Bạn cần biết: Hướng dẫn chi tiết mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn 2025

Bạn đang cần tìm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thông dụng và mới nhất? Sau khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng, việc lập biên bản thanh lý là bước cuối cùng quan trọng giúp bạn chốt dứt quan hệ pháp lý, tránh những tranh chấp không đáng có sau này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 6 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn pháp lý, kèm theo hướng dẫn chi tiết về thủ tục và những lưu ý quan trọng khi áp dụng.

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì và có bắt buộc không?

Theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt trong 07 trường hợp: (1) Hợp đồng đã được hoàn thành; (2) Theo thỏa thuận của các bên; (3) Cá nhân giao kết hợp đồng chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại; (4) Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt; (5) Đối tượng hợp đồng không còn; (6) Hoàn cảnh thay đổi cơ bản; (7) Trường hợp khác theo luật định.

Về mặt pháp lý, hiện không có quy định nào bắt buộc các bên phải lập biên bản thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vẫn thường xuyên sử dụng chế định này nhằm:

• Xác nhận lại việc hai bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hay chưa
• Giải phóng quyền và nghĩa vụ của các bên phát sinh từ hợp đồng
• Ngăn ngừa tranh chấp pháp lý không đáng có sau này

Lưu ý: Nếu các bên không muốn ký biên bản thanh lý riêng, có thể chèn điều khoản “tự thanh lý” ngay trong hợp đồng chính. Ví dụ: “Khi hai bên hoàn thành xong các nghĩa vụ của mình và không có khúc mắc gì xảy ra thì hợp đồng tự thanh lý”.

6 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thông dụng nhất hiện nay

Mẫu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng chung nhất

Mẫu này phù hợp với các giao dịch dân sự giữa cá nhân với cá nhân, không có nhiều điều khoản phức tạp.

Mẫu 2: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Mẫu này dành cho các giao dịch dịch vụ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp với cá nhân, có đầy đủ thông tin về giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.

Mẫu 3: Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

Mẫu này căn cứ vào Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015, phù hợp cho giao dịch mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Mẫu 4: Biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền

Mẫu này đặc biệt quan trọng khi bạn cho vay hoặc vay tiền, giúp xác nhận việc trả nợ đã hoàn tất, tránh tranh chấp về sau.

Mẫu 5: Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới

Áp dụng cho các giao dịch môi giới bất động sản, môi giới thương mại, giúp chốt phí môi giới và chấm dứt quan hệ.

Mẫu 6: Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu kết hợp này thường dùng trong hợp đồng xây dựng, vừa nghiệm thu khối lượng công việc đã hoàn thành, vừa thanh lý hợp đồng. Theo Luật Xây dựng, hợp đồng xây dựng chỉ được thanh lý khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc hợp đồng bị chấm dứt/hủy bỏ.

Chuyên gia pháp lý lưu ý: Mặc dù pháp luật không bắt buộc, nhưng việc lập biên bản thanh lý hợp đồng là “tấm khiên” pháp lý vững chắc, giúp bạn tránh được những rủi ro tranh chấp không đáng có trong tương lai. — Luật sư Nguyễn Đức Hùng

Thủ tục thanh lý hợp đồng chi tiết

Dù không có quy định cụ thể về thủ tục, nhưng thông thường, quy trình thanh lý hợp đồng gồm các bước sau:

1. Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu các nghĩa vụ đã thực hiện theo hợp đồng.
2. Bước 2: Thỏa thuận về việc thanh lý (có thể qua email, văn bản hoặc gặp trực tiếp).
3. Bước 3: Soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng với đầy đủ nội dung.
4. Bước 4: Các bên ký tên, đóng dấu (nếu là tổ chức) và mỗi bên giữ một bản.

Tình huống thực tế: Tranh chấp vì thiếu biên bản thanh lý

Anh Minh (Hà Nội) ký hợp đồng thuê nhà với chị Hoa, thời hạn 1 năm. Sau khi hết hạn, anh Minh trả nhà và chị Hoa trả lại tiền cọc mà không lập biên bản thanh lý. Sáu tháng sau, chị Hoa đột nhiên yêu cầu anh Minh bồi thường 10 triệu đồng vì cho rằng nhà bị hư hỏng trong thời gian anh ở. Vì không có biên bản thanh lý xác nhận tình trạng nhà khi bàn giao, anh Minh gặp rất nhiều khó khăn trong việc chứng minh. Nếu hai bên lập biên bản thanh lý ngay khi trả nhà, vụ việc đã không xảy ra.

Lời khuyên từ luật sư

Khi lập biên bản thanh lý hợp đồng, bạn cần lưu ý các điểm sau:

1. Ghi rõ căn cứ pháp lý: Luôn dẫn chiếu Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản liên quan (Luật Thương mại 2005, Luật Xây dựng…).
2. Xác định rõ nghĩa vụ đã hoàn thành và còn tồn tại: Nếu còn nghĩa vụ chưa thực hiện, phải ghi rõ để tiếp tục thực hiện sau thanh lý.
3. Không kèm điều kiện: Nếu muốn thanh lý dứt điểm, cam kết không khiếu nại sau khi ký.
4. Lưu trữ bản gốc: Mỗi bên giữ ít nhất 01 bản gốc có chữ ký của tất cả các bên.
5. Tham khảo luật sư: Với hợp đồng có giá trị lớn, nên nhờ luật sư soạn thảo hoặc rà soát trước khi ký.