Hướng dẫn chi tiết Mẫu phiếu chi 02-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Cách ghi và lưu ý pháp lý

Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, phiếu chi là một trong những chứng từ kế toán quan trọng nhất, xác nhận việc xuất quỹ tiền mặt hoặc ngoại tệ. Kể từ khi Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực, mẫu phiếu chi mới nhất mà các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng là Mẫu 02-TT. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi phiếu chi đúng quy định, những thay đổi về nguyên tắc kế toán năm 2026 và các lưu ý pháp lý để tránh rủi ro khi kiểm tra.

Mẫu phiếu chi 02-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là gì?

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, Mẫu 02-TT (phiếu chi) được thiết kế để thống nhất chế độ kế toán doanh nghiệp trên toàn quốc. Mẫu này nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ, đồng thời là căn cứ để thủ quỹ thực hiện xuất quỹ và ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán tương ứng.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Mẫu phiếu chi 02-TT

Việc ghi Mẫu phiếu chi 02-TT đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể từng trường thông tin:

1. Thông tin đơn vị và số hiệu chứng từ

• Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị phát hành phiếu chi.
• Số quyển và số phiếu: Phiếu chi phải được đóng thành quyển. Mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số thứ tự của từng phiếu. Số phiếu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán (thường là một năm).
• Ngày tháng: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền. Hai ngày này có thể khác nhau nếu phiếu được lập trước khi thực tế chi.

2. Thông tin người nhận và nội dung chi

• Họ, tên, địa chỉ người nhận tiền: Ghi đầy đủ, chính xác thông tin của cá nhân hoặc đại diện tổ chức nhận tiền.
• Lý do chi: Ghi rõ nội dung chi tiền. Ví dụ: “Chi tạm ứng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Văn A”, “Chi thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 01/2026”.

3. Số tiền và chứng từ gốc

• Số tiền: Ghi bằng số và bằng chữ. Ghi rõ đơn vị tính: VNĐ (đồng Việt Nam) hoặc USD (đô la Mỹ) nếu chi ngoại tệ.
• Chứng từ gốc kèm theo: Ghi số lượng chứng từ gốc đi kèm phiếu chi (ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, đề nghị tạm ứng).
• Trường hợp chi ngoại tệ: Phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.

4. Liên và chữ ký

Phiếu chi được lập thành 3 liên, mỗi liên có chức năng riêng:

• Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
• Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
• Liên 3: Giao cho người nhận tiền (áp dụng khi lập phiếu bản cứng).

Điều kiện xuất quỹ: Phiếu chi chỉ được xuất quỹ sau khi có đủ chữ ký trên từng liên của:

1. Người lập phiếu
2. Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán)
3. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền)
4. Thủ quỹ

Lưu ý quan trọng: Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi. Trường hợp phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp (liên 3) phải đóng dấu của đơn vị.

Nguyên tắc kế toán năm 2026 theo Luật Kế toán 2015

Bên cạnh việc nắm rõ cách ghi Mẫu phiếu chi 02-TT, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán được quy định tại Điều 6 Luật Kế toán 2015 (có hiệu lực và áp dụng cho kỳ kế toán năm 2026). Dưới đây là 7 nguyên tắc cốt lõi:

1. Giá gốc: Tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau đó, nếu giá trị biến động thường xuyên theo thị trường và có thể xác định lại đáng tin cậy, được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính.
2. Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm. Nếu thay đổi, đơn vị phải giải trình trong báo cáo tài chính.
3. Khách quan: Thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ phát sinh.
4. Đầy đủ và kịp thời: Báo cáo tài chính phải được lập và gửi cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác, kịp thời. Thông tin phải được công khai theo Điều 31 và Điều 32 Luật Kế toán 2015.
5. Thận trọng: Sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính.
6. Bản chất hơn hình thức: Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch hơn là hình thức, tên gọi của giao dịch.
7. Đối với cơ quan nhà nước: Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, ngoài 6 nguyên tắc trên, còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.

Tình huống thực tế: Sai sót thường gặp khi lập phiếu chi 02-TT

Chúng tôi từng tiếp nhận trường hợp một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP. Hồ Chí Minh bị cơ quan thuế phạt 15 triệu đồng do lập phiếu chi không đúng quy định. Cụ thể:

• Phiếu chi không ghi số quyển và số phiếu liên tục.
• Người nhận tiền không ký tên sau khi nhận tiền.
• Không có chữ ký của kế toán trưởng trên liên 2.

Hậu quả: Cơ quan thuế không chấp nhận chi phí này là hợp lý, dẫn đến truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính. Bài học là dù chỉ là một phiếu chi nhỏ, việc tuân thủ đúng Mẫu 02-TT và quy trình ký duyệt là vô cùng quan trọng.

Lời khuyên từ luật sư

1. Luôn sử dụng mẫu mới nhất: Kể từ khi Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Mẫu 02-TT. Mọi mẫu phiếu chi cũ đều không còn giá trị pháp lý.
2. Đánh số phiếu liên tục: Đảm bảo số phiếu được đánh liên tục trong kỳ kế toán, không bỏ sót hoặc trùng số.
3. Kiểm tra đầy đủ chữ ký: Trước khi xuất quỹ, thủ quỹ phải kiểm tra đủ 4 chữ ký (lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ) trên từng liên.
4. Lưu trữ chứng từ gốc: Phiếu chi phải đi kèm chứng từ gốc (hóa đơn, hợp đồng, đề nghị thanh toán). Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
5. Đóng dấu khi gửi ra ngoài: Nếu liên 3 của phiếu chi được gửi cho đối tác bên ngoài, bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp.