Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào có cần xuất hóa đơn đầu ra không? (Quy định mới 2025)

Khi kinh doanh, việc thiếu hóa đơn đầu vào có thể khiến nhiều hộ kinh doanh băn khoăn: liệu mình có bắt buộc phải xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng hay không? Câu trả lời ngắn gọn là CÓ, và bài viết này của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, các rủi ro tiềm ẩn và cách xử lý khi không có hóa đơn đầu vào, để hoạt động kinh doanh của bạn luôn đúng quy định.

Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào có bắt buộc xuất hóa đơn đầu ra không?

Nhiều người lầm tưởng rằng nếu không có hóa đơn đầu vào (khi mua hàng) thì có thể không cần xuất hóa đơn đầu ra (khi bán hàng). Tuy nhiên, đây là quan niệm sai lầm và có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý.

Theo điểm a khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, nghĩa vụ lập hóa đơn được quy định rõ ràng như sau:

“Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ.”

Điều này có nghĩa là, một khi bạn đã bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bạn phải xuất hóa đơn cho khách hàng, không phân biệt nguồn gốc hàng hóa đầu vào của bạn có hóa đơn hay không.

Trường hợp nào hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng (đây là ngưỡng doanh thu bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Hộ kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ như bán ô tô, xe máy, bất động sản…).

Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp trên nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, hoàn toàn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Lưu ý quan trọng: Các quy định hiện hành không hề đề cập đến mối liên hệ giữa việc có hóa đơn đầu vào hay không với nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra. Vì vậy, nếu hộ kinh doanh thuộc diện phải xuất hóa đơn, bạn bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ này.

Rủi ro pháp lý khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Thực tế, việc không có hóa đơn đầu vào thường xảy ra khi hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ là nông/lâm/thủy sản trực tiếp từ người dân. Tình trạng này tiềm ẩn nhiều rủi ro:

1. Không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa: Điều này khiến hộ kinh doanh dễ bị xử lý khi cơ quan chức năng kiểm tra, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý thị trường.
2. Bị xử phạt vi phạm hành chính: Hành vi kinh doanh hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn hoặc lĩnh vực thương mại.
3. Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ, việc thiếu hóa đơn đầu vào đồng nghĩa với việc mất quyền khấu trừ, làm tăng số thuế phải nộp.
4. Khó chứng minh chi phí hợp lệ: Ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ thuế, có thể dẫn đến việc tính thuế sai, bị truy thu và phạt.
5. Dễ bị cơ quan thuế ấn định doanh thu: Khi có dấu hiệu mua bán hàng hóa không rõ nguồn gốc hoặc doanh thu, chi phí không minh bạch, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc tăng cường thanh tra, kiểm tra.
6. Nguy cơ liên quan đến hóa đơn bất hợp pháp: Nếu cố tình mua hóa đơn để hợp thức hóa đầu vào, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc bị xử lý hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

Giải pháp xử lý khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Khi không thể có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh có thể áp dụng các biện pháp sau để giảm thiểu rủi ro:

Giải pháp 1: Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Đây là giải pháp phổ biến và được cơ quan thuế chấp nhận trong nhiều trường hợp. Hộ kinh doanh tự lập bảng kê theo mẫu quy định, đảm bảo các yêu cầu sau:

• Phản ánh đúng thực tế giao dịch: Thông tin về người bán, hàng hóa, số lượng, đơn giá phải chính xác và trung thực.
• Giá mua không cao hơn giá thị trường: Tại thời điểm mua, giá ghi trên bảng kê phải hợp lý, không được phóng đại để trục lợi thuế.
• Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng: Với giao dịch giá trị lớn, việc chuyển khoản sẽ tăng tính minh bạch và độ tin cậy của bảng kê.
• Lưu giữ cùng chứng từ liên quan: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán nên được lưu trữ cùng bảng kê để tạo thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Giải pháp 2: Sử dụng Phiếu chi và các chứng từ liên quan

Khi chi tiền mặt để mua hàng không có hóa đơn, hộ kinh doanh cần lập phiếu chi đầy đủ thông tin: ngày chi, số tiền, nội dung chi (mua gì, của ai), chữ ký của người nhận tiền, người lập phiếu và người duyệt chi.

Bên cạnh đó, các chứng từ bổ sung có thể hỗ trợ chứng minh giao dịch:

• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Hợp đồng mua bán (đơn giản) hoặc các hình ảnh, video ghi nhận giao dịch (đặc biệt hữu ích với nông sản mua tại vườn)
• Đối với chi phí điện, nước, internet: Nếu hộ kinh doanh đứng tên hợp đồng và thanh toán qua ngân hàng, biên lai thu tiền hoặc thông báo thanh toán của nhà cung cấp (công ty điện, nước, viễn thông) cũng được coi là chứng từ hợp lệ.

Tình huống thực tế: Hộ kinh doanh nông sản

Anh Minh là chủ một hộ kinh doanh chuyên thu mua và phân phối nông sản tại chợ đầu mối. Anh thường mua trực tiếp rau, củ, quả từ bà con nông dân tại các vùng trồng, và hầu như không thể có hóa đơn đầu vào cho các giao dịch này. Doanh thu năm của anh đã vượt mức 01 tỷ đồng, nên anh thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp này, anh Minh cần:

1. Xuất hóa đơn điện tử cho tất cả các đơn hàng bán ra, đúng theo quy định.
2. Lập bảng kê thu mua nông sản không có hóa đơn cho từng lần mua, ghi rõ họ tên người bán, địa chỉ, số lượng, đơn giá.
3. Chụp hình hoặc quay video quá trình thu mua tại vườn (nếu có thể) để tăng tính thuyết phục.
4. Nếu giá trị mỗi lần mua lớn, nên thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
5. Lưu trữ tất cả chứng từ cẩn thận để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

Lời khuyên từ luật sư cho hộ kinh doanh

Với vai trò là người tư vấn pháp lý, chúng tôi đưa ra một số lời khuyên quan trọng để hộ kinh doanh vận hành an toàn và đúng pháp luật:

1. Không bao giờ chủ quan với nghĩa vụ xuất hóa đơn: Hãy coi việc xuất hóa đơn là bắt buộc trong mọi giao dịch bán hàng, bất kể bạn có hóa đơn đầu vào hay không.
2. Xây dựng quy trình ghi chép, lưu trữ chứng từ ngay từ đầu: Bảng kê, phiếu chi, biên bản giao nhận cần được lập ngay tại thời điểm giao dịch, tránh việc lập sau gây thiếu chính xác.
3. Ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt: Với các giao dịch giá trị lớn, chuyển khoản ngân hàng giúp tăng tính minh bạch và giảm rủi ro bị cơ quan thuế đặt câu hỏi.
4. Tuyệt đối không mua hóa đơn bất hợp pháp: Hành vi này có thể dẫn đến hậu quả hình sự nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh lâu dài.
5. Thường xuyên cập nhật quy định mới: Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP có nhiều điểm mới, hãy theo dõi để kịp thời điều chỉnh hoạt động kinh doanh.