Hợp đồng lao động điện tử: 10 điều doanh nghiệp cần cập nhật từ 01/7/2026

Chào bạn,

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng lao động điện tử đang trở thành công cụ quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV sẽ chính thức có hiệu lực, đặt ra khung pháp lý chi tiết cho loại hình hợp đồng này. Với tư cách luật sư tư vấn, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định mới, từ điều kiện, thủ tục đến giá trị pháp lý.

Hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy định tại văn bản nào?

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Điều này có nghĩa, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng bằng văn bản giấy, miễn là tuân thủ đầy đủ các điều kiện.

Nguyên tắc tham gia hợp đồng lao động điện tử là gì?

Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ các nguyên tắc sau:

• Tuân thủ pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.
• Hợp đồng phải được gửi cho các bên dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận.
• Khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính.

Đáng chú ý, nhà nước không bắt buộc nhưng khuyến khích mạnh mẽ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp chuyển đổi số.

Chủ thể nào được tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử?

Theo Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các chủ thể gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết.
• Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp có thể tự ký trực tiếp hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử thế nào?

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Đây là quy định quan trọng tại Nghị định 337/2025, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng mà không lo về tính hiệu lực.

Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định điều kiện cụ thể:

• Đối với cá nhân (người lao động, người sử dụng lao động là cá nhân): Cần có thẻ căn cước công dân, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Người nước ngoài cần thị thực nhập cảnh hoặc giấy miễn thị thực.
• Đối với tổ chức (doanh nghiệp, cơ quan): Cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập, kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.
• Chữ ký số: Các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử bắt đầu từ khi nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Điều này giúp xác định rõ mốc thời gian, tránh tranh chấp.

Mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử dùng để làm gì?

Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết:

• Mỗi hợp đồng điện tử được cấp một ID duy nhất, không trùng lặp.
• ID được cấp một lần, không thay đổi khi sửa đổi, tạm hoãn hay chấm dứt hợp đồng.
• Phụ lục, thông báo tạm hoãn, chấm dứt đều gắn ID của hợp đồng gốc.
• ID được liên kết với mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động để tra cứu.

Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết hay hiệu lực của hợp đồng.

Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là bao lâu?

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn lưu trữ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp ký nhiều hợp đồng liên tục, thời hạn tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Ký kết hợp đồng lao động điện tử ở đâu?

Từ 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý sẽ vận hành, tiếp nhận, lưu trữ dữ liệu toàn quốc. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các nhà cung cấp eContract như:

• Viettel eContract (Tập đoàn Viettel)
• FPT.eContract (Tập đoàn FPT)
• AMIS WeSign (MISA)
• BKAV eContract (BKAV)
• EFY-eCONTRACT (EFY Việt Nam)
• VNPT eContract (VNPT)

Sau khi ký, nhà cung cấp eContract sẽ gửi dữ liệu về Nền tảng để gắn ID và lưu trữ.

Tình huống thực tế

Chị Lan, giám đốc nhân sự tại một công ty công nghệ, chia sẻ: “Trước đây chúng tôi mất rất nhiều thời gian để in ấn, ký tay và lưu trữ hợp đồng giấy. Từ khi chuyển sang hợp đồng điện tử qua Viettel eContract, thời gian xử lý giảm 70%, chi phí in ấn gần như bằng 0. Từ 01/7/2026, chúng tôi chỉ cần kết nối với Nền tảng của Bộ Nội vụ là mọi dữ liệu đã được quản lý tập trung.”

Câu hỏi thường gặp

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tiễn, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý:

1. Chuẩn bị chữ ký số: Doanh nghiệp nên đầu tư chữ ký số cho người đại diện pháp luật, người lao động có thể dùng VNeID hoặc OTP.
2. Kết nối với Nền tảng: Đảm bảo nhà cung cấp eContract đã kết nối thành công với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trước 20/7/2026.
3. Rà soát hợp đồng cũ: Các hợp đồng ký trước 01/7/2026 cần được bổ sung chữ ký số và dấu thời gian để được cấp ID.
4. Lưu trữ an toàn: Dữ liệu hợp đồng điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm sau khi chấm dứt, theo Thông tư 08/2026/TT-BNV.
5. Tham khảo ý kiến luật sư: Nếu có vướng mắc, hãy liên hệ luật sư chuyên về lao động để được tư vấn cụ thể, tránh rủi ro pháp lý.

Chúng tôi hy vọng bài viết này giúp bạn nắm rõ các quy định mới về hợp đồng lao động điện tử. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.