Hợp đồng lao động điện tử 2026: 7 điều doanh nghiệp bắt buộc biết theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Kể từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành chính thức có hiệu lực, đưa hợp đồng lao động điện tử trở thành công cụ quản trị nhân sự chủ đạo. Đây không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu pháp lý mới mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết 7 vấn đề cốt lõi, giúp quý khách hàng tránh rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình tuyển dụng.

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy không?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và khẳng định rõ: hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Trước đó, khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019) đã công nhận giá trị tương đương này. Tuy nhiên, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã cụ thể hóa và pháp lý hóa đầy đủ các quy trình thực hiện.

Đáng chú ý, khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan.

2. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc gắn mã định danh (ID) không?

Mã ID là dãy số duy nhất do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch.

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt cũng phải được gắn cùng ID của hợp đồng gốc.

Tình huống thực tế: Một doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh ký hợp đồng lao động điện tử với nhân viên mới vào lúc 14h ngày 05/01/2026. Nếu nhà cung cấp eContract không gửi hợp đồng lên Nền tảng trước 14h ngày 06/01/2026, hợp đồng đó có nguy cơ bị coi là không hợp lệ do thiếu mã ID.

3. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử bắt đầu từ khi nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ khi bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Điều này có nghĩa: nếu người lao động ký trước, sau đó doanh nghiệp ký, thì hiệu lực bắt đầu từ thời điểm doanh nghiệp hoàn tất ký số. Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận một thời điểm hiệu lực khác (ví dụ: ngày nhân viên bắt đầu làm việc thực tế).

4. Người lao động cần đáp ứng điều kiện gì để ký hợp đồng lao động điện tử?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động là cá nhân phải bảo đảm điều kiện về giấy tờ tùy thân gồm:

• Thẻ CCCD/thẻ Căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước/VNeID mức độ 2/hộ chiếu còn thời hạn;
• Thị thực nhập cảnh còn hạn/giấy tờ chứng minh miễn thị thực nhập cảnh (nếu là người nước ngoài).

Đối với người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình), yêu cầu gồm:

• Giấy tờ: Quyết định thành lập/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư/giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự người lao động);
• Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.

5. Quy trình chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và điện tử như thế nào?

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15 do Quốc hội ban hành ngày 22/6/2023), quy trình chuyển đổi được quy định chi tiết:

Chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử sang văn bản giấy

• Bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy; có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin cá nhân, cơ quan thực hiện chuyển đổi;
• Chủ thể giao kết phải được xác thực;
• Phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc;
• Hợp đồng sau chuyển đổi phải được gắn ID.

Chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng giấy sang điện tử

• Thông tin trong văn bản giấy đảm bảo toàn vẹn như thông điệp điện tử;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy;
• Có thông tin để xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
• Hợp đồng được chuyển đổi có giá trị như bản gốc.

6. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử thực hiện ra sao?

Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hai trường hợp cần phân biệt:

• Trường hợp 1: Hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử: Việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt thực hiện như việc giao kết hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
• Trường hợp 2: Hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy: Cần thực hiện Bước 1: Chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử; Bước 2: Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi như giao kết hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

7. Lộ trình áp dụng: Khi nào doanh nghiệp phải tuân thủ hoàn toàn?

Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Chính phủ quy định lộ trình cụ thể:

• Chậm nhất 01/7/2026: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức vận hành. Việc ký kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo Nghị định này từ ngày này.
• Đối với hợp đồng ký trước ngày 01/01/2026:
  • Nếu còn hiệu lực đến ngày 01/01/2026: Tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến hết thời hạn. Hợp đồng đó có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
  • Nếu chưa thực hiện xong đến ngày 01/01/2026: Tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến hết thời hạn, trừ trường hợp các bên thỏa thuận áp dụng Nghị định mới.

Lời khuyên từ luật sư

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tận dụng lợi ích của hợp đồng lao động điện tử, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp:

1. Chuẩn bị chữ ký số và dấu thời gian cho người đại diện theo pháp luật và các bộ phận nhân sự có thẩm quyền ký hợp đồng.
2. Rà soát và chuyển đổi các hợp đồng lao động giấy hiện có sang điện tử trước ngày 01/7/2026, đặc biệt là các hợp đồng dài hạn.
3. Lựa chọn nhà cung cấp eContract uy tín có khả năng gửi dữ liệu lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ.
4. Đào tạo nhân viên nhân sự về quy trình ký số, quản lý mã ID và các thủ tục chuyển đổi.
5. Lưu trữ hợp đồng lao động điện tử an toàn, đảm bảo khả năng truy xuất khi cần thiết.