Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký lại khai sinh

Chào luật sư! Tôi sinh năm 1986, hiện đang sinh sống và làm việc ở Thái Bình. Gần đây, tôi có công việc cần sử dụng tới giấy khai sinh bản gốc, nhưng hiện tại tôi đã bị thất lạc mất giấy khai sinh. Tôi có lên UBND xã yêu cầu cấp lại thì Sổ hộ tịch ở xã cũng bị thất lạc, không cấp trích lục khai sinh cho tôi được. Vậy cho tôi hỏi, trường hợp của tôi có thể được cấp lại khai sinh không? Đăng ký lại khai sinh ở đâu? Thủ tục làm lại giấy khai sinh như thế nào? Mong luật sư sớm giải đáp cho tôi. Tôi cảm ơn.

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến cho Tổng đài tư vấn của Luật Quang Huy. Về vấn đề thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định của pháp luật năm 2020 của bạn chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Căn cứ pháp lý

• Luật hộ tịch năm 2014
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch;

Trường hợp nào được đăng ký lại khai sinh?

Điều kiện đăng ký khai sinh lại được quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

….

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh thì phải đáp ứng điều kiện đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 và Sổ hộ tịch cùng với bản chính giấy khai sinh đều bị mất. Cũng cần lưu ý rằng, cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận yêu cầu cấp lại giấy khai sinh đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại còn sống ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ, mà không cấp lại giấy khai sinh cho người đã chết.

Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh

Vậy, mất giấy khai sinh gốc làm lại ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền cấp lại giấy khai sinh?

Khoản 1 Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch quy định về thẩm quyền đăng ký khai sinh lại như sau:

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.

Như vậy, trong trường hợp của bạn, bạn có thể mang hồ sơ xin cấp lại giấy khai sinh tại UBND cấp xã nơi bạn đã đăng ký khai sinh hoặc UBND cấp xã nơi bạn đang cư trú để làm các thủ tục cấp lại giấy khai sinh.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP có quy định về hồ sơ đăng ký lại giấy khai sinh như sau:

1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Theo đó, khi làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh, người yêu cầu cấp lại giấy này cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm:

•  Tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh theo mẫu. Trong mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bị mất giấy khai sinh bản gốc.
• Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh lại mà không có bản sao Giấy khai sinh được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh, thì những giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại việc sinh:

• Giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú.
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại việc sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quy định.

Thủ tục đăng ký lại giấy khai sinh

Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên của người tiếp nhận.

Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Trường hợp việc đăng ký lại này được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy việc đăng ký lại giấy khai sinh chính xác, đúng quy định pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh lại ký vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp Giấy khai sinh cho người có yêu cầu.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về quy định của pháp luật về thủ tục đăng ký khai sinh lại. Nếu có thắc mắc cần được giải đáp hoặc mong muốn được Luật sư trợ giúp về các vấn đề liên quan hoặc muốn sử dụng dịch vụ làm lại giấy khai sinh, bạn vui lòng liên hệ tới Luật sư tư vấn hôn nhân và gia đình qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy.

Trân trọng./.