Hợp đồng lao động điện tử: Điều kiện ký kết và giá trị pháp lý năm 2025-2026

Tóm tắt cốt lõi: Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, được định nghĩa theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, và được khuyến khích sử dụng trong quản trị nhân sự.

Tóm tắt cốt lõi: Cả người lao động và người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ và chữ ký số. Nhà cung cấp nền tảng eContract phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt.

Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử. Chúng tôi xin phân tích cụ thể từng nhóm đối tượng.

1. Điều kiện đối với người sử dụng lao động và người lao động

Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân:

• Phải có giấy tờ tùy thân: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Đối với người nước ngoài: cần có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:

• Phải có một trong các loại giấy tờ: Quyết định thành lập, Quyết định quy định chức năng nhiệm vụ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Kèm theo giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự như điều kiện đối với cá nhân).

Quan trọng: Cả hai bên đều phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Điều kiện đối với nhà cung cấp nền tảng eContract

Nhà cung cấp eContract (nền tảng hợp đồng điện tử) phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe:

• Có eContract hợp lệ.
• Có giải pháp công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân và dữ liệu sinh trắc học.
• Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại hình cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.

3. Yêu cầu kỹ thuật đối với quy trình giao kết

Theo quy định, quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua eContract đảm bảo các điều kiện sau:

• Sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật.
• Có biện pháp bảo mật, phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục sự cố.
• Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu.
• Đảm bảo định danh và xác thực danh tính theo quy định.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động và kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Lưu ý quan trọng: Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Tình huống thực tế: Doanh nghiệp nhỏ muốn chuyển sang ký hợp đồng điện tử

Anh Minh là chủ một công ty công nghệ có 20 nhân viên. Anh muốn chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử để tiết kiệm chi phí và dễ quản lý. Tuy nhiên, anh băn khoăn liệu hợp đồng điện tử có bị cơ quan bảo hiểm xã hội từ chối hay không khi làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên.

Giải đáp: Theo quy định tại Nghị định 337, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Vì vậy, anh Minh hoàn toàn có thể sử dụng hợp đồng điện tử để làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên. Điều kiện là hợp đồng phải được ký kết đúng quy trình, có chữ ký số hợp lệ và được lưu trữ trên nền tảng eContract được cấp phép.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra các lưu ý sau:

1. Kiểm tra chứng thực của nhà cung cấp: Trước khi ký kết, hãy yêu cầu nhà cung cấp eContract xuất trình Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy do cơ quan có thẩm quyền cấp.
2. Lưu trữ bản sao: Dù là hợp đồng điện tử, bạn nên tải về và lưu trữ bản sao trên nhiều thiết bị (máy tính, ổ cứng, cloud) để phòng trường hợp mất dữ liệu.
3. Đảm bảo chữ ký số hợp lệ: Cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần có chữ ký số. Nếu người lao động chưa có, doanh nghiệp có thể hỗ trợ cấp chữ ký số miễn phí hoặc hướng dẫn đăng ký.
4. Thời hạn gửi ID: Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng về Nền tảng quốc gia trong 24 giờ. Bạn nên kiểm tra lại sau 1 ngày làm việc.
5. Tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân: Hợp đồng điện tử chứa nhiều thông tin nhạy cảm, doanh nghiệp cần có chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng.