Hướng dẫn chi tiết Mẫu số S4a-DNSN: Sổ chi tiết công nợ cho doanh nghiệp siêu nhỏ

Bạn đang tìm hiểu về Mẫu số S4a-DNSN – Sổ chi tiết thanh toán công nợ dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ? Đây là chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định mới nhất tại Thông tư 58/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 25/5/2026. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi sổ chi tiết, cách phân loại công nợ và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi lập báo cáo tài chính.

Mẫu số S4a-DNSN là gì và áp dụng cho ai?

Theo quy định tại Thông tư 58/2026/TT-BTC ngày 25/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Mẫu số S4a-DNSN được sử dụng để hạch toán chi tiết các khoản công nợ phát sinh trong kỳ. Mẫu này áp dụng cho tất cả doanh nghiệp siêu nhỏ (DNSN) – là doanh nghiệp có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng, hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng (theo Nghị định 39/2018/NĐ-CP).

Bạn có thể tải miễn phí mẫu S4a-DNSN tại Thư viện Pháp luật hoặc cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính.

Người lập biểu và Kế toán trưởng (nếu có) phải ký, ghi rõ họ tên. Người đại diện theo pháp luật ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có).

Hướng dẫn ghi Mẫu số S4a-DNSN chi tiết từng cột

1. Cách ghi cột A, B – Số hiệu và ngày, tháng của hóa đơn, chứng từ

Ghi số hiệu và ngày, tháng của hóa đơn hoặc chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ: HD001, ngày 15/07/2026.

2. Cách ghi cột C – Diễn giải

Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ: “Bán hàng hóa cho Công ty A”, “Mua nguyên vật liệu từ Nhà cung cấp B”. Cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng để dễ dàng đối chiếu sau này.

3. Cách ghi cột 1, 2, 3 – Các khoản nợ phải thu

• Cột 1 (Số phải thu): Ghi giá trị các khoản nợ phải thu từ bán hàng hóa, dịch vụ, cho vay, tạm ứng, ký cược, ký quỹ,…
• Cột 2 (Số đã thu): Ghi số tiền đã thu được từ các khoản nợ phải thu.
• Cột 3 (Số còn phải thu): Ghi số tiền còn lại chưa thu được. Công thức: Số còn phải thu = Số phải thu – Số đã thu.

4. Cách ghi cột 4, 5, 6 – Các khoản nợ phải trả

• Cột 4 (Số phải trả): Ghi giá trị các khoản nợ phải trả từ mua hàng hóa, dịch vụ, vay, nhận ký quỹ, ký cược,…
• Cột 5 (Số đã trả): Ghi số tiền đã thanh toán cho các khoản nợ phải trả.
• Cột 6 (Số còn phải trả): Ghi số tiền còn nợ chưa thanh toán. Công thức: Số còn phải trả = Số phải trả – Số đã trả.

5. Cách ghi dòng Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và cuối kỳ

• Số dư đầu kỳ: Ghi số dư nợ (phải thu) và số dư có (phải trả) của tài khoản tương ứng tại thời điểm đầu kỳ kế toán.
• Số phát sinh trong kỳ: Tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
• Số dư cuối kỳ: Tính toán dựa trên số dư đầu kỳ và tổng phát sinh trong kỳ.

Những lưu ý quan trọng khi lập sổ chi tiết công nợ

Theo hướng dẫn tại Thông tư 58/2026/TT-BTC, có một số điểm cần lưu ý:

• Mở sổ chi tiết theo từng đối tượng: Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải thu và phải trả với nội dung, tính chất khác nhau (ví dụ: nợ phải thu của khách hàng, cho vay, tạm ứng; nợ phải trả cho người bán, vay, nhận ký quỹ, ký cược, tiền lương, thuế), bạn cần mở sổ riêng cho từng đối tượng để dễ theo dõi.
• Không bao gồm thuế GTGT và thuế TNDN: Các nghĩa vụ thuế phản ánh vào sổ này chỉ bao gồm: thuế thu nhập cá nhân, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất và các loại thuế khác (không kể thuế GTGT và thuế TNDN).
• Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính (VND, USD,…) ở phần đầu sổ.

Tình huống thực tế: Cách ghi sổ khi bán hàng cho khách hàng

Giả sử doanh nghiệp siêu nhỏ của bạn bán hàng hóa trị giá 10.000.000 VND cho Công ty A, chưa thu tiền. Kế toán sẽ ghi:

• Cột A: HD001
• Cột B: 20/07/2026
• Cột C: Bán hàng cho Công ty A
• Cột 1 (Số phải thu): 10.000.000
• Cột 2 (Số đã thu): 0
• Cột 3 (Số còn phải thu): 10.000.000

Sau đó, ngày 25/07/2026, Công ty A trả 5.000.000 VND. Bạn ghi thêm dòng mới:

• Cột A: PT001
• Cột B: 25/07/2026
• Cột C: Thu tiền bán hàng Công ty A
• Cột 1: 0 (vì không phát sinh thêm nợ mới)
• Cột 2 (Số đã thu): 5.000.000
• Cột 3 (Số còn phải thu): 5.000.000

Lời khuyên từ luật sư

1. Luôn đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp: Đảm bảo số dư cuối kỳ trên S4a-DNSN khớp với số dư tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) và 331 (Phải trả người bán) trên bảng cân đối tài khoản.
2. Lưu trữ chứng từ gốc: Mỗi nghiệp vụ ghi trên sổ phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…) để phục vụ kiểm tra thuế.
3. Cập nhật kịp thời: Ghi sổ ngay khi có phát sinh, tránh để dồn cuối kỳ gây sai sót.
4. Sử dụng phần mềm kế toán: Nếu doanh nghiệp có điều kiện, nên sử dụng phần mềm để tự động hóa việc ghi sổ và tránh lỗi thủ công.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu có nghiệp vụ phức tạp (ví dụ: cho vay nội bộ, nhận ký quỹ), hãy hỏi kế toán trưởng hoặc luật sư để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc sử dụng đúng Mẫu số S4a-DNSN không chỉ giúp doanh nghiệp siêu nhỏ quản lý công nợ hiệu quả mà còn là căn cứ quan trọng khi quyết toán thuế và kiểm toán nội bộ.