Hướng dẫn chi tiết 5 điểm mới Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử

Chào bạn,

Chúng tôi là Luật sư tại đây. Bạn đang tìm hiểu về hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới nhất? Bạn lo lắng không biết liệu hợp đồng ký qua mạng có giá trị pháp lý như bản giấy hay không, hay cần tuân thủ những điều kiện gì? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp tất cả, dựa trên Nghị định 337/2025/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành.

Nghị định này đánh dấu một bước ngoặt lớn trong quản lý lao động, tạo điều kiện cho doanh nghiệp và người lao động chuyển đổi số một cách an toàn, hợp pháp. Chúng tôi sẽ phân tích 5 điểm mới cốt lõi, kèm theo tình huống thực tế và lời khuyên hữu ích.

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy từ năm 2026 không?

Trước đây, Bộ Luật lao động 2019 (số 45/2019/QH14) đã công nhận hợp đồng điện tử có giá trị như văn bản giấy. Tuy nhiên, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã pháp lý hóa một cách chi tiết và nhấn mạnh điều này. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định: “Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.“

Điều này có nghĩa là, một hợp đồng được ký kết hoàn toàn qua mạng, sử dụng chữ ký số và các biện pháp xác thực, sẽ có hiệu lực pháp lý tương đương với hợp đồng được in ra giấy và ký tay. Tuy nhiên, việc giao kết và thực hiện phải tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Tình huống thực tế: Công ty A ký hợp đồng lao động với anh B qua một nền tảng eContract đạt chuẩn. Hợp đồng được ký số, có dấu thời gian. Sau đó, anh B muốn khiếu nại về việc công ty không trả lương đúng hạn. Hợp đồng điện tử này sẽ được tòa án công nhận là chứng cứ pháp lý có giá trị như một bản hợp đồng giấy.

2. Hợp đồng điện tử có bắt buộc phải gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) không?

Đây là một điểm mới rất quan trọng. Trước đây, hợp đồng lao động điện tử chỉ cần được ký và lưu trữ tại doanh nghiệp hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Nay, theo quy định, hợp đồng phải được “đăng ký” lên một nền tảng tập trung do Nhà nước quản lý để được cấp mã định danh duy nhất.

Quy trình cụ thể như sau:

1. Các bên (người lao động và người sử dụng lao động) ký số vào hợp đồng trên hệ thống eContract.
2. Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu.
3. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

Việc này giúp cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Nội vụ) có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát, và đặc biệt là bảo vệ quyền lợi của người lao động khi có tranh chấp, vì hợp đồng đã được lưu trữ tập trung và có mã định danh không thể thay đổi.

3. Điều kiện của hệ thống eContract để giao kết hợp đồng lao động điện tử là gì?

Để một hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực, hệ thống eContract mà bạn sử dụng phải đáp ứng rất nhiều điều kiện khắt khe. Dưới đây là những điều kiện quan trọng nhất theo quy định:

• Phần mềm ký số hợp pháp: Phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Bảo mật thông tin: Có biện pháp bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng.
• Lưu trữ và tra cứu: Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng đã ký.
• Định danh và xác thực: Bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động.
• Chứng thực hợp đồng: Có chức năng chứng thực hợp đồng trước khi gửi lên nền tảng để gắn ID.
• Chuyển đổi hình thức: Có chức năng chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
• Kết nối API: Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Ngoài ra, nhà cung cấp eContract cũng phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (có loại dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu) và có giải pháp công nghệ để thu thập, đối chiếu dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) của người đại diện.

4. Làm thế nào để xác thực danh tính người lao động và người sử dụng lao động khi ký hợp đồng điện tử?

Quy định này nhằm chống giả mạo và bảo vệ quyền lợi các bên. Cụ thể:

• Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Cần có một trong các giấy tờ: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Đối với người nước ngoài, cần thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.
• Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, tổ chức: Cần có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự như trên).

Hệ thống eContract sẽ thực hiện việc đối chiếu thông tin này với cơ sở dữ liệu quốc gia để xác thực danh tính.

5. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử bắt đầu từ khi nào?

Thời điểm có hiệu lực được xác định rất rõ ràng để tránh tranh chấp. Cụ thể, hợp đồng có hiệu lực khi hội tụ đủ ba yếu tố:

1. Bên sau cùng (người ký cuối) thực hiện ký số.
2. Dấu thời gian được gắn kèm với chữ ký số của các chủ thể.
3. Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng.

Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định rõ việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng điện tử. Theo Điều 9, nếu hợp đồng gốc đã được ký điện tử, thì mọi sửa đổi, bổ sung cũng phải được thực hiện bằng điện tử. Nếu hợp đồng gốc là bản giấy, muốn sửa đổi bằng điện tử, bạn phải chuyển đổi nó thành hợp đồng điện tử trước, rồi mới thực hiện các thao tác sửa đổi. Phụ lục và thông báo chấm dứt cũng phải được gắn cùng ID của hợp đồng gốc để đảm bảo tính thống nhất.

Lời khuyên từ luật sư

Để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử, chúng tôi khuyên bạn:

1. Chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ sử dụng dịch vụ eContract của các công ty đã được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy và đáp ứng đủ 12 điều kiện kỹ thuật nêu trên.
2. Kiểm tra mã ID: Sau khi ký, hãy kiểm tra xem hợp đồng đã được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và có mã ID hay chưa. Đây là bằng chứng quan trọng nhất.
3. Lưu trữ cẩn thận: Dù là điện tử, bạn vẫn nên tải về và lưu trữ bản sao hợp đồng ở nhiều nơi (email, cloud, ổ cứng) để phòng trường hợp hệ thống gặp sự cố.
4. Thỏa thuận rõ về hiệu lực: Nếu muốn hợp đồng có hiệu lực sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm ký, các bên cần có thỏa thuận bằng văn bản (điện tử) rõ ràng.
5. Tham khảo ý kiến luật sư: Nếu hợp đồng có nhiều điều khoản phức tạp hoặc liên quan đến người nước ngoài, hãy nhờ luật sư rà soát trước khi ký.