Hướng dẫn chi tiết báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026: 3 điều doanh nghiệp cần biết ngay

Bạn có biết rằng mỗi năm, doanh nghiệp của bạn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động hai lần? Đây là một thủ tục hành chính bắt buộc, nếu không thực hiện đúng hạn, bạn có thể bị phạt lên đến 10 triệu đồng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện thủ tục này cho năm 2026, từ thời hạn, cách nộp, đến mức phạt vi phạm.

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì và ai phải thực hiện?

Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), báo cáo tình hình sử dụng lao động (hay còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là nghĩa vụ của mọi người sử dụng lao động. Thủ tục này nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước (Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội) nắm được tình hình lao động, từ đó có cơ sở điều chỉnh chính sách lao động, việc làm và bảo hiểm xã hội.

Đối tượng áp dụng: Tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp dù chỉ có 1 lao động, bạn vẫn phải thực hiện báo cáo này.

2. Thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), thời hạn báo cáo được quy định cụ thể như sau:

• Kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/6 hàng năm.
• Kỳ báo cáo 6 tháng cuối năm: Nộp trước ngày 05/12 hàng năm.

Lưu ý quan trọng: Từ ngày 01/7/2025, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã được sáp nhập vào Sở Nội vụ. Do đó, báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ được gửi đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Đồng thời, bạn phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng bảo hiểm.

3. Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp thực hiện thủ tục này. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên sử dụng cách online vì tiện lợi, nhanh chóng và được tích hợp liên thông với bảo hiểm xã hội.

Cách 1: Báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Áp dụng: Mọi doanh nghiệp có chữ ký số và thiết bị ký số USB Token.

Các bước thực hiện:

1. Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
2. Bước 2: Đăng nhập bằng chữ ký số (USB Token). Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực.
3. Bước 3: Chọn “Dịch vụ công trực tuyến”, tìm kiếm thủ tục với từ khóa: “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
4. Bước 4: Chọn thủ tục, bấm “Nộp trực tuyến”.
5. Bước 5: Kê khai thông tin. Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở.
6. Bước 6: Bấm “Đăng ký”. Hệ thống tự ghi nhận thông tin.
7. Bước 7: Khi màn hình hiển thị thông báo thành công, bấm “Thoát”.
8. Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
9. Bước 9-11: Cán bộ BHXH xử lý, Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu và gửi báo cáo về Sở Nội vụ.

Tình huống thực tế: Anh Minh, chủ một công ty TNHH 10 lao động tại Hà Nội, từng bỏ lỡ kỳ báo cáo tháng 6/2025 vì không biết thời hạn. Kết quả, công ty anh bị phạt 7 triệu đồng. Sau khi được chúng tôi tư vấn, anh đã áp dụng cách nộp online và cài đặt nhắc lịch trên điện thoại. Từ đó, công ty anh luôn hoàn thành báo cáo đúng hạn.

Cách 2: Báo cáo trực tiếp tại Sở Nội vụ

Áp dụng: Doanh nghiệp không thể thực hiện online (ví dụ: không có chữ ký số, gặp lỗi hệ thống).

Hồ sơ cần chuẩn bị: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (theo mẫu do Bộ Nội vụ quy định). Bạn có thể tải mẫu trên cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ hoặc đến trực tiếp để nhận.

Nơi nộp:

• Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đồng thời, thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia BHXH.
• Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ, cơ quan BHXH và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Lời khuyên từ luật sư: Chúng tôi khuyên bạn nên ưu tiên nộp online để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Nếu gặp khó khăn về kỹ thuật, hãy liên hệ tổng đài hỗ trợ của Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Sở Nội vụ để được hướng dẫn.

4. Mức phạt khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Áp dụng cho lỗi không khai trình việc sử dụng lao động lần đầu (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng cho lỗi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo định kỳ (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho cá nhân vi phạm. Nếu tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ gấp đôi (theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như buộc phải thực hiện báo cáo.

5. Câu hỏi thường gặp

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng:

1. Luôn đặt nhắc lịch: Hãy cài đặt nhắc lịch trên điện thoại hoặc email ít nhất 1 tuần trước hạn (28/5 và 28/11) để chuẩn bị hồ sơ.
2. Kiểm tra thông tin lao động thường xuyên: Đảm bảo dữ liệu lao động trên hệ thống BHXH khớp với thực tế, tránh sai sót khi báo cáo.
3. Ưu tiên nộp online: Phương pháp này nhanh hơn, an toàn hơn và có lưu vết xác nhận nộp hồ sơ.
4. Lưu giữ biên lai: Sau khi nộp, bạn nên chụp màn hình hoặc lưu file xác nhận để làm bằng chứng nếu có tranh chấp.
5. Tham vấn luật sư nếu cần: Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô lớn hoặc có nhiều biến động lao động, hãy nhờ luật sư kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6588 (tư vấn qua tổng đài) hoặc 090 222 9061 (dịch vụ luật sư tư vấn có phí). Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật.