Hướng dẫn chi tiết mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty mới nhất 2026 kèm cách viết

Bạn đang cần một mẫu giấy xác nhận thu nhập để hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế, vay vốn ngân hàng hay xin visa? Đây là một trong những giấy tờ quan trọng mà bất kỳ người lao động nào cũng có thể cần đến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mẫu giấy xác nhận thu nhập mới nhất 2026, hướng dẫn cách viết chi tiết từng mục và giải đáp những thắc mắc thường gặp.

Mẫu giấy xác nhận thu nhập tại công ty mới nhất 2026 là mẫu nào?

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, mẫu 20/TXN-TNCN được thiết kế dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập xác nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động. Dù Thông tư này đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2020, nhưng cho đến nay, chưa có văn bản pháp luật mới nào thay thế mẫu 20/TXN-TNCN, nên đây vẫn là mẫu được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp.

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THƯ XÁC NHẬN THU NHẬP
Năm………..

Thay mặt tổ chức, cá nhân trả thu nhập: (Tên tổ chức/cá nhân) ………………………..
Tôi xin xác nhận về việc ông/bà:

1. Họ và tên:……………………………………………………………………………………..
2. Chức vụ (nếu có):………………………………………………………………………….
Được bổ nhiệm tới công tác tại Việt Nam với các chi tiết sau:

3. Ngày đến Việt Nam: ngày….tháng……..năm……………..

4. Thu nhập trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm ..…đến ngày 31 tháng 12 năm…….
Số tiền là……………………..đồng
Trong đó:
a. Tại Việt nam:………………………đồng
b. Tại nước ngoài:…………………….đồng

5. Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có):…………………………………
– Thuế thu nhập cá nhân:…………………………………………………..
– Bảo hiểm xã hội hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự:………………….
– Các khoản bị khấu trừ khác:……………………………………………..

6. Tiền thuê nhà cho ông/bà …………tại Việt Nam là do ………………..(ghi rõ tên tổ chức/cá nhân) trả, số tiền là:…………………………………………………………..đồng.

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

Gửi kèm: Hợp đồng lao động số……………ngày…….tháng……năm…….


Ngày…. tháng… năm………
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP
Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có)

Cách viết giấy xác nhận thu nhập tại công ty chi tiết từng mục

Việc điền đúng và đầy đủ thông tin vào giấy xác nhận thu nhập là rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục:

Mục “Thay mặt tổ chức, cá nhân trả thu nhập”

Điền tên chính xác của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho người lao động. Ví dụ: “Công ty TNHH ABC” hoặc “Ông Nguyễn Văn A”.

Mục “Chức vụ (nếu có)”

Ghi rõ chức vụ của người lao động trong doanh nghiệp, ví dụ: “Nhân viên kinh doanh”, “Trưởng phòng Kế toán”. Nếu không có chức vụ, có thể bỏ trống hoặc ghi “Nhân viên”.

Mục “Ngày đến Việt Nam”

Trường này áp dụng cho người lao động nước ngoài đến công tác tại Việt Nam. Nếu người lao động là người Việt Nam, bạn có thể bỏ qua hoặc ghi ngày bắt đầu làm việc tại công ty.

Mục “Thu nhập trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm … đến ngày 31 tháng 12 năm …”

Điền tổng thu nhập mà người lao động nhận được trong năm tính thuế. Cần phân biệt rõ:

• Tại Việt Nam: Ghi số tiền thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
• Tại nước ngoài: Ghi số tiền thu nhập phát sinh ở nước ngoài (nếu có).

Ví dụ: Nếu người lao động có tổng thu nhập 240.000.000 đồng, trong đó 200.000.000 đồng từ Việt Nam và 40.000.000 đồng từ nước ngoài, bạn cần ghi rõ từng con số.

Mục “Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có)”

Nêu cụ thể các khoản bị khấu trừ tại nước ngoài, bao gồm:

• Thuế thu nhập cá nhân: Số tiền thuế đã nộp ở nước ngoài.
• Bảo hiểm xã hội hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự: Số tiền đã đóng.
• Các khoản bị khấu trừ khác: Ghi rõ nếu có (ví dụ: quỹ hưu trí, bảo hiểm y tế bắt buộc).

Mục “Tiền thuê nhà”

Ghi rõ số tiền thuê nhà do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chi trả cho người lao động tại Việt Nam, kèm tên đơn vị chi trả. Ví dụ: “Công ty TNHH ABC trả, số tiền 10.000.000 đồng/tháng”.

Tài liệu kèm theo

Khi gửi thư xác nhận thu nhập, cần đính kèm bản sao Hợp đồng lao động có số và ngày tháng cụ thể. Điều này giúp cơ quan thuế hoặc ngân hàng đối chiếu thông tin một cách chính xác.

Giấy xác nhận thu nhập được dùng trong trường hợp nào?

Giấy xác nhận thu nhập là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động, nhằm xác nhận mức thu nhập thực tế trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là các tình huống thực tế bạn cần đến nó:

Tình huống thực tế 1: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Anh Minh là nhân viên văn phòng tại Công ty XYZ. Cuối năm, khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, cơ quan thuế yêu cầu anh cung cấp giấy xác nhận thu nhập từ công ty để đối chiếu số liệu với hợp đồng lao động và bảng lương. Nếu không có giấy này, anh Minh có thể bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính do kê khai sai.

Tình huống thực tế 2: Xin visa du lịch Mỹ

Chị Lan muốn xin visa du lịch Mỹ. Đại sứ quán yêu cầu chứng minh tài chính, trong đó có giấy xác nhận thu nhập từ công ty. Mức thu nhập ổn định 20 triệu đồng/tháng của chị Lan đã giúp hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.

Tình huống thực tế 3: Vay vốn ngân hàng mua nhà

Anh Hoàng muốn vay 500 triệu đồng tại Ngân hàng Vietcombank để mua nhà. Ngân hàng yêu cầu giấy xác nhận thu nhập từ công ty để đánh giá khả năng trả nợ. Với mức thu nhập 25 triệu đồng/tháng, anh Hoàng đủ điều kiện vay.

Tình huống thực tế 4: Mở thẻ tín dụng

Bạn muốn mở thẻ tín dụng hạn mức 50 triệu đồng tại Ngân hàng Techcombank? Giấy xác nhận thu nhập là một trong những giấy tờ bắt buộc để ngân hàng xét duyệt.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy xác nhận thu nhập:

1. Kiểm tra tính chính xác của thông tin: Mọi số liệu trong giấy phải khớp với hợp đồng lao động, bảng lương và báo cáo thuế. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.
2. Chữ ký và con dấu hợp lệ: Giấy phải được ký bởi người đại diện hợp pháp (Giám đốc, Tổng giám đốc) và đóng dấu công ty (nếu có). Chữ ký của trưởng phòng Nhân sự không có giá trị pháp lý nếu không được ủy quyền.
3. Thời hạn hiệu lực: Hầu hết các ngân hàng và cơ quan thuế yêu cầu giấy xác nhận thu nhập phải được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất. Hãy yêu cầu cấp mới nếu giấy cũ đã quá hạn.
4. Bảo quản bản gốc: Luôn giữ bản gốc có chữ ký và dấu đỏ, vì bản photocopy không được chấp nhận trong nhiều thủ tục hành chính.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại LuatVietnam, việc sử dụng mẫu giấy xác nhận thu nhập chuẩn và điền đúng thông tin là yếu tố then chốt để tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch tài chính và thuế.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về mẫu giấy xác nhận thu nhập mới nhất 2026, cách viết và các trường hợp sử dụng. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý, hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6588 hoặc dịch vụ luật sư tư vấn qua số 090 222 9061 (có phí).