Hướng dẫn chi tiết thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH từ ngày 01/07/2026

Khi tiền lương theo hợp đồng lao động thay đổi, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH để cập nhật mức đóng mới. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình, hồ sơ, thời hạn và tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh mức đóng BHXH cho người lao động?

Theo tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các trường hợp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh đóng BHXH bao gồm:

• Tăng mới lao động;
• Báo giảm lao động khi người lao động chuyển đi, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc;
• Báo giảm do nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);
• Báo giảm do nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
• Điều chỉnh đóng BHXH khi người lao động thay đổi tiền lương đóng BHXH.

Đáng chú ý, việc điều chỉnh mức đóng BHXH phải được thực hiện ngay khi có sự thay đổi về tiền lương, nhằm tránh ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng các chế độ bảo hiểm sau này.

Hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH gồm những giấy tờ gì?

Theo quy định tại Quyết định 896/QĐ-BHXH, thành phần hồ sơ cụ thể như sau:

Đối với người lao động

• Nếu đã có mã số BHXH: cung cấp mã số cho đơn vị sử dụng lao động.
• Nếu chưa có mã số BHXH hoặc tra cứu không thấy: lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS).

Đối với đơn vị sử dụng lao động

• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-LT);
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH thực hiện như thế nào?

Theo tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Trình tự thực hiện

1. Bước 1: Người lao động cung cấp mã số BHXH (hoặc lập Tờ khai TK1-TS nếu chưa có). Đơn vị sử dụng lao động lập Mẫu D02-LT và Mẫu D01-TS, sau đó nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH.
2. Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ.
3. Bước 3: Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết.

Cách thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ điện tử: Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, hoặc qua tổ chức I-VAN, hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Qua Bưu chính: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Thời hạn giải quyết

• Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
• Không quá 05 ngày đối với các trường hợp còn lại (giảm lao động, điều chỉnh giảm lương, v.v.).

Kết quả giải quyết

• Trường hợp tăng, giảm lao động: Nhận lại Sổ bảo hiểm xã hội và Thẻ bảo hiểm y tế đã được cập nhật;
• Trường hợp điều chỉnh tăng, giảm tiền lương đã đóng: Cơ quan BHXH ghi nhận kết quả vào cơ sở dữ liệu mà không cấp giấy tờ mới.

Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc hiện nay là bao nhiêu?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, mức đóng BHXH bắt buộc được quy định như sau:

Lưu ý: (*) Riêng đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu đủ điều kiện, có văn bản đề nghị và được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận thì được đóng vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp với mức thấp hơn là 0,3%.

Tình huống thực tế: Công ty tăng lương cho nhân viên, cần làm gì?

Anh Minh là nhân viên kế toán tại Công ty TNHH ABC. Tháng 7/2026, công ty quyết định tăng lương cho anh Minh từ 10 triệu đồng lên 12 triệu đồng/tháng. Theo quy định, công ty phải thực hiện thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH cho anh Minh. Công ty lập Mẫu D02-LT và D01-TS, nộp hồ sơ điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH. Sau 2 ngày làm việc, cơ quan BHXH đã ghi nhận mức lương mới vào cơ sở dữ liệu. Nhờ đó, anh Minh được hưởng các chế độ BHXH với mức cao hơn khi có nhu cầu.

Lời khuyên từ luật sư

1. Thực hiện ngay khi có thay đổi: Doanh nghiệp nên tiến hành thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH trong vòng 3-5 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi lương, để tránh bị truy thu hoặc xử phạt vi phạm hành chính.
2. Ưu tiên nộp hồ sơ điện tử: Hình thức nộp hồ sơ điện tử qua Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc I-VAN giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và được xử lý nhanh hơn so với nộp trực tiếp.
3. Kiểm tra mã số BHXH của NLĐ: Trước khi lập hồ sơ, cần kiểm tra mã số BHXH của người lao động trên hệ thống để tránh trường hợp phải bổ sung Tờ khai TK1-TS gây chậm trễ.
4. Lưu trữ hồ sơ gốc: Doanh nghiệp nên lưu giữ bản sao hoặc bản chụp hồ sơ đã nộp, cùng với biên nhận hồ sơ để đối chiếu khi cần thiết.
5. Theo dõi thời hạn giải quyết: Nếu quá thời hạn 03 ngày (tăng lương) hoặc 05 ngày (các trường hợp khác) mà chưa nhận được kết quả, doanh nghiệp có quyền khiếu nại trực tiếp đến cơ quan BHXH hoặc qua đường dây nóng.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là thông tin chi tiết về thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH mới nhất. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6588 (tổng đài tư vấn miễn phí) hoặc 090 222 9061 (dịch vụ luật sư tư vấn có phí). Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!