Hướng dẫn chi tiết Mẫu Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao mới nhất 2025

Việc xin cấp hộ chiếu ngoại giao là thủ tục không thể thiếu đối với cán bộ, công chức, viên chức khi có nhu cầu công tác, thăm thân hoặc đi theo đoàn công tác ra nước ngoài. Từ ngày 01/7/2025, Thông tư 08/2025/TT-BNG của Bộ Ngoại giao chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định cũ, trong đó có việc ban hành mẫu tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao mới hoàn toàn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cập nhật mẫu Tờ khai 01/NG-XNC mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách điền từng phần, cũng như giải đáp các thắc mắc phổ biến để quý khách hàng có thể tự tin hoàn thiện hồ sơ của mình.

Mẫu tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao mới nhất hiện nay là mẫu nào?

Theo Điều 7 Thông tư 08/2025/TT-BNG, tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực là Tờ khai theo mẫu 01/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư này. Mẫu tờ khai này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết hồ sơ.

Bạn có thể tải mẫu tờ khai tại đây: Tải về mẫu 01/NG-XNC.

Hướng dẫn cách điền tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao chi tiết từng mục

Việc điền tờ khai đúng và đầy đủ là yếu tố then chốt để hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phần.

Phần I: Thông tin cá nhân (Bắt buộc phải điền chính xác)

Phần này yêu cầu khai báo đầy đủ thông tin nhân thân của người đề nghị cấp hộ chiếu. Đây là phần quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xét duyệt.

• Mục 1 – Họ và tên: Viết chữ in hoa, đúng với họ và tên ghi trong thẻ Căn cước công dân/Căn cước.
• Mục 2 – Ngày sinh: Ghi đúng ngày, tháng, năm sinh. Nếu sinh ra ở nước ngoài, ghi rõ tên quốc gia tại mục 4.
• Mục 3 – Giới tính: Đánh dấu “X” vào ô tương ứng.
• Mục 4 – Nơi sinh: Ghi rõ tên tỉnh, thành phố. Nếu sinh ra ở nước ngoài, ghi tên quốc gia.
• Mục 5 – Số căn cước/căn cước công dân: Ghi đúng số và ngày cấp.
• Mục 6 – Cơ quan công tác: Ghi rõ đơn vị công tác từ cấp Phòng, Ban trở lên.
• Mục 8 – Chức vụ: Ghi rõ chức vụ hiện tại (ví dụ: Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng). Đây là mục quan trọng để xác định đối tượng được cấp hộ chiếu ngoại giao.
  • Mục a: Công chức/viên chức quản lý: Ghi rõ loại (ví dụ: A1, A2), bậc (ví dụ: 1/9, 3/8), ngạch (ví dụ: chuyên viên, chuyên viên chính).
  • Mục b: Cán bộ (bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm): Ghi rõ chức danh và nhiệm kỳ (ví dụ: Ủy viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội nhiệm kỳ 2021 – 2026).
  • Mục c: Cấp bậc, hàm (lực lượng vũ trang): Ghi rõ cấp bậc (ví dụ: Đại tá, Thiếu tướng).
• Mục 9 – Đã được cấp hộ chiếu trước đây: Nếu đã từng được cấp, ghi rõ số hộ chiếu cũ, ngày cấp và nơi cấp.
• Mục 10 – Nội dung đề nghị: Đánh dấu “X” vào ô tương ứng: Cấp mới, Gia hạn, Cấp lại do hỏng/mất, hoặc do thay đổi thông tin.
• Mục 11 – Loại hộ chiếu: Chọn giữa hộ chiếu gắn chíp điện tử hoặc không gắn chíp điện tử.
• Mục 12 – Thông tin gia đình: Ghi đầy đủ họ tên, năm sinh, nghề nghiệp, địa chỉ của cha, mẹ, vợ/chồng và các con (nếu có).

Phần II: Thông tin chuyến đi (Chỉ điền khi có nhu cầu cấp công hàm xin thị thực)

Phần này dành cho những trường hợp cần xin thị thực nhập cảnh hoặc quá cảnh. Nếu chỉ xin cấp hộ chiếu mà không cần công hàm, bạn có thể bỏ qua phần này.

• Mục 1 – Đi đến: Ghi rõ tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi đến hoặc quá cảnh.
• Mục 2 – Đề nghị cấp công hàm xin thị thực: Ghi rõ tên nước xin thị thực nhập cảnh, quá cảnh. Trường hợp xin thị thực Schengen, ghi rõ tên các nước nhập cảnh. Ghi rõ tên Cơ quan đại diện nước ngoài nơi nộp hồ sơ (ví dụ: Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội).
• Mục 3 – Chức danh bằng tiếng Anh: Ghi rõ chức danh của bạn bằng tiếng Anh để ghi trong công hàm.

Phần Xác nhận và Ký tên

Phần này yêu cầu chữ ký của người đề nghị và xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý. Cụ thể:

• Người đề nghị ký và ghi rõ họ tên tại ô cuối cùng.
• Cơ quan, tổ chức nơi người đó đang công tác xác nhận Tờ khai và đóng dấu giáp lai ảnh.
• Trường hợp nộp hồ sơ qua môi trường điện tử, Tờ khai phải đáp ứng các quy định của pháp luật liên quan đến văn bản điện tử hoặc biểu mẫu điện tử tương tác.

Tình huống thực tế: Trường hợp nào cần xác nhận của cơ quan?

Tình huống: Anh Minh là chuyên viên tại Vụ Pháp chế, Bộ Tư pháp, được cử đi công tác tại Hoa Kỳ. Vợ anh Minh là chị Lan, hiện đang làm việc tại một doanh nghiệp tư nhân, xin đi theo cùng.

Giải quyết:

• Đối với anh Minh (cán bộ, công chức): Tờ khai của anh Minh phải được Vụ Pháp chế, Bộ Tư pháp xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh.
• Đối với chị Lan (vợ đi theo, không thuộc biên chế Nhà nước): Theo quy định tại khoản 14 Điều 8 Luật Xuất nhập cảnh, Tờ khai của chị Lan phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài (tức là Vụ Pháp chế, Bộ Tư pháp), chứ không phải doanh nghiệp nơi chị Lan làm việc.

Các trường hợp miễn xác nhận và ảnh trên tờ khai

Theo Điều 7 Thông tư 08/2025/TT-BNG, không phải trường hợp nào cũng cần xác nhận và dán ảnh. Cụ thể:

• Trường hợp gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc chỉ cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực: Tờ khai không cần xác nhận và dán ảnh.
• Trường hợp cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài: Tờ khai không cần xác nhận.
• Trường hợp nộp hồ sơ qua môi trường điện tử: Tờ khai phải đáp ứng quy định về văn bản điện tử hoặc biểu mẫu điện tử tương tác.

Lưu ý: Đối với ảnh chụp, cần tuân thủ quy định: ảnh nền trắng, đầu để trần, không đeo kính màu; chụp cách thời điểm nộp hồ sơ không quá 01 năm. Khi nộp hồ sơ giấy, cần nộp 02 ảnh 4cm x 6cm, dán 01 ảnh vào khung trên tờ khai, các ảnh phải giống nhau. Đối với các trường hợp phải xác nhận Tờ khai, cơ quan có thẩm quyền đóng dấu giáp lai vào 1/4 ảnh dán vào khung.

Lời khuyên từ luật sư

Để hồ sơ xin cấp hộ chiếu ngoại giao của bạn được xử lý nhanh chóng và thuận lợi, chúng tôi xin đưa ra một số lời khuyên sau:

1. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp: Hãy rà soát lại toàn bộ thông tin trên tờ khai, đặc biệt là họ tên, số căn cước công dân, chức vụ. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc phải sửa đổi, kéo dài thời gian xử lý.
2. Chuẩn bị ảnh đúng quy cách: Ảnh nền trắng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp trong vòng 01 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Nộp 02 ảnh 4x6cm giống nhau.
3. Xin xác nhận đúng cơ quan: Tờ khai phải được cơ quan, tổ chức nơi bạn đang công tác xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh. Đối với trường hợp vợ/chồng, con đi theo, cần xác nhận của cơ quan quản lý nhân sự của người được cử đi công tác.
4. Lưu ý thời hạn xử lý: Theo quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Bạn nên nộp hồ sơ sớm để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch công tác.
5. Tham khảo ý kiến luật sư nếu cần: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định đối tượng hoặc thủ tục, hãy liên hệ với luật sư chuyên về lĩnh vực xuất nhập cảnh để được tư vấn cụ thể.