Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ cấp tỉnh 2026

Việc thay đổi cơ cấu tổ chức, mở rộng phạm vi hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện thường khiến nhiều tổ chức gặp khó khăn khi không nắm rõ quy trình pháp lý. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện thủ tục hành chính này theo quy định mới nhất tại Nghị định số 03/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 09/01/2026, được công bố tại Quyết định số 217/QĐ-BNV ngày 09/3/2026 của Bộ Nội vụ.

1. Có những hình thức tổ chức lại quỹ nào theo quy định mới?

Theo Nghị định số 03/2026/NĐ-CP, quỹ xã hội và quỹ từ thiện hoạt động trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể thực hiện các thủ tục sau:

• Hợp nhất quỹ: Hai hoặc nhiều quỹ cùng loại hợp nhất thành một quỹ mới, các quỹ cũ chấm dứt tồn tại.
• Sáp nhập quỹ: Một hoặc nhiều quỹ bị sáp nhập vào một quỹ khác cùng loại, quỹ bị sáp nhập chấm dứt hoạt động.
• Chia quỹ: Một quỹ được chia thành nhiều quỹ mới, quỹ ban đầu chấm dứt tồn tại.
• Tách quỹ: Một phần tài sản, quyền và nghĩa vụ của quỹ được tách ra để thành lập một quỹ mới, quỹ ban đầu vẫn tiếp tục hoạt động.
• Mở rộng phạm vi hoạt động: Quỹ được phép hoạt động trên phạm vi rộng hơn so với giấy phép ban đầu.

2. Hồ sơ đề nghị hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác. Thiếu một trong các giấy tờ sau, hồ sơ của bạn sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận.

• Đơn đề nghị hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ: Trong đó nêu rõ lý do và tên gọi mới của quỹ (theo mẫu quy định).
• Dự thảo điều lệ quỹ (theo mẫu).
• Nghị quyết của Hội đồng quản lý quỹ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ.
• Ý kiến đồng ý bằng văn bản của sáng lập viên hoặc người đại diện hợp pháp của sáng lập viên (nếu có).
• Dự kiến nhân sự Hội đồng quản lý quỹ mới.
• Phương án giải quyết tài sản, tài chính, lao động khi hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ.

3. Hồ sơ đề nghị mở rộng phạm vi hoạt động quỹ cần những giấy tờ nào?

Đối với trường hợp quỹ muốn mở rộng phạm vi hoạt động, bạn cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập và công nhận điều lệ quỹ trên cơ sở mở rộng phạm vi hoạt động (theo mẫu 08).
• Dự thảo điều lệ quỹ (theo mẫu).
• Văn bản của Ban sáng lập quỹ và Nghị quyết của Hội đồng quản lý quỹ về việc mở rộng phạm vi hoạt động.
• Tài liệu chứng minh tài sản đóng góp đảm bảo theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 03/2026/NĐ-CP.
• Sơ yếu lý lịch cá nhân (không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ) nếu có bổ sung sáng lập viên theo Điều 13 Nghị định này.
• Báo cáo về quá trình tổ chức, hoạt động của quỹ và phương hướng hoạt động khi được mở rộng phạm vi.
• Báo cáo về quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của quỹ.
• Báo cáo kiểm toán (nếu có) về quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của quỹ.
• Phương án giải quyết tài sản, tài chính, lao động khi mở rộng phạm vi hoạt động.

4. Thời hạn giải quyết thủ tục là bao lâu?

Theo quy định tại Quyết định số 217/QĐ-BNV, thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ ràng:

• Đối với hợp nhất, sáp nhập, chia, tách quỹ: 45 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp tỉnh) nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Đối với mở rộng phạm vi hoạt động: 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và ý kiến của các cơ quan liên quan.

Lưu ý: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp pháp, cán bộ tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung. Thời gian bổ sung hồ sơ không được tính vào thời hạn 45 ngày làm việc nêu trên.

5. Trình tự thực hiện thủ tục gồm mấy bước?

Quy trình được thực hiện theo 4 bước như sau:

1. Bước 1 – Nộp hồ sơ: Quỹ gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Bạn có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến.
2. Bước 2 – Tiếp nhận và kiểm tra: Cán bộ tiếp nhận xem xét hồ sơ. Nếu thiếu, sẽ yêu cầu bổ sung. Nếu từ chối, phải nêu rõ lý do bằng văn bản.
3. Bước 3 – Thẩm định và lấy ý kiến: Cán bộ nghiên cứu, thẩm định hồ sơ, thực hiện quy trình lấy ý kiến các cơ quan có liên quan. Nếu có ý kiến góp ý, quỹ sẽ được yêu cầu bổ sung thêm.
4. Bước 4 – Ra quyết định: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định cho phép hợp nhất, sáp nhập, chia, tách hoặc mở rộng phạm vi hoạt động. Nếu không đồng ý, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

6. Điều kiện và hệ quả pháp lý sau khi được phép là gì?

Sau khi có quyết định của Chủ tịch UBND cấp tỉnh, quỹ phải thực hiện một số nghĩa vụ quan trọng:

• Đối với hợp nhất, sáp nhập, chia quỹ: Các quỹ cũ chấm dứt tồn tại. Quyền và nghĩa vụ được chuyển giao cho quỹ mới hoặc quỹ sáp nhập.
• Đối với tách quỹ: Quỹ bị tách và quỹ được tách (quỹ thành lập mới) phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về nghĩa vụ của quỹ trước khi tách.
• Quỹ mới thành lập do chia, tách phải đảm bảo điều kiện về sáng lập viên, tài sản đóng góp thành lập quỹ.
• Sau khi được phép: Quỹ phải thực hiện việc công nhận quỹ đủ điều kiện hoạt động và công nhận Hội đồng quản lý quỹ theo Điều 24, 26, 27 Nghị định 03/2026/NĐ-CP.
• Đối với trường hợp mở rộng phạm vi: Quỹ phải công bố việc mở rộng phạm vi hoạt động và thực hiện các thủ tục công nhận tương tự.

7. Cách thức nộp hồ sơ và tính ngày tiếp nhận

Bạn có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại UBND cấp tỉnh.
• Qua dịch vụ bưu chính – ngày tiếp nhận hồ sơ được tính theo ngày ghi trên dấu công văn đến.
• Qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến của tỉnh.

Lời khuyên từ luật sư

Để quá trình xin phép diễn ra thuận lợi, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý những điểm sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu: Kiểm tra kỹ danh mục hồ sơ, đặc biệt là các tài liệu chứng minh tài sản và phương án giải quyết tài chính. Thiếu một giấy tờ có thể kéo dài thời gian xử lý thêm nhiều tuần.
2. Đảm bảo nội dung phương án tài sản, tài chính, lao động: Đây là phần dễ bị yêu cầu bổ sung nhất. Phương án cần chi tiết, rõ ràng, thể hiện được việc chuyển giao quyền và nghĩa vụ.
3. Xác nhận văn bản đến: Dù nộp theo hình thức nào, hãy chắc chắn bạn có xác nhận văn bản đến của cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ tính thời hạn 45 ngày làm việc.
4. Tham khảo mẫu hồ sơ: Các mẫu đơn, mẫu điều lệ quỹ được quy định cụ thể. Sử dụng đúng mẫu sẽ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh hơn.
5. Chuẩn bị kế hoạch cho giai đoạn sau phê duyệt: Sau khi có quyết định, bạn còn phải thực hiện thủ tục công nhận quỹ đủ điều kiện hoạt động và công nhận Hội đồng quản lý quỹ.