Hướng dẫn xin Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp và qua bưu điện từ 01/07/2026

Việc xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp là thủ tục hành chính thiết yếu khi bạn cần xin việc, du học, xuất cảnh hoặc thành lập doanh nghiệp. Từ ngày 01/07/2026, quy trình nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đã có nhiều thay đổi quan trọng theo Thông tư 101/2026/TT-BCA và Nghị định 216/2026/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình, thành phần hồ sơ và những lưu ý pháp lý cần thiết.

Đối tượng nào được cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc qua bưu điện?

Theo quy định mới, các trường hợp sau đây được thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bằng hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Công dân Việt Nam chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 2;
• Người nước ngoài đang cư trú hoặc đã rời khỏi Việt Nam;
• Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc người mà mình giám hộ;
• Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục yêu cầu cấp Phiếu.

Đáng chú ý, nếu bạn đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, bạn nên thực hiện thủ tục trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia để tiết kiệm thời gian di chuyển và chi phí đi lại.

Hồ sơ làm lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc qua bưu điện gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 13 Thông tư 101/2026/TT-BCA, người yêu cầu phải khai đầy đủ thông tin trong Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Cụ thể hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (theo Biểu mẫu số 02 hoặc Biểu mẫu số 03);
2. Văn bản ủy quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp, nếu thuộc trường hợp ủy quyền;
3. Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng miễn, giảm phí, nếu có.

Trong đó, cách sử dụng biểu mẫu được quy định như sau:

• Biểu mẫu số 02: dùng cho cá nhân tự yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho chính mình;
• Biểu mẫu số 03: áp dụng khi cá nhân yêu cầu cấp Phiếu cho cha, mẹ, vợ, chồng, con, người được giám hộ hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.

Riêng trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, theo điểm b khoản 1 Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, Tờ khai bắt buộc phải có chứng thực chữ ký của cá nhân yêu cầu theo quy định pháp luật. Việc chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại UBND cấp xã/phường nơi bạn cư trú.

Nộp hồ sơ tại cơ quan nào?

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ được xác định tùy theo hình thức nộp và đối tượng yêu cầu, cụ thể:

Trường hợp 1: Nộp trực tiếp — Người yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi cư trú hoặc nơi gần nhất.

Trường hợp 2: Gửi qua bưu điện, địa chỉ gửi hồ sơ được xác định như sau:

• Đối với công dân Việt Nam:
• Gửi đến cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu nơi thường trú;
• Nếu không có nơi thường trú thì gửi đến cơ quan có thẩm quyền nơi tạm trú;
• Nếu đang cư trú ở nước ngoài thì gửi đến cơ quan có thẩm quyền nơi cư trú trước khi xuất cảnh.
• Đối với người nước ngoài:
• Đang cư trú tại Việt Nam: Gửi đến cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu nơi cư trú;
• Đã rời Việt Nam: Gửi hồ sơ đến Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp Bộ Công an.

Trình tự xử lý yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp diễn ra như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 101/2026/TT-BCA, quy trình xử lý hồ sơ được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1 — Kiểm tra hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra đối tượng yêu cầu, Tờ khai, chứng thực chữ ký, văn bản ủy quyền và các giấy tờ kèm theo.

Bước 2 — Xử lý kết quả kiểm tra: Tùy thuộc vào kết quả, cơ quan sẽ xử lý theo một trong các hướng sau:

• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Biểu mẫu số 10);
• Hồ sơ chưa đầy đủ: Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung bằng Biểu mẫu số 11, nêu rõ lý do và hướng dẫn hoàn thiện;
• Quá 15 ngày không bổ sung: Cơ quan có thẩm quyền đóng hồ sơ và thông báo cho người yêu cầu;
• Không đủ điều kiện: Hồ sơ bị từ chối bằng Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ (Biểu mẫu số 12) và phải nêu rõ lý do.

Bước 3 — Tra cứu, xác minh: Sau khi tiếp nhận, cơ quan thu phí, xuất biên lai điện tử, tiến hành tra cứu tình trạng án tích, thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã và xác minh nếu có thông tin cần làm rõ.

Bước 4 — Trả kết quả: Sau khi Phiếu lý lịch tư pháp được Cục trưởng Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Giám đốc Công an cấp tỉnh hoặc người được ủy quyền duyệt, ký, kết quả được trả theo hình thức người yêu cầu đã lựa chọn trong Tờ khai.

Tình huống thực tế: Nộp hồ sơ qua bưu điện cần lưu ý gì?

Anh Minh (ngụ tại TP. Hồ Chí Minh) hiện đang làm việc tại nước ngoài và cần xin Phiếu lý lịch tư pháp để gia hạn visa. Anh không thể về nước trực tiếp nên đã nhờ em trai nộp hồ sơ qua bưu điện. Theo quy định, anh Minh phải:

• Khai Tờ khai theo Biểu mẫu số 03 (vì ủy quyền cho người khác);
• Lập văn bản ủy quyền hợp pháp cho em trai;
• Chứng thực chữ ký trên Tờ khai tại cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (hoặc nơi có thẩm quyền);
• Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu nơi cư trú trước khi xuất cảnh của anh Minh.

Ngoài ra, khi nhận kết quả qua bưu chính, anh Minh phải ghi rõ địa chỉ nhận, lựa chọn dịch vụ bưu chính có bảo đảm và thanh toán phí dịch vụ bưu chính cho đơn vị cung cấp dịch vụ theo Nghị định 216/2026/NĐ-CP.

Trường hợp đặc biệt: Yêu cầu cấp đồng thời cả Phiếu số 01 và số 02

Một điểm quan trọng mà nhiều người thường bỏ sót: Nếu bạn có nhu cầu cấp đồng thời cả Phiếu lý lịch tư pháp số 01 (dùng cho mục đích xin việc, du học) và Phiếu lý lịch tư pháp số 02 (dùng cho mục đích xuất cảnh, định cư), bạn phải nộp 02 bộ hồ sơ và thanh toán phí theo quy định cho từng phiếu.

Quyền riêng tư khi nhận kết quả qua bưu chính

Theo quy định tại Thông tư 101/2026/TT-BCA, đối với trường hợp nhận kết quả qua bưu chính, cơ quan cấp Phiếu phải bảo đảm bí mật đời tư. Cơ quan này phải phối hợp với đơn vị cung ứng dịch vụ bưu chính công ích để giao Phiếu đúng cá nhân yêu cầu cấp Phiếu, tránh lộ thông tin nhạy cảm về án tích của công dân.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục hành chính, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng sau:

1. Kiểm tra kỹ đối tượng áp dụng: Nếu bạn đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hãy ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và tránh sai sót giấy tờ.
2. Chứng thực chữ ký trước khi gửi bưu điện: Đây là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 216/2026/NĐ-CP. Thiếu chứng thực chữ ký, hồ sơ của bạn có thể bị từ chối ngay từ bước kiểm tra ban đầu.
3. Xác định đúng cơ quan tiếp nhận: Gửi nhầm cơ quan sẽ khiến hồ sơ bị trả về, mất thời gian và chi phí. Hãy xác định chính xác nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi cư trú trước khi xuất cảnh của bạn.
4. Chuẩn bị đủ 02 bộ hồ sơ nếu cần cả Phiếu số 01 và số 02: Nếu không chuẩn bị đủ, bạn sẽ phải chờ đợi và nộp bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết.
5. Theo dõi thời hạn bổ sung hồ sơ (15 ngày): Nếu nhận được yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn cần hoàn thiện trong thời hạn 15 ngày, nếu không hồ sơ sẽ bị đóng và bạn phải nộp lại từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Nếu bạn còn thắc mắc về thủ tục làm lý lịch tư pháp hoặc cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hơn, hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6588 để được giải đáp miễn phí, hoặc gọi 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ tư vấn trực tiếp từ luật sư (có phí).