Hướng dẫn chi tiết kê khai mẫu D05-TS danh sách tham gia BHXH tự nguyện năm 2026

Trong bối cảnh chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) tự nguyện ngày càng được mở rộng, việc nắm rõ cách kê khai mẫu danh sách tham gia là điều kiện tiên quyết để người lao động tự do, nông dân, tiểu thương… được hưởng lương hưu và các chế độ an sinh xã hội. Ngày 29/4/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH quy định quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Theo đó, từ ngày 01/5/2026, mẫu danh sách tham gia BHXH tự nguyện chính thức được áp dụng theo Mẫu D05-TS. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi từng cột trong mẫu, giúp quý khách tự tin hoàn thiện hồ sơ.

Mẫu D05-TS áp dụng cho ai và trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH, mẫu D05-TS được sử dụng khi tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng (ví dụ: đại lý thu BHXH, Ủy ban nhân dân xã, hội nông dân…) lập danh sách người tham gia BHXH tự nguyện. Các trường hợp cụ thể bao gồm:

• Người tham gia lần đầu (tăng mới).
• Người đóng tiếp theo kỳ hạn đã đăng ký.
• Người đóng lại sau thời gian gián đoạn.
• Thay đổi phương thức đóng (từ đóng hàng tháng sang đóng 3 tháng/lần, 6 tháng/lần…) hoặc thay đổi mức thu nhập làm căn cứ đóng.

Đối tượng tham gia BHXH tự nguyện theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025) bao gồm:

• Công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên, không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và không đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.
• Người đang tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc (trừ trường hợp hai bên thỏa thuận đóng BHXH bắt buộc).

Cách ghi thông tin chung trên mẫu D05-TS

Trước khi điền danh sách người tham gia, quý khách cần hoàn thiện phần Thông tin chung ở đầu mẫu:

• (1) Tên tổ chức: Ghi đầy đủ tên tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng đã đăng ký với cơ quan BHXH. Ví dụ: “Đại lý thu BHXH xã An Phú” hoặc “Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Bình Dương”.
• (2) Mã tổ chức: Ghi mã do cơ quan BHXH cấp cho tổ chức đó. Mỗi tổ chức có một mã riêng.
• (3) Họ và tên người lập: Ghi đầy đủ họ tên của nhân viên thu (người trực tiếp lập danh sách), kèm mã nhân viên thu do cơ quan BHXH cấp.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi từng cột trong danh sách người tham gia

Phần danh sách người tham gia gồm 14 cột (từ cột A đến cột 14). Dưới đây là cách ghi chi tiết từng cột, dựa trên quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH:

Cột A, B, 1 và 2: Thông tin nhân thân

• Cột A (Số thứ tự): Ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn (1, 2, 3…).
• Cột B (Họ và tên): Ghi họ, tên đầy đủ của người tham gia BHXH tự nguyện (viết chữ in hoa có dấu, đúng với căn cước công dân).
• Cột 1 (Mã số BHXH): Ghi mã số BHXH của người tham gia (mã này do cơ quan BHXH cấp khi đăng ký lần đầu).
• Cột 2 (Ngày sinh): Ghi ngày, tháng, năm sinh theo định dạng DD/MM/YYYY, dựa trên căn cước/căn cước công dân.

Cột 3 và 4: Thời gian đóng BHXH

• Cột 3 (Từ tháng, năm đóng): Ghi tháng, năm bắt đầu kỳ đóng. Ví dụ: 05/2026.
• Cột 4 (Số tháng đóng): Ghi số tháng đóng mới, đóng tiếp hoặc đóng lại. Ví dụ: nếu đóng 3 tháng, ghi “3”.

Cột 5 và 6: Mức thu nhập và số tiền đóng

• Cột 5 (Mức thu nhập tháng): Ghi mức thu nhập tháng mà người tham gia chọn làm căn cứ đóng BHXH tự nguyện. Mức này do người tham gia tự lựa chọn, nhưng phải nằm trong khoảng từ mức chuẩn nghèo nông thôn (năm 2026 là 1.500.000 đồng/tháng theo Nghị định 07/2021/NĐ-CP, nhưng cần cập nhật theo quy định mới nhất) đến tối đa 20 lần mức lương cơ sở (hiện tại mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng từ 01/7/2024, nhưng năm 2026 có thể thay đổi).
• Cột 6 (Số tiền đóng phải đóng): Tính theo công thức: Cột 4 × Cột 5 × 22%. Ví dụ: 3 tháng × 5.000.000 đồng × 22% = 3.300.000 đồng.

Cột 7: Số tiền thực tế người tham gia phải đóng

Công thức tính: Cột 7 = Cột 4 × Cột 5 × 22% – (Cột 9 × Mức chuẩn nghèo nông thôn) – Cột 11 – Cột 13. Trong đó:

• Cột 9 là tỷ lệ ngân sách nhà nước hỗ trợ thêm (nếu có).
• Cột 11 là tỷ lệ hỗ trợ khác từ tổ chức, cá nhân.
• Cột 13 là loại sổ BHXH (điện tử hoặc giấy).

Lưu ý: Nếu người tham gia không thuộc diện được hỗ trợ, cột 7 bằng cột 6.

Cột 8 và 9: Tỷ lệ hỗ trợ từ ngân sách nhà nước

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức hỗ trợ đóng BHXH tự nguyện từ ngân sách nhà nước được tính dựa trên mức chuẩn nghèo nông thôn (hiện tại là 1.500.000 đồng/tháng). Cụ thể:

• Cột 8 (Tỷ lệ hỗ trợ):
  • 50% đối với người thuộc hộ nghèo, người đang sinh sống tại xã đảo, đặc khu theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
  • 40% đối với người thuộc hộ cận nghèo.
  • 30% đối với người là dân tộc thiểu số.
  • 20% đối với các đối tượng khác (không thuộc ba nhóm trên).
• Cột 9 (Tỷ lệ hỗ trợ thêm): Chỉ ghi khi có quy định hỗ trợ thêm từ ngân sách nhà nước (ví dụ: hỗ trợ thêm cho vùng đặc biệt khó khăn). Nếu hỗ trợ bằng tiền, để trống cột này và ghi số tiền trực tiếp vào cột 10.

Cột 10, 11, 12: Số tiền hỗ trợ thêm

• Cột 10 (Số tiền ngân sách hỗ trợ thêm): Tính bằng công thức: Cột 4 × Cột 9 × Mức chuẩn nghèo nông thôn × 22%. Nếu hỗ trợ bằng tiền, ghi trực tiếp số tiền (ví dụ: 500.000 đồng).
• Cột 11 (Tỷ lệ hỗ trợ khác): Ghi tỷ lệ hỗ trợ từ tổ chức, cá nhân (ví dụ: 10%). Nếu hỗ trợ bằng tiền, để trống.
• Cột 12 (Số tiền hỗ trợ khác): Tính: Cột 4 × Cột 11 × Mức chuẩn nghèo nông thôn × 22%. Nếu hỗ trợ bằng tiền, ghi số tiền trực tiếp.

Cột 13 và 14: Thông tin bổ sung

• Cột 13 (Loại sổ BHXH): Ghi cụ thể loại sổ: “Bản điện tử” hoặc “Bản giấy”.
• Cột 14 (Loại tăng): Ghi loại hình tham gia: “Tăng mới”, “Đóng tiếp”, “Đăng ký lại”, “Thay đổi phương thức đóng”, v.v.

Tình huống thực tế: Bà Nguyễn Thị Hoa đăng ký BHXH tự nguyện lần đầu

Bà Hoa, 45 tuổi, là nông dân ở xã An Phú, thuộc hộ cận nghèo. Bà muốn đóng BHXH tự nguyện với mức thu nhập 5.000.000 đồng/tháng, phương thức đóng 6 tháng/lần. Nhân viên thu của đại lý xã sẽ lập mẫu D05-TS như sau:

• Cột A: 1
• Cột B: Nguyễn Thị Hoa
• Cột 1: Mã số BHXH (do cơ quan BHXH cấp)
• Cột 2: 15/08/1981
• Cột 3: 05/2026
• Cột 4: 6
• Cột 5: 5.000.000
• Cột 6: 6 × 5.000.000 × 22% = 6.600.000 đồng
• Cột 8: 40% (hộ cận nghèo)
• Cột 9: để trống (không có hỗ trợ thêm)
• Cột 11, 12: để trống (không có hỗ trợ khác)
• Cột 7: 6.600.000 – (40% × 1.500.000 × 6 × 22%)? Lưu ý: công thức đúng là Cột 7 = Cột 6 – (Cột 9 × Mức chuẩn nghèo × 22% × Cột 4) – Cột 11 – Cột 13. Nhưng vì cột 9 để trống, nên Cột 7 = Cột 6 = 6.600.000 đồng. Tuy nhiên, thực tế mức hỗ trợ 40% được tính trên mức chuẩn nghèo, không phải trên mức thu nhập 5.000.000 đồng. Cụ thể: số tiền hỗ trợ = 40% × 1.500.000 × 22% × 6 = 792.000 đồng. Vậy số tiền bà Hoa phải đóng = 6.600.000 – 792.000 = 5.808.000 đồng.
• Cột 13: Bản điện tử
• Cột 14: Tăng mới

Lời khuyên từ luật sư

Khi kê khai mẫu D05-TS, quý khách cần lưu ý các điểm sau để tránh sai sót:

1. Kiểm tra đối tượng hỗ trợ: Chỉ những người thuộc hộ nghèo, cận nghèo, dân tộc thiểu số hoặc sống tại xã đảo mới được hưởng mức hỗ trợ cao hơn 20%. Cần có giấy tờ chứng minh (giấy xác nhận hộ nghèo, giấy khai sinh dân tộc…).
2. Cập nhật mức chuẩn nghèo nông thôn: Mức này có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Năm 2026, mức chuẩn nghèo nông thôn dự kiến là 1.500.000 đồng/tháng, nhưng quý khách nên tham khảo văn bản mới nhất của Chính phủ.
3. Tính toán cẩn thận: Công thức tính số tiền hỗ trợ khá phức tạp, đặc biệt khi có nhiều nguồn hỗ trợ khác nhau. Quý khách nên sử dụng bảng tính Excel hoặc nhờ cán bộ BHXH kiểm tra lại.
4. Lưu trữ bản sao: Sau khi kê khai, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Giữ lại một bản sao để đối chiếu sau này.
5. Thời hạn nộp: Mẫu D05-TS phải được nộp cho cơ quan BHXH trước ngày cuối cùng của tháng phát sinh giao dịch (theo quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH).