Đổi thẻ BHYT 2026: Hồ sơ, thủ tục và thời gian giải quyết mới nhất

Việc đổi thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) tưởng chừng đơn giản nhưng không ít người gặp lúng túng khi cần chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn nơi nộp và thắc mắc về thời gian giải quyết. Đặc biệt, từ khi Nghị định 188/2025/NĐ-CP và Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 có hiệu lực, nhiều quy định về thủ tục đã có sự thay đổi quan trọng so với trước đây, đặc biệt là sự ra đời của thẻ BHYT bản điện tử.

Trong bài viết này, chúng tôi – đội ngũ luật sư tư vấn bảo hiểm xã hội – sẽ hướng dẫn quý khách một cách chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục đổi thẻ BHYT mới nhất năm 2026, bao gồm các trường hợp được đổi, hồ sơ cần chuẩn bị, các cách nộp hồ sơ cũng như thời gian giải quyết cụ thể.

1. Trường hợp nào được đổi thẻ bảo hiểm y tế?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Bảo hiểm y tế 2008 (số 25/2008/QH12), thẻ BHYT được đổi trong các trường hợp sau:

• Thẻ bị rách, nát hoặc hỏng không còn sử dụng được;
• Thay đổi nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu (ví dụ: chuyển công tác, chuyển nơi cư trú đến địa phương khác);
• Thông tin ghi trong thẻ không đúng (sai họ tên, ngày sinh, giới tính, mã số BHXH…).

Lưu ý quan trọng: Trong thời gian chờ đổi thẻ, người tham gia BHYT vẫn được hưởng đầy đủ quyền lợi BHYT theo quy định của pháp luật. Quý khách không cần lo lắng về việc khám chữa bệnh sẽ bị gián đoạn.

Điểm mới đáng chú ý: Bên cạnh thẻ BHYT bản giấy truyền thống, pháp luật hiện nay đã chính thức quy định về thẻ BHYT bản điện tử. Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 188/2025/NĐ-CP, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp cho từng người tham gia thẻ BHYT bản điện tử; trường hợp người tham gia có yêu cầu thì được cấp thẻ BHYT bản giấy.

2. Hồ sơ đổi thẻ bảo hiểm y tế cần chuẩn bị những gì?

Thủ tục cấp thẻ BHYT – bao gồm cấp lần đầu, cấp lại và điều chỉnh thông tin trên thẻ – hiện được hướng dẫn tại Điều 11 Nghị định 188/2025/NĐ-CP và Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026. Tùy thuộc vào nhóm đối tượng tham gia mà hồ sơ sẽ có sự khác biệt:

2.1. Đối với người chỉ tham gia BHYT

Người tham gia cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm y tế – Mẫu số 2 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP;
• Bản chụp giấy tờ, tài liệu liên quan nếu đề nghị thay đổi thông tin nhân thân hoặc thông tin về quyền lợi BHYT (ví dụ: bản chụp CCCD, sổ hộ khẩu, giấy tờ chứng minh đối tượng ưu đãi…).

Mẫu số 2 được sử dụng trong các trường hợp như thay đổi thông tin cá nhân, thay đổi nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu hoặc đề nghị cấp lại thẻ BHYT do thẻ bị hỏng, rách.

2.2. Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

Theo Điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH, người tham gia cần kê khai:

• Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS;
• Bản sao giấy tờ liên quan nếu có (bản sao CCCD, giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin…).

Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể được nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

2.3. Đối với cơ quan, tổ chức quản lý người tham gia

Cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng (ví dụ: trường học quản lý học sinh, sinh viên; UBND xã quản lý người thuộc diện hộ nghèo…) thực hiện kê khai theo Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP để gửi cơ quan BHXH.

3. Trình tự, thủ tục đổi thẻ bảo hiểm y tế như thế nào?

Theo quy định mới, người tham gia hoàn toàn có thể chủ động lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp với điều kiện của mình:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tuyến

Khoản 2 Điều 11 Nghị định 188/2025/NĐ-CP cho phép người tham gia hoặc cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng kê khai hồ sơ trên:

• Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn);
• Ứng dụng của cơ quan bảo hiểm xã hội (VssID).

Các bước thực hiện:

1. Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản đã đăng ký;
2. Lựa chọn thủ tục “Cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh thông tin thẻ BHYT”;
3. Kê khai đầy đủ thông tin theo mẫu;
4. Tải lên giấy tờ chứng minh kèm theo (nếu có);
5. Gửi hồ sơ và nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Đối với đơn vị sử dụng lao động, hồ sơ điện tử có thể được gửi qua hệ thống giao dịch điện tử của ngành BHXH hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

Cách 2: Nộp hồ sơ trực tiếp

Người tham gia có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH được giao tiếp nhận hồ sơ (BHXH quận/huyện nơi cư trú hoặc nơi quản lý).

Tùy từng nhóm đối tượng, hồ sơ cũng có thể được nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người tham gia để chuyển đến cơ quan BHXH.

Điểm thuận lợi mới: Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT mà không thay đổi thông tin, cơ quan BHXH cơ sở và BHXH tỉnh có thể giải quyết cho người tham gia do cơ quan BHXH ở địa phương khác quản lý. Điều này giúp người lao động đi làm xa quê không phải về tận nơi đăng ký ban đầu để làm thủ tục.

Cách 3: Gửi qua dịch vụ bưu chính

Ngoài hai cách trên, người tham gia hoặc cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng có thể gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích đến cơ quan BHXH được giao nhiệm vụ tiếp nhận. Đây là lựa chọn phù hợp cho những người ở xa, không có điều kiện đến trực tiếp hoặc không thành thạo công nghệ thông tin.

4. Đổi thẻ bảo hiểm y tế mất bao lâu?

Theo điểm d khoản 2 Điều 11 Nghị định 188/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết thủ tục đổi thẻ BHYT hiện nay là:

Mức thời gian: 05 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Cụ thể cách thức trả kết quả:

• Đối với thẻ BHYT bản điện tử: Cơ quan BHXH trả kết quả vào ứng dụng VssID, hòm thư điện tử cá nhân của người tham gia và liên kết với tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2;
• Đối với thẻ BHYT bản giấy: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan BHXH chuyển thẻ cho người tham gia hoặc cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng để chuyển cho người tham gia.

5. Tình huống thực tế thường gặp

Tình huống 1: Chị H. (30 tuổi, ở Hà Nội) chuyển công tác từ quận Cầu Giấy về quận Nam Từ Liêm, muốn đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu từ Bệnh viện E sang Bệnh viện Đa khoa Nam Từ Liêm. Chị H. thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại công ty.

Giải quyết: Chị H. cần kê khai Mẫu TK1-TS gửi về phòng nhân sự công ty. Công ty sẽ tổng hợp và gửi hồ sơ điện tử qua hệ thống giao dịch điện tử của BHXH. Trong vòng 05 ngày làm việc, chị sẽ nhận được thẻ BHYT mới với nơi khám chữa bệnh ban đầu đã được cập nhật trên ứng dụng VssID.

Tình huống 2: Ông T. (65 tuổi, ở huyện Ba Vì, Hà Nội) làm thẻ BHYT hộ gia đình bị rách nát do để trong ví lâu ngày. Ông không quen sử dụng điện thoại thông minh.

Giải quyết: Ông T. có thể đến trực tiếp Bộ phận Một cửa BHXH huyện Ba Vì mang theo CCCD và thẻ BHYT cũ, kê khai Mẫu số 2. Cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn cụ thể. Nếu ngại đi lại, ông có thể nhờ con cháu gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

6. Lời khuyên từ luật sư về việc đổi thẻ BHYT

Dựa trên các quy định mới nhất, chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý quan trọng để quý khách thực hiện thủ tục đổi thẻ BHYT một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất:

1. Ưu tiên đăng ký thẻ BHYT điện tử: Thẻ điện tử không lo bị rách, mất, hỏng và luôn có sẵn trên ứng dụng VssID. Khi đi khám chữa bệnh, quý khách chỉ cần xuất trình CCCD gắn chip hoặc ứng dụng VssID là được.
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi kê khai: Sai sót dù nhỏ trong hồ sơ (sai số CCCD, sai địa chỉ, sai mã đơn vị…) cũng sẽ khiến hồ sơ bị từ chối và làm kéo dài thời gian giải quyết.
3. Chụp rõ ràng, đầy đủ giấy tờ kèm theo: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, cần đảm bảo các bản chụp CCCD, giấy tờ chứng minh rõ nét, đúng quy định để tránh bị yêu cầu bổ sung.
4. Theo dõi kết quả giải quyết: Quý khách nên kiểm tra trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VssID sau 03 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ.
5. Giữ lại Giấy tiếp nhận hồ sơ: Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng để đối chiếu nếu có bất kỳ tranh chấp hoặc chậm trễ nào xảy ra trong quá trình giải quyết.

7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục đổi thẻ BHYT