Ki-ốt thông minh và thủ tục hành chính một cửa: 6 điểm mới

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP). Văn bản này tác động trực tiếp đến cách bạn nộp hồ sơ, thời điểm tính thời hạn giải quyết và việc cơ quan nhà nước được phép yêu cầu bạn bổ sung giấy tờ hay không.

Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi những nội dung gì?

Cụ thể, Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung các điều khoản từ Điều 1 đến Điều 12 của văn bản, tác động đến Điều 3, 4, 7, 8, 10, 12, 14, 17, 18, 26, 30 và 35 của Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Đáng chú ý, văn bản được ban hành dựa trên 7 căn cứ pháp lý mới, bao gồm Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15, Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15 và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

Ki-ốt thông minh là gì và bạn được làm gì trên thiết bị này?

Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP), ki-ốt thông minh được định nghĩa là thiết bị đầu cuối chuyên dụng kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Thiết bị này cho phép tổ chức, cá nhân thực hiện 5 nhóm thao tác:

• Tự tra cứu thông tin thủ tục hành chính;
• Nộp hồ sơ trực tuyến;
• Xác thực định danh;
• Thanh toán trực tuyến;
• Nhận kết quả thủ tục hành chính tự động.

Bên cạnh đó, khoản 2b Điều 4 khuyến khích cơ quan, tổ chức triển khai ki-ốt thông minh tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công và Điểm tiếp nhận và trả kết quả. Điều đáng lưu ý là việc sử dụng ki-ốt không làm thay đổi thẩm quyền, trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả của cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan nhà nước có được yêu cầu bạn nộp giấy tờ đã có dữ liệu không?

Quy định mới tại khoản 2a Điều 4 Nghị định 118/2025/NĐ-CP nêu rõ: cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ. Cơ quan nhà nước không được yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp thành phần hồ sơ mà thông tin trong đó đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối chia sẻ theo quy định.

Tuy nhiên, quy định vẫn mở ngoại lệ cho hai trường hợp: (i) không khai thác được dữ liệu do sự cố, thảm họa; hoặc (ii) thông tin chưa chính xác để giải quyết thủ tục hành chính. Trong hai trường hợp này, cơ quan tiếp nhận được quyền yêu cầu bạn bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định.

Khi nào hồ sơ của bạn được tính là đã tiếp nhận đầy đủ?

Khoản 3 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP) quy định thời gian giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ, đúng quy định. Mốc thời gian này phải được thể hiện rõ trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Theo đó, mỗi hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp 01 mã số hồ sơ ghi trong Giấy tiếp nhận. Bạn sử dụng mã số này để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đáng chú ý, thời gian giải quyết thủ tục hành chính được tiếp nhận không phụ thuộc vào địa giới hành chính được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ theo quy định.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết, người tiếp nhận phải có thông báo nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung. Quy định “một lần” này nhằm chấm dứt tình trạng cán bộ trả hồ sơ nhiều lần với các lý do khác nhau.

Bạn có thể nộp hồ sơ ở địa phương khác nơi cư trú không?

Đây là một trong những thay đổi mang tính đột phá của Nghị định 309/2026/NĐ-CP. Theo khoản 4 Điều 14, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc. Điều kiện áp dụng là thủ tục hành chính đó phải đáp ứng yêu cầu về số hóa hồ sơ, xác thực điện tử và liên thông, chia sẻ dữ liệu theo danh mục do cơ quan có thẩm quyền công bố.

Điều này có nghĩa là nếu bạn đang sinh sống tại Hà Nội nhưng có hồ sơ liên quan đến đất đai tại TP. Hồ Chí Minh, và thủ tục đó nằm trong danh mục được công bố, bạn có thể nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi bạn đang ở. Hồ sơ sau đó được luân chuyển về cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Việc xác thực danh tính khi nộp hồ sơ qua ki-ốt thông minh được thực hiện thế nào?

Khoản 2a Điều 17 (bổ sung bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP) quy định đối với hồ sơ nộp qua ki-ốt thông minh, hệ thống tự động thực hiện việc xác thực danh tính qua Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc qua thiết bị đọc thẻ Căn cước. Kết quả xác thực này có giá trị thay thế việc kiểm tra, đối chiếu giấy tờ tùy thân của công dân.

Như vậy, bạn không phải xuất trình thêm CCCD hay hộ chiếu khi đã xác thực thành công qua ki-ốt. Việc tiếp nhận hồ sơ sau đó vẫn thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17.

Tổ chức bộ máy Bộ phận Một cửa các cấp thay đổi ra sao?

Tại khoản 2 Điều 7 (sửa đổi bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP), Chính phủ bổ sung quy định: tại các thành phố, căn cứ đặc thù về quản lý dân cư, điều kiện hạ tầng số, đánh giá mức độ ứng dụng khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, UBND thành phố trình HĐND thành phố quyết định thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh là tổ chức hành chính trực thuộc UBND thành phố (gọi là Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp) và quyết định số lượng Chi nhánh, Điểm tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc. Trường hợp không lựa chọn mô hình này, UBND thành phố quyết định thành lập Trung tâm theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7.

Về nhân sự, điểm c khoản 2 Điều 10 xác định Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và Trung tâm một cấp có 3 nhóm nhân sự: công chức, viên chức, nhân viên thuộc quản lý của Trung tâm; cán bộ, công chức, viên chức do các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cơ quan ngành dọc cử đến; và nhân sự của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ theo hợp đồng lao động.

Đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, khoản 3 Điều 10 quy định lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc tương đương Trưởng phòng và không quá 02 Phó Giám đốc tương đương Phó Trưởng phòng thuộc UBND cấp xã.

Cơ quan cử cán bộ đến Bộ phận Một cửa có trách nhiệm gì?

Theo khoản 8 Điều 12 (sửa đổi bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP), cơ quan cử cán bộ, công chức, viên chức đến Bộ phận Một cửa phải thống nhất với Bộ phận Một cửa về số lượng, danh sách nhân sự. Cơ quan này phải có phương án bố trí nhân sự dự phòng hoặc thay thế bằng nhân sự thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ phận Một cửa để bảo đảm việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ không bị gián đoạn trong các trường hợp cán bộ vắng mặt vì nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng, đi học, đi công tác.

Đặc biệt, trường hợp cán bộ được cử không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có mức độ hài lòng thấp, đơn vị chủ trì có trách nhiệm cử người khác thay thế theo đề nghị của Bộ phận Một cửa. Quy định này gắn trách nhiệm của cơ quan cử người với chất lượng phục vụ thực tế mà người dân, doanh nghiệp đánh giá.

Trách nhiệm của Bộ Công an, Bộ Tư pháp được phân định thế nào?

Khoản 3 Điều 26 (sửa đổi bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP) giao Bộ trưởng Bộ Công an quy định về thông tin dữ liệu được kết nối, chia sẻ giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia với các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và cơ sở dữ liệu dùng chung của cơ quan nhà nước.

Khoản 4 Điều 26 bổ sung nhiệm vụ: Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức thực hiện việc tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến tập trung qua Nền tảng biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo khoản 4 Điều 30 (sửa đổi bởi Nghị định 309/2026/NĐ-CP), Bộ Tư pháp đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công của các bộ, ngành, địa phương.

Tình huống thực tế

Anh Nguyễn Văn A (trú tại Hà Nội) cần thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai đối với thửa đất tại tỉnh Bình Dương. Trước đây, anh phải trực tiếp vào Bình Dương nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính với nhiều giấy tờ photo công chứng.

Sau khi Nghị định 309/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nếu thủ tục đăng ký biến động đất đai nằm trong danh mục được cơ quan có thẩm quyền công bố đáp ứng yêu cầu số hóa, xác thực điện tử, anh A có thể đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại Hà Nội để nộp hồ sơ theo khoản 4 Điều 14. Khi nộp qua ki-ốt thông minh, anh xác thực danh tính qua VNeID hoặc thẻ Căn cước, hệ thống tự động kiểm tra thay vì phải xuất trình CCCD. Với các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu anh nộp lại theo khoản 2a Điều 4.

Lời khuyên từ luật sư

1. Kiểm tra danh mục thủ tục được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới: Không phải mọi thủ tục đều được áp dụng cơ chế này. Bạn
   Bạn đang cần Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp?

   Kết nối ngay với tổng đài Luật Quang Huy để nhận ý kiến tư vấn pháp lý nhanh chóng, bảo mật và hoàn toàn chính xác từ đội ngũ Luật sư chuyên môn.

   Gọi ngay Hotline: 1900.6588
   ⚖️

   Tham vấn chuyên môn bởi: Luật Quang Huy

   Bài viết này được kiểm duyệt và hiệu đính chuyên môn bởi đội ngũ Luật sư của Luật Quang Huy. Chúng tôi cam kết cung cấp thông tin pháp lý chính xác, cập nhật và hữu ích nhất cho quý độc giả.