Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở: Mức đóng, thời hạn và mức phạt mới nhất 2026

Bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhưng chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở? Bạn có biết rằng dù chưa có công đoàn, bạn vẫn có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn hàng tháng không? Nếu chậm nộp hoặc không nộp, doanh nghiệp của bạn có thể bị phạt lên tới 75 triệu đồng và phải trả thêm tiền lãi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình, mức đóng, thời hạn và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Đây là câu hỏi phổ biến nhất mà chúng tôi nhận được từ các doanh nghiệp mới thành lập. Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 2 Luật sửa đổi Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Luật Công đoàn, Luật Thanh niên và Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2025, số 97/2025/QH15), mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều phải đóng kinh phí công đoàn, bất kể đã thành lập tổ chức công đoàn hay chưa.

Hướng dẫn cụ thể từ Công văn 310/LĐLĐ-CTCĐ của Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Thọ cũng khẳng định rõ: “Việc chưa thành lập công đoàn cơ sở không làm thay đổi trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn của doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động.”

Mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay là bao nhiêu?

Mức đóng được tính rất đơn giản và cụ thể:

• Mức đóng: 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
• Cơ sở pháp lý: điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 (sửa đổi năm 2025).

Tình huống thực tế: Công ty TNHH ABC có 20 lao động, tổng quỹ lương tham gia BHXH bắt buộc hàng tháng là 200 triệu đồng. Như vậy, mức kinh phí công đoàn phải nộp hàng tháng là: 200 triệu x 2% = 4 triệu đồng/tháng.

Lưu ý rằng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bao gồm lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.

Thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP ban hành ngày 31/3/2026, phương thức và thời hạn đóng được quy định như sau:

Phương thức đóng

• Mỗi tháng đóng một lần.
• Thời điểm đóng: cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Thời hạn đóng

• Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng tiếp theo kỳ đóng.
• Ví dụ: Kinh phí công đoàn tháng 5/2026 phải được nộp chậm nhất vào ngày 30/6/2026.
• Các trường hợp đặc thù được thực hiện theo điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP.

Hậu quả khi chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ, hậu quả rất nghiêm trọng. Cụ thể:

Trường hợp chậm đóng

Theo quy định, nếu doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng kể từ thời hạn quy định, được coi là chậm đóng kinh phí công đoàn.

Trường hợp không đóng

Nếu doanh nghiệp không trích đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng, không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định, được coi là không đóng kinh phí công đoàn.

Mức phạt cụ thể

Theo điểm a khoản 1 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động chậm đóng kinh phí công đoàn sẽ bị phạt tiền với mức:

• Từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.
• Tối đa không quá 75 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng: Theo khoản 1 và điểm d khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp vi phạm, mức phạt tiền sẽ được nhân gấp 02 lần so với mức phạt đối với cá nhân.

Ngoài bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo khoản 3 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Trong thời hạn chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, doanh nghiệp phải nộp đủ số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng.
• Phải nộp thêm khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

Hướng dẫn thủ tục nộp kinh phí công đoàn cho doanh nghiệp chưa có công đoàn

Để thực hiện đúng nghĩa vụ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Rà soát số lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
2. Kê khai, xác định mức đóng dựa trên quỹ lương tham gia BHXH.
3. Chuyển nộp kinh phí công đoàn đầy đủ, kịp thời đến tài khoản của Liên đoàn Lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
4. Phối hợp với Công đoàn xã, phường nơi đơn vị đóng trên địa bàn để được hướng dẫn, đối chiếu số liệu và tổng hợp tình hình thực hiện.

Theo hướng dẫn từ Công văn 310/LĐLĐ-CTCĐ, thông tin nộp kinh phí công đoàn (ví dụ tại tỉnh Phú Thọ) như sau:

• Tên đơn vị hưởng: Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Thọ
• Số tài khoản: 2708.888.456.789
• Tại ngân hàng: Agribank – Chi nhánh Thanh Miếu Phú Thọ
• Nội dung chuyển tiền: <Tên đơn vị> <Mã số thuế> (đơn vị chưa có tổ chức công đoàn) nộp kinh phí công đoàn tháng …. năm …..

Ví dụ: Công ty TNHH ABC MST2600123456 (đơn vị chưa có tổ chức công đoàn) nộp kinh phí công đoàn tháng 5 năm 2026

Lưu ý: Bạn cần liên hệ với Liên đoàn Lao động tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để biết chính xác số tài khoản và thông tin chuyển tiền, vì mỗi địa phương có thể có tài khoản riêng.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi khuyên bạn:

1. Không chủ quan khi doanh nghiệp chưa có công đoàn – nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn vẫn tồn tại và nếu vi phạm sẽ bị xử phạt rất nặng.
2. Đóng đúng hạn – nên đóng cùng thời điểm đóng BHXH hàng tháng để tránh quên và tránh bị tính lãi chậm nộp.
3. Lưu giữ chứng từ – sao kê ngân hàng, biên lai nộp tiền là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp hoặc thanh tra.
4. Phối hợp với công đoàn địa phương – dù chưa có công đoàn cơ sở, bạn vẫn nên chủ động liên hệ để được hướng dẫn và đối chiếu số liệu định kỳ.
5. Tham khảo ý kiến luật sư nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh hoặc cơ cấu lao động phức tạp, để tránh sai sót trong kê khai.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về việc đóng kinh phí công đoàn cho doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6588 để được tư vấn miễn phí qua tổng đài, hoặc 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí).