Nhận tiền đặt cọc hợp đồng dịch vụ: Khi nào chưa phải xuất hóa đơn?

Chúng tôi vừa cập nhật quy định mới từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ 01/7/2026. Điểm đáng chú ý là quy định về thời điểm lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc cho hợp đồng dịch vụ.

Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc?

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu bạn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Ngoại lệ quan trọng: Khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn ngay. Do đó, khi chỉ nhận tiền đặt cọc để bảo đảm giao kết, thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp chưa phải xuất hóa đơn tại thời điểm nhận tiền.

Thời điểm lập hóa đơn cho các trường hợp khác

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn cho nhiều lĩnh vực khác:

• Bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị đã thực hiện.
• Xây dựng, lắp đặt: Lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc khối lượng hoàn thành.
• Kinh doanh bất động sản: Nếu thu tiền theo tiến độ, phải lập hóa đơn tại ngày thu tiền; nếu đã chuyển giao quyền sở hữu thì áp dụng quy định bán hàng hóa.

Bên cạnh đó, Nghị định còn có quy định riêng cho các lĩnh vực đặc thù như viễn thông, logistics, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, bán lẻ xăng dầu, taxi, casino, xổ số…

Lời khuyên dành cho bạn: Để tránh sai sót về hóa đơn, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa tiền đặt cọc (bảo đảm hợp đồng) và tiền tạm ứng/thanh toán trước. Nếu có thắc mắc, hãy liên hệ luật sư tư vấn để được hướng dẫn chi tiết.