PGNHS 302 điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia bhxh

Dùng để điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH do đơn vị cung cấp thông tin sai so với hồ sơ gốc hoặc do dữ liệu cơ quan BHXH sai so với hồ sơ gốc (số CMND, địa chỉ, dân tộc … áp dụng đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại các Quyết định số 1443/LĐTBXH, Quyết định số 3339/QĐ-BHXH và Quyết định số 1518/QĐ-BHXH hoặc số CMND/Hộ chiếu/ Thẻ căn cước, Quốc tịch áp dụng đối với sổ đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH) và điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHTN, BHYT (điều chỉnh về họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính) khi có sai sót trong hồ sơ tham gia BHXH, BHTN, BHYT của người lao động hoặc người lao động thay đổi về nhân thân như: Họ; tên; tên đệm; ngày, tháng, năm sinh. Vậy khi sự cố sai sót về thông tin cá nhân xảy ra thì cần phải điều chỉnh thông tin như thế nào? Kê khai qua mẫu giấy và thủ tục hồ sơ ra sao? Qua bài viết này Luật Quang Huy chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể các thắc mắc được đặt ra:

Mẫu đơn có liên quan:

• Phiếu giao nhận hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế bắt buộc
• Mẫu phiếu giao nhận hồ sơ ngưng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
• Toàn bộ biểu mẫu hưởng trợ cấp khó khăn do covid-19

1. Nội dung mẫu phiếu giao nhận hồ sơ điện tử điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH (PGNHS 302)

Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH có nội dung như sau:

PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Loại hồ sơ: Điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH

(Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 15 ngày làm việc ngày làm việc)

Tên đơn vị: …………………………………………………………………. Mã đơn vị:……………………………………………Điện thoại: …………………………………………………………………. Email: ………………………………………………….

Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ………………………………………………………………..

Lưu ý:

– Khi người lao động thay đổi nơi cư trú, thay đổi chứng minh nhân dân do cấp mất, cấp đổi… dẫn đến thông tin trên sổ BHXH không đúng với nơi cư trú, ngày và nơi cấp chứng minh nhân dân hiện tại thì không thực hiện điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH.

– Trường hợp sổ BHXH có ngày tháng năm sinh nhưng trên chứng minh nhân dân chi có năm sinh, nếu điều chỉnh lại theo chứng minh nhân dân thì phải bổ sung giấy khai sinh để làm căn cứ điều chỉnh.

Ngày trả kết quả: …………/…………../………….. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ)

2. Quy trình giải quyết hồ sơ điện tử điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH

Cụ thể chi tiết các quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội:

Bước 1:

Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động:

Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh,

Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật vềtính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động;

Lập hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân trên sổ bhxh theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 302, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN;

Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin:

Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH(mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị.

Bước 1.3 Đơn vị:

In thông báo xác nhận hồ sơ điện từ nộp kèm vớisổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) chuyển cơ quan BHXH (thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính);

Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc

Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH theo thông báo Phiếu giao nhận 302/…/so.

Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận và gửi thông báo nhận được hồ sơ giấy, giải quyết hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH và trả kết quả đến tải khoàn giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc qua công I-VAN (mẫu 03/TB-TS).

Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) Quản lý Thu.

Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến ghi trên bìa thư

Bước 3: Phòng (Tổ) Thu. Thời hạn 07 ngày làm việc

Tiếp nhận hồ sơ do Phòng ( bộ phận) TNHS chuyển đến.

Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất, in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu.

Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định.

Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện:

Kiểm tra trên dữ liệu đồng bộ để xác định người lao động được cấp 1 sổ hay nhiều sổ BHXH:

Trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH thì thực hiện điều chỉnh nhân thân, thông tin cá nhân trên phần mềm SMS, in Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN và chuyển hồ sơ cho Phòng ( bộ phận) sổ, thẻ.

Trường hợp chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thì thực hiện:

Đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS, xác định mức sai sót trên sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT.

Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS.

Nhập toàn bộ quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển“ trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về.

Ký xác nhận trên hồ sơ điện tử, trình lãnh đạo ký và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT (nếu có) cho Phòng (Tổ) Cấp sổ thẻ.

Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,

Bước 4: Phòng (Tổ) cấp sổ thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.

Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) Quản lý Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên phần mềm SMS:

•  Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có).
•  Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp.
•  Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015, thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (chọn loại XN: “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng BHXH một lần và chọn loại XN: “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng trợ cấp thất nghiệp).
•  Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố.
• Lập phiếu đổi sổ BHXH.
• Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng, cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS theo dữ liệu đã được điều chỉnh:
• Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận)thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ” nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuyển dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in)” nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh).
• Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh).

Đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ thực hiện:

Cắt góc thu hồi thẻ BHYT cũ (nếu có) lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.

Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để thực hiện kiểm tra và in cấp lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh, thực hiện kiểm tra, khoá in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có), in mẫu 07/SBH (nếu có quá trình đóng BHXH đã được xác nhận) kèm Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304.

Đối với trường hợp người lao động chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện:

Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT cũ (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.

Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để thực hiện kiểm tra và in thẻ BHYT, tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); ký điện tử trênphiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT – mẫu C07-TS (nếu có) in và lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.

Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST(không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS).

Trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết)hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại.

Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại sổ không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng.

Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận) TNHS.

Lưu ý:

Hồ sơ cấp lại sổ BHXH lưu tại Phòng (tổ) Cấp sổ, thẻ sau 1 năm chuyển Phòng Quản lý hồ sơ/Bộ phận TNHS của BHXH quận huyện lưu trữ theo quy định.

Cấp lại toàn bộ sổ BHXH (tờ bìa, tờ rời) đối với trường hợp điều chỉnh họ tên hoặc ngày tháng năm sinh. Chỉ cấp lại tờ bìa sổ đối với trường hợp điều chỉnh giới tính hoặc quốc tịch hoặc số CMND.

Đối với tờ bìa sổ (cấp trước ngày 01/02/2016) nếu có sai sót thông tin về nơi cư trú, nguyên quán, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND thì điều chỉnh trên dữ liệu, thu hồi tờ bìa cũ và cấp lại tờ bìa mới nhưng không có những thông tin này.

Đối với mẫu sổ cũ (24 trang hoặc 46 trang) nếu có sai sót thông tin về nơi cư trú, nguyên quán, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND thì điều chỉnh trên dữ liệu, đóng dấu điều chỉnh lên trang 46 và trình lãnh đạo Phòng Cấp sổ, thẻ hoặc Ban Giám đốc BHXH quận, huyện ký theo phân cấp.

3. Dịch vụ tư vấn soạn thảo văn bản

• Tư vấn luật lao động qua tổng đài 19006588.
• Công ty Luật Quang Huy cung cấp mọi dịch vụ soạn thảo văn bản pháp luật.
• Dịch vụ tư vấn luật lao động.

Công ty Luật Quang Huy chuyên tư vấn, soạn thảo hồ sơ và tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan đến dịch vụ tư vấn luật lao động.

Trên đây là: Mẫu phiếu giao nhận hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế cho học sinh sinh viên .Trong quá trình giải quyết vấn đề nếu còn có thắc mắc hay chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi tới Tổng đài tư vấn luật trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được giải đáp, hướng dẫn chi tiết.

Trân trọng./.