Bảo hiểm hưu trí bổ sung: 5 trách nhiệm pháp lý doanh nghiệp cần biết (Nghị định 85/2026/NĐ-CP)

Bảo hiểm hưu trí bổ sung là một chính sách an sinh xã hội tự nguyện nhưng đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng để thu hút và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, không ít chủ doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: khi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung, doanh nghiệp có những trách nhiệm gì? Liệu có bị ép buộc phải đóng? Và nếu người lao động nghỉ việc thì khoản tiền doanh nghiệp đã đóng có được hoàn lại không?

Trong bài viết này, chúng tôi – với tư cách luật sư tư vấn trực tiếp – sẽ phân tích chi tiết 5 trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp theo Nghị định 85/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, căn cứ theo thông tin từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ), kèm theo các tình huống thực tế và lời khuyên từ chuyên gia.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải ký hợp đồng tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung không?

Theo Điều 6 Nghị định 85/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, chủ thể ký hợp đồng tham gia bảo hiểm hưu trí với doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí là người sử dụng lao động. Hợp đồng này được gọi là “hợp đồng khung tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung”.

Mẫu hợp đồng khung phải bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Tên, mục tiêu và chính sách đầu tư của các chương trình bảo hiểm hưu trí bổ sung.
• Quyền và trách nhiệm của người lao động và doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan và doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí.
• Quy trình đăng ký thay đổi mức đóng góp và thay đổi chương trình bảo hiểm hưu trí bổ sung.
• Quy trình, thủ tục đóng góp (lần đầu, định kỳ, bổ sung); chi trả từ tài khoản hưu trí cá nhân.
• Điều khoản về bảo mật thông tin tài khoản hưu trí cá nhân.
• Nguyên tắc hạch toán kết quả đầu tư và chi phí quản lý theo từng tài khoản hưu trí cá nhân.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp phải xây dựng văn bản thỏa thuận, thông báo và lấy ý kiến người lao động. Sau khi thống nhất theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực, doanh nghiệp phải ký văn bản thỏa thuận về việc tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung với từng người lao động hoặc ký với Chủ tịch Công đoàn.

Căn cứ danh sách người lao động tham gia, doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí sẽ mở tài khoản hưu trí cá nhân cho từng người lao động.

2. Doanh nghiệp có được dùng bảo hiểm hưu trí bổ sung làm điều kiện tuyển dụng không?

Đây là một nguyên tắc quan trọng được quy định tại Điều 5 Nghị định 85/2026/NĐ-CP. Cụ thể, người lao động được tự nguyện tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung do các doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí triển khai thông qua doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không được:

• Lấy việc tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung làm điều kiện bắt buộc để tuyển dụng, ký kết, gia hạn hợp đồng lao động.
• Phân biệt đối xử, cản trở quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động thông qua việc tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung.
• Gắn việc tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung với chính sách khen thưởng, đánh giá thi đua và phúc lợi của doanh nghiệp đối với người lao động.

Ví dụ thực tế: Công ty A ra thông báo tuyển dụng với nội dung: “Ứng viên phải đồng ý tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung mới được ký hợp đồng chính thức.” Hành vi này vi phạm nghiêm trọng Điều 5 Nghị định 85/2026/NĐ-CP. Người lao động có quyền khiếu nại lên Thanh tra Lao động hoặc khởi kiện ra Tòa án.

3. Doanh nghiệp đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung như thế nào?

Theo điểm b khoản 1 Điều 5 Nghị định 85/2026/NĐ-CP, mức đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung do doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận trên cơ sở tự nguyện thông qua văn bản thỏa thuận. Khoản tiền đóng góp vào mỗi tài khoản hưu trí cá nhân bao gồm:

• Khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động cho người lao động (nếu có).
• Khoản tiền đóng góp của người lao động (nếu có).

Đồng thời, theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 85/2026/NĐ-CP, căn cứ chương trình bảo hiểm hưu trí bổ sung đã đăng ký và văn bản thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ đóng góp phần của mình và phần của người lao động ủy thác (nếu có) vào quỹ. Doanh nghiệp cũng phải thông báo cho doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí về số tiền đóng cho từng người lao động.

4. 5 trách nhiệm cụ thể của doanh nghiệp khi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung

Căn cứ khoản 2 Điều 7 Nghị định 85/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung có các trách nhiệm sau:

1. Đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung phần trách nhiệm đóng góp của mình theo đúng thỏa thuận đã ký với người lao động và chương trình bảo hiểm hưu trí bổ sung đã đăng ký với doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí.
2. Đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung phần người lao động ủy thác đóng hộ tại văn bản thỏa thuận ký với người lao động và chương trình bảo hiểm hưu trí bổ sung đã đăng ký.
3. Đảm bảo tách biệt phần đóng góp của mình và phần người lao động đã ủy thác đóng hộ.
4. Thực hiện các nghĩa vụ tại văn bản thỏa thuận ký với người lao động khi tham gia chương trình và Điều lệ quỹ bảo hiểm hưu trí bổ sung.
5. Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin liên quan, thông tin để xác định thời gian tham gia chương trình và các thông tin khác cho doanh nghiệp quản lý quỹ hưu trí.

Lưu ý quan trọng: Việc không thực hiện đúng các trách nhiệm này có thể dẫn đến tranh chấp lao động, bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm theo quy định của pháp luật.

5. Doanh nghiệp có được hoàn trả bảo hiểm hưu trí bổ sung không?

Theo Điều 26 Nghị định 85/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp được hoàn trả số tiền đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung trước đó trong trường hợp người lao động dừng tham gia chương trình, không đáp ứng điều kiện tại văn bản thỏa thuận về việc tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung.

Số tiền hoàn trả là từ tài khoản hưu trí cá nhân của người lao động đối với phần đóng góp của doanh nghiệp, bao gồm kết quả đầu tư sau khi trừ đi chi phí liên quan đã phân bổ. Sau khi nhận được khoản hoàn trả, doanh nghiệp phải kê khai, thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Tình huống thực tế: Công ty B đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung cho nhân viên C với mức 2 triệu đồng/tháng. Sau 2 năm, nhân viên C nghỉ việc và yêu cầu rút toàn bộ số tiền trong tài khoản hưu trí. Theo thỏa thuận, nếu C nghỉ việc trước 3 năm, phần đóng góp của công ty B (48 triệu đồng + lãi đầu tư) sẽ được hoàn trả cho công ty. Trong trường hợp này, công ty B có quyền yêu cầu doanh nghiệp quản lý quỹ hoàn trả số tiền này và phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản thu nhập này.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tiễn, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp cần lưu ý 5 điểm sau khi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung:

1. Soạn thảo văn bản thỏa thuận chi tiết: Nội dung phải rõ ràng về mức đóng, thời gian đóng, quyền lợi khi nghỉ việc, điều kiện hoàn trả. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp sau này.
2. Tuân thủ nguyên tắc tự nguyện: Tuyệt đối không ép buộc hoặc phân biệt đối xử. Việc vi phạm có thể dẫn đến khiếu nại, kiện tụng và mất uy tín doanh nghiệp.
3. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Bao gồm hợp đồng khung, văn bản thỏa thuận với từng người lao động, biên lai đóng góp, sao kê tài khoản hưu trí. Hồ sơ này cần được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ khi kết thúc chương trình.
4. Phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp quản lý quỹ: Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để tránh sai sót trong quản lý tài khoản cá nhân.
5. Kê khai thuế đúng quy định: Khoản đóng góp của doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN (theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC). Khoản hoàn trả phải kê khai thuế ngay khi nhận được.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là phân tích chi tiết về trách nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Nghị định 85/2026/NĐ-CP. Nếu quý khách còn thắc mắc hoặc cần tư vấn cụ thể cho trường hợp của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6588 (miễn phí) hoặc 090 222 9061 (dịch vụ luật sư tư vấn có phí) để được hỗ trợ kịp thời.

Bài viết được tư vấn bởi Luật sư Hoàng Tuấn Vũ, Công ty Luật TNHH Everest. Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu cho từng trường hợp cụ thể.