Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Thương thảo hợp đồng là hoạt động được tiến hành trước khi các bên giao kết hợp đồng bất kỳ.

Đặc biệt với lĩnh vực đặc thù như đấu thầu, pháp luật đã có những thay đổi căn bản là bổ sung quy trình thương thảo hợp đồng phải thực hiện trước khi trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thay đổi này được đánh giá là sẽ giúp cho bước thương thảo hợp đồng thực sự có ý nghĩa.

Khi tiến hành thương thảo các bên sẽ tiến hành lập biên bản thương thảo hợp đồng, bạn đọc có thể tham khảo mẫu biên bản thương thảo hợp đồng trong lĩnh vực đấu thầu mà Luật Quang Huy cung cấp dưới đây:

1. Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản ghi lại nội dung mà các chủ thể tiến hành thỏa thuận, thống nhất khi tiến hành giao kết hợp đồng.

Đó là những vấn đề liên quan đến nội dung mà các bên dự định ký kết, hợp tác thực hiện.

Trong biên bản thương thảo hợp đồng, cũng ghi nhận cả ý kiến của các bên có liên quan, làm căn cứ để đi đến thống nhất các nội dung trong hợp đồng chính thức.

Trong lĩnh vực đấu thầu, biên bản thương thảo hợp đồng cũng được hiểu với nghĩa tương tự.

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Pháp luật hiện hành không quy định mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cụ thể.

Tùy vào từng trường hợp mà các bên sử dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng với nội dung khác nhau, hướng tới mục đích mà mình đã đặt ra.

Dưới đây chúng tôi cung cấp đến bạn mẫu biên bản thương thảo hợp đồng trong lĩnh vực đấu thầu mà bạn có thể tham khảo:

TẢI MẪU BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

3. Cách viết mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Khi làm biên bản thương thảo hợp đồng các bên cần ghi đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đến các bên, tránh trường hợp sai sót hay nhầm lẫn dẫn đến những rủi ro sau này.

Phần thông tin của các bên trong biên bản:

• Cần ghi rõ thông tin tên tuổi nếu là cá nhân/thông tin tổ chức và người đại diện nếu là tổ chức, địa chỉ, cách thức liên hệ,…
• Điều này giúp phân biệt được giữa chủ thể này với chủ thể khác trong giao kết hợp đồng, là cơ sở quy định quyền và trách nhiệm trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng.

Thông tin nội dung biên bản:

Cần ghi rõ cụ thể, nội dung chi tiết về các vấn đề mà các bên đã thương thảo.

Chẳng hạn như những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng; thương thảo về nhân sự thực hiện hợp đồng,…

Các điều khoản khác theo thỏa thuận và chữ ký của các bên hoặc đại diện hợp pháp của mỗi bên.

4. Quy định về biên bản thương thảo hợp đồng

4.1 Chủ thể biên bản thương thảo hợp đồng

Để đảm bảo tính pháp lý của biên bản thương thảo, bắt buộc phải có sự xác nhận từ bên mời thầu và bên nhà thầu được mời đến thương thảo, bên mời thầu cần có người đại diện ký tên, đóng dấu (nếu có).

4.2 Nội dung biên bản thương thảo hợp đồng

Nội dung của biên bản thương thảo thường bao gồm những nội dung sau:

• Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
• Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có).

Bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

• Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp:

Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu để đảm nhiệm các vị trí chủ nhiệm thiết kế, chủ nhiệm khảo sát (đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp có yêu cầu nhà thầu phải thực hiện một hoặc hai bước thiết kế trước khi thi công), vị trí chỉ huy trưởng công trường, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng.

Trong trường hợp đó, nhà thầu được quyền thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;

• Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
• Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

4.3 Hình thức biên bản thương thảo hợp đồng

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có).

Tóm lại, biên bản thương thảo hợp đồng phải lập thành văn bản.

Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi cung cấp đến bạn về vấn đề: Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất.

Để được tư vấn cụ thể hơn bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn luật trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy.

Trân trọng ./.