Hướng dẫn thực thi Công ước Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP: Thủ tục, phí và giấy tờ được chứng nhận

Việc sử dụng giấy tờ công của Việt Nam tại nước ngoài hoặc tiếp nhận giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam luôn là vấn đề pháp lý phức tạp. Trước đây, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thường kéo dài và tốn kém. Tuy nhiên, với việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille, quy trình này đã được đơn giản hóa đáng kể. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng nhất về Nghị định 293/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 23 tháng 7 năm 2026, hướng dẫn thực thi Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài.

Nghị định 293/2026/NĐ-CP là gì và có hiệu lực khi nào?

Nghị định 293/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, căn cứ trên nhiều văn bản pháp lý quan trọng, bao gồm Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15, Luật Điều ước quốc tế số 108/2016/QH13 (sửa đổi bởi Luật số 137/2025/QH15) và Luật Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, quy định chi tiết về việc cấp và sử dụng chứng nhận Apostille, giúp người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính một cách thuận lợi khi có nhu cầu sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài.

Theo đó, Nghị định này quy định về ba nhóm vấn đề chính:

• Thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam;
• Việc tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille của Quốc gia thành viên Công ước;
• Xác minh chứng nhận Apostille và quản lý nhà nước về thực thi Công ước.

Giấy tờ nào được cấp chứng nhận Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP?

Điều 10 của Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định rõ các loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, bao gồm:

1. Giấy tờ tố tụng, thi hành án: Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản của cơ quan thi hành án dân sự, hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại lập.
2. Giấy tờ hành chính: Giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế.
3. Văn bản công chứng: Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng.
4. Văn bản chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.
5. Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận.

Lưu ý quan trọng: Theo Điều 11, một số giấy tờ không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, bao gồm:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam lập, cấp;
• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (trừ trường hợp đặc biệt);
• Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?

Theo Điều 6 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có quyền quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận (gọi chung là Cơ quan cấp Apostille).

Đáng chú ý, Nghị định cũng quy định Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sẽ quy định tiêu chí, điều kiện và lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Điều này giúp người dân tại các địa phương không phải di chuyển lên Hà Nội hoặc TP.HCM để thực hiện thủ tục, giảm chi phí và thời gian đi lại.

Ai có quyền đề nghị cấp chứng nhận Apostille?

Theo Điều 7 của Nghị định, một điểm rất thuận lợi cho người dân là không cần giấy ủy quyền khi nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille thay cho người khác. Cụ thể:

• Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.
• Tuy nhiên, người đề nghị cấp chứng nhận cho giấy tờ của người khác phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ, đồng thời tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Ngôn ngữ và phí cấp chứng nhận Apostille được quy định thế nào?

Theo Điều 8 của Nghị định, ngôn ngữ sử dụng để cấp chứng nhận Apostille là tiếng Việt và tiếng Anh. Tiêu đề “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” được thể hiện bằng tiếng Pháp theo đúng quy định của Công ước.

Về phí, Điều 9 quy định người đề nghị cấp chứng nhận Apostille phải nộp phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tại thời điểm nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí. Ngoài ra:

• Nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, phải trả thêm cước phí bưu chính.
• Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, việc thanh toán phí được thực hiện theo quy định về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
• Trường hợp hồ sơ bị trả lại do hết thời hạn xác minh, người đề nghị nộp lại hồ sơ sẽ được tiếp tục giải quyết trên cơ sở phí đã nộp.

Chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille) là gì?

Nghị định 293/2026/NĐ-CP đã có quy định mới về chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille) – một bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính. Theo khoản 5 Điều 3, e-Apostille là chứng nhận được cấp dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, Bộ Ngoại giao sẽ xây dựng và vận hành Hệ thống thông tin Apostille, bao gồm Kho quản lý dữ liệu điện tử và Sổ đăng ký điện tử (e-Register) – giao diện tra cứu trực tuyến công khai, cho phép xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille. Điều này giúp các cơ quan, tổ chức nước ngoài có thể kiểm tra nhanh chóng và chính xác.

Giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam cần đáp ứng điều kiện gì?

Theo Điều 5 của Nghị định, để được sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ công của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam phải được cấp chứng nhận Apostille, trừ các trường hợp:

• Giấy tờ bị từ chối theo quy định tại Điều 26 của Nghị định;
• Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc pháp luật Việt Nam quy định miễn hoặc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Một điểm quan trọng cần lưu ý: Chứng nhận Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ (tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu), không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công (Điều 4).

Tình huống thực tế: Du học sinh cần sử dụng giấy tờ tại nước ngoài

Chị Minh Anh (Hà Nội) có con đang chuẩn bị du học tại Pháp – một quốc gia thành viên Công ước Apostille. Chị cần sử dụng các giấy tờ như học bạ, bằng tốt nghiệp THPT, giấy khám sức khỏe của con tại Pháp.

Theo quy định mới, chị chỉ cần đến Bộ Ngoại giao (hoặc cơ quan được phân cấp) nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille cho các giấy tờ này. Chị không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như trước đây, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều quan trọng là chị cần kiểm tra xem Pháp có phải là thành viên Công ước và có quan hệ áp dụng với Việt Nam hay không.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille và ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP là một bước tiến lớn trong việc hội nhập quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong các giao dịch xuyên biên giới.

Câu hỏi thường gặp

Lời khuyên từ luật sư

Chúng tôi khuyến nghị quý khách hàng một số điểm quan trọng sau đây khi thực hiện thủ tục xin cấp chứng nhận Apostille:

1. Kiểm tra tư cách thành viên Công ước: Trước khi thực hiện thủ tục, hãy xác minh quốc gia nơi bạn sẽ sử dụng giấy tờ có phải là thành viên Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng với Việt Nam hay không. Nếu không, bạn vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định cũ.
2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo giấy tờ gốc còn nguyên vẹn, chữ ký và con dấu rõ ràng. Nếu giấy tờ đã qua sửa đổi, bổ sung, cần có văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
3. Lưu ý thời gian xác minh: Trong một số trường hợp, cơ quan cấp chứng nhận có thể yêu cầu xác minh nguồn gốc giấy tờ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý. Bạn nên nộp hồ sơ sớm hơn dự kiến để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch.
4. Theo dõi các văn bản hướng dẫn: Bộ Ngoại giao sẽ ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, bao gồm danh mục giấy tờ cụ thể. Bạn nên cập nhật thường xuyên để nắm bắt các quy định mới.

Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hoặc có vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp.