Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

      Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. Với quy định trên của pháp luật, nhiều cá nhân, tổ chức chưa thực sự hiểu rõ về cấp bản sao trích lục hộ tịch. Với bài viết này, Luật Quang Huy hướng dẫn rõ hơn về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định mới nhất hiện nay.

Cơ sở pháp lý

• Bộ Luật Dân sự năm 2015
• Luật Hộ tịch năm 2014
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch năm 2014

Hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch

      Đối với thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, người có yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xuất trình như Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp ).

      Ngoài giấy tờ cần xuất trình, người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cần nộp các giấy tờ sau:

      Thứ nhất, người có yêu cầu trích lục hộ tịch nộp tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.

      Trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức thì chuẩn bị văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do.

      Thứ hai, người có yêu cầu trích lục hộ tịch nộp văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

      Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

      Thứ ba, trong trường hợp người có yêu cầu trích lục hộ tịch gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân dân

      Trên đây là toàn bộ hồ sơ mà cá nhân hay cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị cho thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch

      Căn cứ Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

      Căn cứ điểm đ Khoản 1 Điều 71 Luật Hộ tịch năm 2014 có quy định trách nhiệm Ủy ban nhân dân cấp xã trong quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

      Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào. 

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

      Căn cứ Khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

      Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Kiểm tra hồ sơ

      Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người có yêu cầu, người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai cùng tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.

      Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình và không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

      Trường hợp nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thì người tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, người có yêu cầu bổ sung hồ sơ mà không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì người tiếp nhận hồ sơ phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, người tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.

      Đối với những hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

Tiến hành cấp bản sao trích lục hộ tịch

      Căn cứ Khoản 3 Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 có quy định ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu xét thấy hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

      Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nếu nội dung tư vấn còn chưa rõ, có nội dung gây hiểu nhầm hoặc có thắc mắc cần tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể kết nối tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24h qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.