét, đúng định dạng.

Căn cứ pháp lý

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, toàn bộ quy trình trên dựa trên các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.
• Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 sửa đổi, bổ sung một số nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa TTHC, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.
• Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.
• Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 sửa đổi, bổ sung 08 thông tư liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.
• Thông tư số 223/2016/TT-BTC ngày 10/11/2016 và Thông tư số 05/2021/TT-BTC ngày 20/01/2021 của Bộ Tài chính quy định mức thu phí thẩm định.
• Thông tư số 09/2025/TT-BTP ngày 16/6/2025 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ của Sở Tư pháp.
• Quyết định 731/QĐ-BTP ngày 16/03/2026 của Bộ Tư pháp công bố thủ tục hành chính (có hiệu lực từ ngày 16/03/2026).