Hợp đồng lao động bằng lời nói: Khi nào được phép và rủi ro pháp lý cần biết

Khi bạn bắt đầu một công việc thời vụ ngắn hạn, chỉ kéo dài vài tuần, liệu có cần thiết phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản hay chỉ cần thỏa thuận miệng? Đây là thắc mắc của rất nhiều người lao động và cả người sử dụng lao động. Trong bài viết này, chúng tôi – với tư cách là luật sư tư vấn lao động – sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật, các trường hợp ngoại lệ và những rủi ro tiềm ẩn khi giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói.

Hợp đồng lao động bằng lời nói được pháp luật quy định như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021), hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng lời nói trong trường hợp hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng. Tuy nhiên, quy định này có ba ngoại lệ quan trọng mà bạn cần đặc biệt lưu ý.

Cụ thể, khoản 2 Điều 14 quy định: “Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Ba trường hợp ngoại lệ bắt buộc phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản dù thời hạn dưới 01 tháng

Đáng chú ý, pháp luật lao động Việt Nam quy định ba trường hợp đặc biệt mà ngay cả khi hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, các bên vẫn bắt buộc phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản. Cụ thể:

1. Trường hợp thứ nhất – Khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019: Công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng đối với nhóm lao động từ đủ 18 tuổi trở lên. Trong trường hợp này, việc ký hợp đồng do nhóm lao động ủy quyền cho một người lao động trong nhóm ký. Ngay cả khi thời hạn dưới 01 tháng, vẫn phải lập văn bản vì tính chất đặc thù của nhóm lao động.
2. Trường hợp thứ hai – Điểm a khoản 1 Điều 145 Bộ luật Lao động 2019: Khi ký hợp đồng lao động với người chưa đủ 15 tuổi. Trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản giữa người sử dụng lao động và người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi. Đây là quy định bảo vệ đặc biệt dành cho lao động chưa thành niên.
3. Trường hợp thứ ba – Khoản 1 Điều 162 Bộ luật Lao động 2019: Khi ký hợp đồng lao động với người lao động là người giúp việc gia đình. Dù thời hạn hợp đồng ngắn đến đâu, hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình vẫn phải được giao kết bằng văn bản.

Quy định chi tiết về thời hạn hợp đồng lao động bằng lời nói

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, điểm mấu chốt để xác định có được giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói hay không chính là thời hạn của hợp đồng. Cụ thể:

• Nếu hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng (tức từ 29 ngày trở xuống) và không thuộc ba trường hợp ngoại lệ nêu trên → Được phép giao kết bằng lời nói.
• Nếu hợp đồng có thời hạn từ 01 tháng trở lên → Bắt buộc phải giao kết bằng văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu (có giá trị như bản gốc).

Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: “Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.” Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.

Tình huống thực tế: Khi nào nên và không nên thỏa thuận miệng?

Tình huống 1 – Nên thỏa thuận miệng: Chị Hoa được nhận làm nhân viên bán hàng tạm thời cho một cửa hàng thời trang trong 20 ngày để phục vụ mùa khai trương. Chị Hoa từ đủ 18 tuổi và không thuộc đối tượng lao động giúp việc gia đình. Trong trường hợp này, hai bên hoàn toàn có thể thỏa thuận miệng về mức lương, thời gian làm việc và công việc cụ thể.

Tình huống 2 – Không nên thỏa thuận miệng: Anh Tuấn nhận làm giúp việc gia đình cho một gia đình trong 15 ngày. Dù thời hạn dưới 01 tháng, nhưng theo khoản 1 Điều 162 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình bắt buộc phải lập thành văn bản. Nếu chỉ thỏa thuận miệng, cả hai bên đều có nguy cơ gặp rủi ro pháp lý.

Rủi ro thực tiễn khi giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói

Mặc dù pháp luật cho phép, nhưng với tư cách luật sư tư vấn, chúng tôi khuyến nghị bạn nên cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn hình thức hợp đồng lao động bằng lời nói. Dưới đây là những rủi ro phổ biến:

• Khó xác định nội dung hợp đồng: Khi không có văn bản cụ thể, các bên dễ xảy ra tranh chấp về mức lương, thời gian làm việc, công việc phải thực hiện, chế độ nghỉ ngơi, bảo hiểm…
• Khó khăn trong việc chứng minh khi xảy ra tranh chấp: Trong vụ việc thực tế tại Tòa án, khi người lao động và người sử dụng lao động đưa ra các lời khai khác nhau về thỏa thuận ban đầu, việc không có bằng chứng ghi nhận khiến tòa án gặp nhiều khó khăn trong việc xác định sự thật.
• Thiệt thòi cho người lao động về quyền lợi bảo hiểm xã hội: Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, hợp đồng lao động bằng lời nói thường không đủ cơ sở để người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động, dù thời hạn hợp đồng có đủ điều kiện.
• Rủi ro về trách nhiệm pháp lý: Nếu có tranh chấp về tiền lương, tiền công, người lao động sẽ rất khó chứng minh mức lương đã thỏa thuận.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tiễn, chúng tôi đưa ra những lời khuyên sau để bạn bảo vệ quyền lợi của mình:

1. Luôn ưu tiên hợp đồng bằng văn bản: Ngay cả khi được phép thỏa thuận miệng, bạn nên yêu cầu ký hợp đồng lao động bằng văn bản để có căn cứ pháp lý rõ ràng. Một bản hợp đồng ngắn gọn, đơn giản vẫn tốt hơn là không có gì.
2. Sử dụng hợp đồng điện tử: Theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Đây là giải pháp tiện lợi, nhanh chóng cho các công việc ngắn hạn.
3. Ghi nhận bằng chứng: Nếu bắt buộc phải thỏa thuận miệng, hãy cố gắng ghi lại nội dung thỏa thuận qua tin nhắn, email, ghi âm (với sự đồng ý của bên kia) hoặc có người làm chứng.
4. Kiểm tra kỹ ba trường hợp ngoại lệ: Trước khi quyết định thỏa thuận miệng, hãy chắc chắn rằng công việc của bạn không thuộc một trong ba trường hợp bắt buộc phải ký văn bản nêu trên.
5. Tham khảo ý kiến luật sư: Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quyền lợi và nghĩa vụ, đừng ngần ngại liên hệ với luật sư lao động để được tư vấn cụ thể.