Biểu mẫu TTHC Quảng Ngãi 2026: Hướng dẫn chi tiết Quyết định 1326/QĐ-UBND

Kể từ ngày 11 tháng 5 năm 2026, tỉnh Quảng Ngãi chính thức áp dụng bộ biểu mẫu mới trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo Quyết định số 1326/QĐ-UBND. Với vai trò là luật sư tư vấn, chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi từ người dân và doanh nghiệp về những thay đổi này. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định mới, giúp quý khách nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi thực hiện TTHC trên địa bàn tỉnh.

Quyết định 1326/QĐ-UBND là gì và thay thế văn bản nào?

Theo nội dung văn bản, Quyết định 1326/QĐ-UBND do Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi Nguyễn Hoàng Giang ký ban hành ngày 11 tháng 5 năm 2026, quy định thống nhất 10 loại biểu mẫu sử dụng trong quá trình giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh. Văn bản này được ban hành dựa trên nhiều căn cứ pháp lý quan trọng, đặc biệt là Nghị định số 118/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 367/2025/NĐ-CP) về cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Điểm đáng chú ý nhất là quy định tại Điều 3: Quyết định này chính thức thay thế các biểu mẫu tại Quyết định số 750/QĐ-UBND ngày 21/11/2024. Như vậy, từ ngày 11/5/2026, mọi giao dịch TTHC tại Quảng Ngãi bắt buộc sử dụng mẫu mới theo quyết định này.

10 biểu mẫu TTHC mới tại Quảng Ngãi gồm những loại nào?

Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1326/QĐ-UBND quy định chi tiết 10 biểu mẫu, chia theo từng giai đoạn của quy trình giải quyết TTHC:

• Mẫu số 01 – Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
• Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
• Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
• Mẫu số 04 – Thông báo xin lỗi và gia hạn thời gian trả kết quả
• Mẫu số 05 – Thông báo dừng giải quyết hồ sơ
• Mẫu số 06 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
• Mẫu số 07 – Sổ theo dõi hồ sơ
• Mẫu số 08 – Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ
• Mẫu số 09 – Thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ
• Mẫu số 10 – Đơn đề nghị rút hồ sơ

Đáng chú ý, các biểu mẫu này được thiết kế song song cho cả hình thức trực tiếp và trực tuyến. Theo Điều 1, các mẫu này được thiết kế sử dụng trên phương tiện điện tử và có thể in trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) khi cần thiết.

Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị khi áp dụng biểu mẫu mới là gì?

Theo Điều 2 của Quyết định, trách nhiệm triển khai được phân công rõ ràng:

Thứ nhất, đối với Thủ trưởng các sở, ban, ngành: phải tổ chức quán triệt và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc sử dụng biểu mẫu mới. Đặc biệt, các đơn vị có trách nhiệm “kịp thời chấn chỉnh và xử lý nghiêm” các trường hợp vi phạm. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để người dân yêu cầu cán bộ thực hiện đúng quy trình.

Thứ hai, đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/cấp xã: cơ quan này đóng vai trò kiểm soát “đầu vào” của quy trình. Cụ thể, Trung tâm phải kiểm soát và phê duyệt nội dung trước khi gửi cho người dân đối với các mẫu quan trọng như:

• Mẫu số 04 – Thông báo xin lỗi và gia hạn thời gian trả kết quả
• Mẫu số 08 – Thông báo bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ
• Mẫu số 09 – Thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ

Đồng thời, Trung tâm cũng phải kiểm tra và xác nhận nội dung tại Mẫu số 05 (Thông báo dừng giải quyết hồ sơ) trước khi trả lại hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

Tình huống thực tế: Người dân cần lưu ý gì khi nhận Mẫu số 04?

Chúng tôi lấy ví dụ về trường hợp ông A nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ngãi. Đến hạn trả kết quả, ông A nhận được Mẫu số 04 – Thông báo xin lỗi và gia hạn thời gian trả kết quả.

Điều ông A cần biết: Mẫu thông báo này phải được Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm soát, phê duyệt trước khi gửi cho ông (theo khoản 2a Điều 2). Nếu nội dung thông báo không rõ lý do gia hạn hoặc không có cơ sở pháp lý, ông A có quyền khiếu nại hoặc phản ánh đến Văn phòng UBND tỉnh để được xem xét.

Bên cạnh đó, khi nhận kết quả giải quyết, ông A cần lưu ý theo ghi chú tại Mẫu số 01:

• Mang theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và CCCD/CC.
• Nếu đi nhận thay phải có giấy giới thiệu của đơn vị hoặc giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền theo quy định pháp luật.
• Hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có) trước khi nhận kết quả.

Lời khuyên từ luật sư khi thực hiện TTHC tại Quảng Ngãi

Trên cơ sở phân tích Quyết định 1326/QĐ-UBND, chúng tôi đưa ra một số khuyến nghị thiết thực cho cá nhân, tổ chức:

1. Lưu giữ cẩn thận Giấy tiếp nhận hồ sơ (Mẫu số 01): Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất. Giấy này ghi rõ thời gian trả kết quả, mã số hồ sơ và là cơ sở để bạn khiếu nại nếu cơ quan chức năng chậm trễ.
2. Kiểm tra kỹ Mẫu số 03 (Phiếu từ chối tiếp nhận): Nếu bị từ chối, bạn có quyền yêu cầu cơ quan nêu rõ lý do cụ thể theo quy định pháp luật. Việc từ chối mơ hồ, không có căn cứ pháp lý là hành vi có thể bị xử lý.
3. Tận dụng tra cứu trực tuyến: Theo Mẫu số 01, bạn có thể truy cập dichvucong.gov.vn hoặc quét mã QR để theo dõi tiến độ hồ sơ. Việc này giúp bạn chủ động nắm bắt tình trạng hồ sơ mà không cần đến trực tiếp.
4. Lưu ý về ủy quyền nhận kết quả: Nếu không thể trực tiếp nhận kết quả, bạn cần chuẩn bị giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền hợp pháp. Việc xuất trình CCCD/CC là bắt buộc.
5. Phản ánh kịp thời khi gặp vướng mắc: Theo khoản 3 Điều 2, mọi vướng mắc phát sinh có thể được phản ánh qua Văn phòng UBND tỉnh để xem xét, điều chỉnh. Đừng ngần ngại sử dụng kênh này khi cần thiết.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc ban hành bộ biểu mẫu mới tại Quyết định 1326/QĐ-UBND thể hiện nỗ lực của tỉnh Quảng Ngãi trong việc hiện đại hóa hành chính, hướng tới sự minh bạch và thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, phù hợp với tinh thần của Nghị định 118/2025/NĐ-CP về cơ chế một cửa quốc gia.

Quy trình xử lý khi bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ

Khi nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/cấp xã, người dân có thể gặp các tình huống sau:

Trường hợp 1: Bị yêu cầu bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02)

Nếu hồ sơ thiếu thành phần, bạn sẽ nhận được Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Phiếu này nêu rõ từng thành phần còn thiếu, số lượng và hình thức (bản chính, bản sao công chứng, bản photo). Bạn nên hoàn thiện trong thời gian sớm nhất để tránh ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết.

Trường hợp 2: Bị từ chối tiếp nhận (Mẫu số 03)

Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, bạn sẽ nhận Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ. Phiếu này bắt buộc phải nêu rõ lý do từ chối theo quy định pháp luật. Nếu lý do không thỏa đáng, bạn có quyền khiếu nại theo quy định của Luật Khiếu nại.

Trường hợp 3: Bị trả lại hồ sơ sau khi đã tiếp nhận (Mẫu số 09)

Trong quá trình thẩm định, nếu cơ quan phát hiện hồ sơ có vấn đề, họ có thể gửi Thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ. Thông báo này phải được Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm soát trước khi gửi đến bạn. Bạn có quyền yêu cầu giải thích rõ căn cứ pháp lý của việc trả lại hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

Việc ban hành Quyết định 1326/QĐ-UBND là một bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính tại Quảng Ngãi. Nếu quý khách có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện TTHC, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong mọi vấn đề pháp lý.