Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay đổi gì về hóa đơn điện tử? So sánh chi tiết với Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử. Đây là văn bản quan trọng được ban hành bởi Chính phủ, nhằm cụ thể hóa Luật Quản lý thuế 2025 và tác động trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân tại Việt Nam. Vậy những điểm mới nào của nghị định này bạn cần nắm rõ để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí tuân thủ? Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết dưới đây.

I. Tổng quan về sự thay đổi: Nghị định 254/2026/NĐ-CP có gì khác biệt?

So với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ kế thừa các quy định cũ mà còn có những thay đổi mang tính đột phá. Cụ thể, phạm vi điều chỉnh được làm rõ hơn, đặc biệt là việc bổ sung nội dung về hệ thống thông tin và dữ liệu hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định nghĩa vụ của mình hơn.

Đáng chú ý, nghị định mới bổ sung đối tượng áp dụng là nhà cung cấp nước ngoài, bao gồm cả chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số ở nước ngoài có doanh thu chịu thuế tại Việt Nam. Đây là bước tiến quan trọng để quản lý thuế trong nền kinh tế số.

II. So sánh chi tiết từng quy định trọng tâm

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh chủ yếu xoay quanh việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; quản lý chứng từ thuế, phí, lệ phí. Trong khi đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã cụ thể hóa phạm vi điều chỉnh theo Luật Quản lý thuế 2025, bổ sung nội dung về hệ thống thông tin và dữ liệu hóa đơn điện tử.

• Điểm mới về đối tượng: Nghị định 254 bổ sung rõ nhà cung cấp nước ngoài, kể cả chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số ở nước ngoài có doanh thu chịu thuế tại Việt Nam; bổ sung tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thuế thay.
• Điểm bãi bỏ: Không còn liệt kê riêng tổ chức in hóa đơn, chứng từ và cơ quan hải quan.

Đánh giá từ chuyên gia: Việc bổ sung các đối tượng nước ngoài và chủ thể khai, nộp thuế thay là một bước tiến phù hợp với xu hướng toàn cầu hóa, giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn các giao dịch xuyên biên giới.

2. Bảo quản, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử

Nếu như Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ yêu cầu hóa đơn, chứng từ điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và phải bảo đảm khả năng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu, thì Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã chuẩn hóa việc này theo Luật Giao dịch điện tử.

Cụ thể, hóa đơn, chứng từ được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu; phương thức bảo quản và việc chuyển đổi sang bản giấy phải đáp ứng Luật Giao dịch điện tử. Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn về hạ tầng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp.

3. Thời điểm lập hóa đơn: Bổ sung dịch vụ đặc thù

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ; một số dịch vụ được lập hóa đơn theo kỳ đối soát. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định cũ, nhưng đã điều chỉnh trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ và bổ sung một số dịch vụ được lập hóa đơn theo kỳ, bao gồm:

• Dịch vụ quảng cáo trực tuyến
• Dịch vụ công nghệ số
• Dịch vụ nền tảng số
• Dịch vụ vận tải biển
• Dịch vụ bưu chính
• Một số dịch vụ đặc thù khác

4. Nội dung của hóa đơn: Lược bỏ thông tin cũ, nới lỏng chữ ký số

Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục quy định các nội dung chủ yếu của hóa đơn nhưng đã lược bỏ một số thông tin gắn với hóa đơn đặt in, như tên liên hóa đơn và thông tin tổ chức nhận in đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Đáng chú ý, quy định mới cho phép hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Điều này giúp giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

5. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thay đổi quan trọng ở đây là việc thay tên hệ thống tiếp nhận từ “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế” thành “Hệ thống thông tin quản lý thuế”. Người bán thực hiện lập, ký số và gửi hóa đơn đến hệ thống này hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được cấp mã. Việc này đồng bộ với Luật Quản lý thuế 2025 và giúp hiện đại hóa quy trình quản lý thuế.

III. Tình huống thực tế: Doanh nghiệp cần làm gì để thích ứng?

Anh Minh, giám đốc một công ty công nghệ tại TP.HCM, chia sẻ: “Khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, chúng tôi đã phải đầu tư hệ thống hóa đơn điện tử. Nay Nghị định 254/2026/NĐ-CP ra đời, tôi lo lắng không biết có phải nâng cấp hệ thống hay không, đặc biệt là các quy định về lưu trữ và dịch vụ được lập hóa đơn theo kỳ.”

Theo quy định mới, nếu doanh nghiệp của anh Minh có cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến hoặc nền tảng số, anh sẽ được phép lập hóa đơn theo kỳ đối soát, thay vì từng giao dịch nhỏ lẻ. Điều này giúp giảm tải công việc cho bộ phận kế toán. Tuy nhiên, anh cần kiểm tra lại hệ thống lưu trữ để đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử.

IV. Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên những thay đổi nêu trên, chúng tôi khuyến nghị quý khách hàng thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tận dụng lợi ích từ quy định mới:

1. Cập nhật ngay quy trình nội bộ: Rà soát và điều chỉnh quy trình lập, lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đặc biệt chú ý đến các dịch vụ mới được phép lập hóa đơn theo kỳ.
2. Kiểm tra hệ thống công nghệ thông tin: Đảm bảo hệ thống lưu trữ của bạn đáp ứng yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử về thông điệp dữ liệu và khả năng chuyển đổi sang bản giấy khi cần.
3. Đào tạo nhân viên kế toán: Tổ chức các buổi đào tạo ngắn về những thay đổi trong nội dung hóa đơn và quy trình lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
4. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Xác nhận rằng phần mềm hóa đơn điện tử của bạn đã được cập nhật để tương thích với Hệ thống thông tin quản lý thuế mới.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu doanh nghiệp của bạn có giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài hoặc cung cấp dịch vụ nền tảng số, hãy tìm đến luật sư để được tư vấn cụ thể về nghĩa vụ thuế mới.

Lưu ý quan trọng: Mức phạt cho hành vi vi phạm về hóa đơn điện tử có thể lên đến 20 triệu đồng đối với cá nhân và 40 triệu đồng đối với tổ chức (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế). Việc không kịp thời cập nhật quy định mới có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro pháp lý không đáng có.

V. Câu hỏi thường gặp

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ những thay đổi quan trọng của Nghị định 254/2026/NĐ-CP so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp và chi tiết nhất.