Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn phải đảm bảo tuân theo những quy định tùy theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh,... Để giải đáp được cho bạn đọc về tất cả các vấn đề liên quan đến các vấn đề này, Luật Quang Huy đã bổ sung đường dây nóng tư vấn luật doanh nghiệp. Nếu bạn đang có nhu cầu được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay cho Luật sư của chúng tôi qua Tổng đài 1900.6671 để được hỗ trợ tư vấn giải đáp miễn phí!

Thư mời họp cổ đông có những nội dung gì?

Thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông gửi bằng phương thức gì? Mẫu thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông như thế nào?

Trong bài viết dưới đây, Luật Quang Huy sẽ tư vấn cho bạn về Thư mời họp cổ đông.

Tổng quan về bài viết

1. Thư mời họp cổ đông có những nội dung gì?

Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

Thông thường, thư mời họp cổ đông thường có các nội dung chính mà cuộc họp sẽ thông qua như:

Báo cáo kết quả công tác năm và phương hướng nhiệm vụ
Báo cáo về công tác xây dựng
Báo cáo phương án chia cổ tức năm và Phương án tăng vốn Điều lệ
Báo cáo của Ban kiểm soát.
Báo cáo sửa đổi và bổ sung Điều lệ Công ty.
Thông qua nghị quyết Đại hội.

: Mẫu thư mời họp cổ đông

2. Mẫu thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông

Dưới đây là mẫu thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông hay sử dụng nhất:

TẢI MẪU THÔNG BÁO MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

3. Hướng dẫn điền thông tin thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông

Theo đó một số thông tin bạn phải điền chính xác đó là:

Tên công ty sắp tới sẽ tổ chức họp
Địa điểm chính xác sẽ tổ chức họp, tránh việc các thành viên đi nhầm, sai địa chỉ họp làm cho cuộc họp không được diễn ra tốt đẹp
Đây là mốc năm mà cuộc họp sẽ đề cập tới, cũng là báo cáo quan trọng trong một cuộc họp, do đó phải điền chính xác kết quả báo cáo của năm nào và phương hướng nhiệm vụ tới năm bao nhiêu.
Phần này có thể là báo cáo xây dựng nhà máy, công xưởng, nơi sản xuất,… mới của công ty.
Phương án này có thể là của một năm hoặc một giai đoạn. VD: 2021-2025,…
Nếu cuộc họp còn có nội dung quan trọng nào sẽ đề cập tới thì bổ sung thêm.
Chữ ký của người thay mặt Hội đồng quản trị vô cùng quan trọng, nó không chỉ thể hiện sự trang trọng của một cuộc họp mà còn là sự tôn trọng đối với các cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần.

Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

4. Các tài liệu kèm theo thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
Phiếu biểu quyết.

Điểm mới ở đây là Luật doanh nghiệp 2020 quy định thời hạn gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn, thay vì 10 ngày làm việc như quy định của Luật doanh nghiệp 2014.

Mặt khác, Luật doanh nghiệp 2020 cũng thay đổi trong trường hợp doanh nghiệp có trang thông tin điện tử thì việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty và phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu một cách chủ động chứ không phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu như Luật doanh nghiệp 2014.

5. Thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông gửi bằng phương thức gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty.

Trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

Bên cạnh đó, trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại Khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.