Hướng dẫn chi tiết: Cách xác định mức tiền lương đóng BHXH cho người lao động 2025

Khi ký hợp đồng lao động, nhiều người lao động thường thắc mắc: “Mức lương nào sẽ được tính để đóng bảo hiểm xã hội?” và “Liệu có bị giới hạn mức đóng tối đa hay không?”. Đây là những câu hỏi rất thực tế, bởi mức tiền lương đóng BHXH là căn cứ quan trọng để xác định quyền lợi của bạn khi hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất… Trong bài viết này, chúng tôi, với tư cách là luật sư tư vấn, sẽ giải đáp chi tiết các quy định mới nhất theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, giúp bạn nắm rõ quyền lợi của mình.

1. Mức tiền lương đóng BHXH bắt buộc được xác định dựa trên những khoản nào?

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số hiệu: 41/2024/QH15), đối với người lao động làm việc theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định bao gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh: Đây là mức lương tính theo tháng được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, dựa trên thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng (theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019).
• Phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp để bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động. Lưu ý: Các khoản phụ cấp phụ thuộc vào năng suất lao động (như phụ cấp năng suất) sẽ không được tính vào căn cứ đóng BHXH.
• Các khoản bổ sung khác: Các khoản tiền được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, xác định được mức cụ thể và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Ví dụ: tiền ăn trưa, tiền điện thoại, tiền xăng xe (nếu được quy định cố định hàng tháng). Tuy nhiên, các khoản thưởng biến động theo năng suất lao động sẽ không được tính.

Tình huống thực tế: Anh A làm nhân viên kinh doanh với mức lương cơ bản 10 triệu đồng/tháng, phụ cấp trách nhiệm 2 triệu đồng/tháng, và thưởng doanh số trung bình 5 triệu đồng/tháng. Theo quy định, mức lương đóng BHXH của anh A sẽ là 12 triệu đồng (10 triệu lương cơ bản + 2 triệu phụ cấp trách nhiệm), không bao gồm phần thưởng doanh số vì khoản này biến động theo năng suất.

Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), các khoản này phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động. Trường hợp người lao động ngừng việc vẫn hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức đóng tối thiểu thì mức đóng vẫn được tính theo tiền lương đó.

2. Mức trần đóng BHXH bắt buộc là bao nhiêu? Có giới hạn tối đa không?

Điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định rõ: “Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.“

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khi chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở. Hiện tại, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 161/2026/NĐ-CP, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng.

Công thức tính: Mức trần đóng BHXH = 20 x 2.530.000 = 50.600.000 đồng/tháng.

Như vậy, nếu mức lương thực tế của bạn cao hơn 50,6 triệu đồng/tháng, bạn và doanh nghiệp chỉ đóng BHXH dựa trên mức trần này. Phần chênh lệch không được tính vào căn cứ đóng BHXH, đồng nghĩa với việc quyền lợi hưu trí, ốm đau, thai sản của bạn cũng sẽ bị giới hạn ở mức tương ứng.

3. Doanh nghiệp trốn đóng, chậm đóng, đóng không đủ BHXH bị xử lý thế nào?

Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Pháp luật quy định rất chặt chẽ các chế tài xử lý hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH.

3.1. Xử phạt hành chính

Theo Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt được quy định cụ thể như sau:

• Người lao động thỏa thuận với người sử dụng lao động không tham gia BHXH: phạt 500.000 đồng – 01 triệu đồng.
• Người sử dụng lao động không niêm yết công khai thông tin đóng BHXH, hoặc không cung cấp thông tin cho người lao động: phạt 01 – 03 triệu đồng.
• Chậm đóng hoặc đóng không đúng mức: phạt 12% – 15% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng.
• Không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự: phạt 18% – 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng.
• Trốn đóng BHXH (chưa đến mức truy cứu hình sự): phạt 50 – 75 triệu đồng.

3.2. Xử lý hình sự

Hành vi trốn đóng BHXH nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015 (số hiệu: 100/2015/QH13), với các mức phạt như sau:

• Khung 1: Trốn đóng từ 50 – 300 triệu đồng hoặc cho 10 – 50 người lao động: phạt tiền 50 – 200 triệu đồng, cải tạo không giam giữ đến 01 năm, hoặc phạt tù 03 tháng – 01 năm.
• Khung 2: Trốn đóng từ 300 triệu – 01 tỷ đồng hoặc cho 50 – 200 người: phạt tiền 200 – 500 triệu đồng, hoặc phạt tù 06 tháng – 03 năm.
• Khung 3: Trốn đóng từ 01 tỷ đồng trở lên hoặc cho 200 người trở lên: phạt tiền 500 triệu – 01 tỷ đồng, hoặc phạt tù 02 – 07 năm.

Ngoài ra, pháp nhân thương mại phạm tội có thể bị phạt tiền từ 200 triệu đồng đến 03 tỷ đồng tùy theo mức độ vi phạm.

Lời khuyên từ luật sư

Dưới đây là những lưu ý quan trọng dành cho cả người lao động và doanh nghiệp:

1. Người lao động: Hãy kiểm tra kỹ hợp đồng lao động để xác định mức lương đóng BHXH có bao gồm đầy đủ các khoản phụ cấp, bổ sung hay không. Nếu thấy thiếu, hãy yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh.
2. Doanh nghiệp: Xây dựng thang lương, bảng lương rõ ràng và tuân thủ đúng quy định về các khoản phụ cấp được tính vào căn cứ đóng BHXH để tránh bị xử phạt.
3. Kiểm tra định kỳ: Sử dụng các ứng dụng như VSSID (Bảo hiểm xã hội Việt Nam) để kiểm tra quá trình đóng BHXH của mình.
4. Hành động kịp thời: Nếu phát hiện doanh nghiệp trốn đóng, chậm đóng, hãy liên hệ ngay với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thanh tra lao động để được bảo vệ quyền lợi.

Câu hỏi thường gặp