Thông tư 09/2026/TT-BNV: 4 thay đổi quan trọng doanh nghiệp dịch vụ việc làm cần biết ngay

Ngày 30/6/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 09/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số quy định về đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. Văn bản này có hiệu lực ngay từ ngày ký và tác động trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ việc làm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết 4 điểm mới quan trọng nhất mà quý khách cần nắm rõ để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí.

1. Mức trần phí môi giới khi đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thay đổi thế nào?

Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 09/2026/TT-BNV sửa đổi Điều 7 Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH, mức trần giá dịch vụ theo hợp đồng môi giới được xác định dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp dịch vụ với tổ chức, cá nhân trung gian, nhưng không được vượt quá mức tối đa sau:

• Mức chung: Không vượt quá 0,5 tháng tiền lương theo hợp đồng của người lao động cho mỗi 12 tháng làm việc.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu hợp đồng lao động có thời hạn từ 36 tháng trở lên, mức trần tối đa là 1,5 tháng tiền lương.

Ví dụ thực tế: Anh A ký hợp đồng lao động 24 tháng tại Nhật Bản với mức lương 30 triệu đồng/tháng. Doanh nghiệp môi giới chỉ được thu phí tối đa 0,5 × 30 triệu = 15 triệu đồng cho toàn bộ thời gian 24 tháng (tương đương 15 triệu/2 năm = 7,5 triệu/năm). Nếu hợp đồng 36 tháng, mức phí tối đa là 1,5 × 30 triệu = 45 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng: Đây là mức trần tối đa, doanh nghiệp có thể thỏa thuận thấp hơn. Việc vi phạm mức trần này có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

2. Tài liệu chứng minh khi đưa lao động đi làm việc ở Nhật Bản có gì mới?

Khoản 2 Điều 1 Thông tư 09/2026/TT-BNV quy định chi tiết tài liệu chứng minh cho thị trường Nhật Bản, thay thế quy định cũ tại Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH. Cụ thể:

• Trường hợp 1: Bên nước ngoài tiếp nhận lao động là người sử dụng lao động:
  • 01 bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan chức năng Nhật Bản cấp.
  • Giấy tờ này phải thể hiện lĩnh vực kinh doanh phù hợp với ngành, nghề, công việc tuyển dụng lao động nước ngoài.
  • Kèm bản dịch tiếng Việt.
• Trường hợp 2: Bên nước ngoài là tổ chức dịch vụ việc làm:
  • 01 bản sao giấy phép do cơ quan có thẩm quyền Nhật Bản cấp, thể hiện ngành nghề kinh doanh bao gồm dịch vụ việc làm.
  • Danh sách các đoàn thể quản lý, các tổ chức được phép tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng, lao động kỹ năng đặc định, lao động phát triển kỹ năng người nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cung cấp cho phía Việt Nam theo Thỏa thuận hợp tác đã ký kết.
  • Kèm bản dịch tiếng Việt.

Điểm mới đáng chú ý: Quy định này bổ sung yêu cầu về danh sách đoàn thể quản lý đối với tổ chức dịch vụ việc làm, giúp tăng tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động đưa lao động sang Nhật Bản.

3. Những biểu mẫu nào được thay thế theo Thông tư 09/2026/TT-BNV?

Một trong những điểm mới Thông tư 09/2026/TT-BNV là ban hành các biểu mẫu mới kèm Phụ lục thay thế biểu mẫu cũ. Các doanh nghiệp cần cập nhật ngay để tránh bị từ chối hồ sơ. Danh sách biểu mẫu bị thay thế gồm:

1. Văn bản chuẩn bị nguồn lao động
2. Văn bản đăng ký hợp đồng cung ứng lao động
3. Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài
4. Văn bản đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập
5. Văn bản đăng ký hợp đồng lao động trực tiếp giao kết với người sử dụng lao động ở nước ngoài
6. Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học giáo dục định hướng
7. Đề cương báo cáo định kỳ hằng năm của doanh nghiệp dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài

Tình huống thực tế: Công ty TNHH Dịch vụ Việc làm ABC đang chuẩn bị hồ sơ đăng ký hợp đồng cung ứng lao động cho 50 lao động đi Đài Loan. Nếu sử dụng mẫu cũ theo Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH, hồ sơ sẽ bị trả lại. Doanh nghiệp phải tải ngay mẫu mới từ Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ hoặc tại thuvienphapluat.vn.

4. Hồ sơ chuẩn bị nguồn lao động được đơn giản hóa như thế nào?

Điều 4 Thông tư 09/2026/TT-BNV sửa đổi quy định về thành phần hồ sơ chuẩn bị nguồn lao động, giúp giảm tải thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Bỏ hoàn toàn hai loại tài liệu trước đây nêu tại Điều 17 Thông tư số 09/2025/TT-BNV:
  • Phương án chuẩn bị nguồn lao động
  • Văn bản cam kết của doanh nghiệp dịch vụ về việc ưu tiên tuyển chọn người lao động đã tham gia hoạt động chuẩn bị nguồn lao động
• Đơn giản hóa tài liệu chứng minh đối với bên nước ngoài lần đầu hợp tác:
  • Trường hợp bên nước ngoài là người sử dụng lao động: Lược bỏ yêu cầu về tiêu chí phải thể hiện sự phù hợp ngành, nghề công việc tuyển dụng lao động nước ngoài trong giấy phép kinh doanh.
  • Trường hợp bên nước ngoài là tổ chức dịch vụ việc làm: Lược bỏ yêu cầu nộp thỏa thuận hợp tác hoặc văn bản đề nghị tuyển dụng nguồn lao động Việt Nam (kèm bản dịch tiếng Việt) giữa tổ chức dịch vụ việc làm với người sử dụng lao động.

Lợi ích cho doanh nghiệp: Việc cắt giảm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ, giảm chi phí dịch thuật và công chứng, đồng thời tránh rủi ro sai sót do yêu cầu phức tạp trước đây.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên những thay đổi tại Thông tư 09/2026/TT-BNV, chúng tôi khuyến nghị quý khách thực hiện ngay các bước sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật:

1. Cập nhật biểu mẫu ngay lập tức: Tải và sử dụng các mẫu mới từ Phụ lục Thông tư 09/2026/TT-BNV. Không sử dụng mẫu cũ để tránh bị từ chối hồ sơ.
2. Rà soát lại hợp đồng môi giới: Kiểm tra mức phí môi giới đã ký với đối tác trung gian, đảm bảo không vượt quá mức trần mới (0,5 tháng lương/12 tháng làm việc hoặc 1,5 tháng lương nếu hợp đồng từ 36 tháng).
3. Điều chỉnh hồ sơ đưa lao động đi Nhật Bản: Bổ sung danh sách đoàn thể quản lý do cơ quan Nhật Bản cấp nếu đối tác là tổ chức dịch vụ việc làm.
4. Đơn giản hóa hồ sơ chuẩn bị nguồn: Loại bỏ phương án chuẩn bị nguồn lao động và văn bản cam kết ưu tiên tuyển chọn khỏi hồ sơ nộp.
5. Đào tạo nhân viên: Tổ chức tập huấn cho bộ phận pháp chế và nhân sự về các quy định mới để vận hành trơn tru.

Trên đây là tổng hợp điểm mới Thông tư 09/2026/TT-BNV mà doanh nghiệp cần biết. Nếu quý khách cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, hợp đồng theo quy định mới, vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline 1900.6588 (miễn phí) hoặc 090 222 9061 (dịch vụ luật sư tư vấn có phí).