Mẫu danh sách chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 121/2026/TT-BTC

Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, một trong những hồ sơ bắt buộc mà quý khách cần chuẩn bị là Mẫu Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi. Việc kê khai sai hoặc thiếu sót mẫu này có thể khiến hồ sơ bị từ chối, gây chậm trễ cho kế hoạch kinh doanh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu theo đúng quy định mới nhất, cùng những lưu ý quan trọng từ góc nhìn tư vấn thực tiễn.

Mẫu Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp hiện nay là mẫu nào?

Mẫu Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp mới nhất hiện nay là Mẫu số 10 được ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Mẫu này thay thế các mẫu cũ trước đây và được áp dụng thống nhất cho mọi loại hình doanh nghiệp.

Theo đó, mẫu bao gồm 18 cột với các thông tin chính sau:

• Cột 1-8: Thông tin nhận dạng cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, giấy tờ pháp lý, quốc tịch, dân tộc, địa chỉ liên lạc).
• Cột 9-14: Tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ và tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (trực tiếp, gián tiếp, tổng cộng).
• Cột 15-18: Xác định tư cách (thành viên hợp danh, nhóm quan hệ gia đình/hợp đồng, kiểm soát doanh nghiệp).

Hướng dẫn chi tiết cách ghi từng cột trong Mẫu số 10

1. Kê khai thông tin cá nhân (Cột 1-8)

Cột 5 yêu cầu kê khai Số, ngày cấp, cơ quan cấp Giấy tờ pháp lý của cá nhân. Lưu ý quan trọng: Nếu cột số 5 kê khai Số định danh cá nhân (số CCCD gắn chip) thì doanh nghiệp không phải kê khai các cột số 6 (Quốc tịch) và 7 (Dân tộc).

2. Kê khai tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ (Cột 9, 10, 11)

Cột này áp dụng đối với cá nhân/nhóm cá nhân kê khai tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ tại công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh.

Cụ thể, cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc vừa trực tiếp và gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên của doanh nghiệp phải được kê khai. Đáng chú ý, nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình theo quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc hợp đồng cùng nhau sở hữu từ 25% trở lên vốn điều lệ thì cũng phải kê khai tỷ lệ sở hữu tại công ty.

3. Kê khai tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (Cột 12, 13, 14)

Cột này áp dụng đối với cá nhân/nhóm cá nhân kê khai tỷ lệ sở hữu cổ phần tại công ty cổ phần.

Cách tính: Tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết = Số cổ phần có quyền biểu quyết / Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty cổ phần.

4. Kê khai các cột còn lại (Cột 15-18)

• Cột 15 – Thành viên hợp danh: Tích dấu X nếu chủ sở hữu hưởng lợi là thành viên hợp danh.
• Cột 16 – Nhóm quan hệ gia đình/hợp đồng: Ghi rõ mối quan hệ thuộc nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc nhóm cá nhân có quan hệ hợp đồng.
• Cột 17 – Kiểm soát doanh nghiệp: Ghi một hoặc nhiều quyền kiểm soát như: quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm đa số thành viên HĐQT, HĐTV; quyền bổ nhiệm Giám đốc, Tổng giám đốc; quyền sửa đổi điều lệ; quyền quyết định chính sách tài chính; quyền tổ chức lại, giải thể doanh nghiệp.

Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

Tiêu chí 1: Sở hữu từ 25% vốn hoặc cổ phần

Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.

Cá nhân sở hữu gián tiếp là cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp thông qua tổ chức khác.

Tiêu chí 2: Có quyền chi phối

Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau:

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên;
• Người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp;
• Sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp;
• Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
• Tổ chức lại, giải thể công ty.

Tình huống thực tế: Khi nào cần kê khai người quản lý doanh nghiệp?

Case study: Công ty TNHH MTV do ông A làm chủ sở hữu, 100% vốn điều lệ. Ông A đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, ông A chắc chắn là chủ sở hữu hưởng lợi duy nhất và chỉ cần kê khai ông A trong danh sách.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thể xác định được bất kỳ cá nhân nào đáp ứng tiêu chí chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định, thì doanh nghiệp phải xác định một cá nhân là người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp ghi rõ chức danh quản lý tại cột số 3 của mẫu.

Ví dụ: Công ty cổ phần có vốn điều lệ phân tán, không cổ đông nào sở hữu từ 25% trở lên và không ai có quyền chi phối. Lúc này, doanh nghiệp phải kê khai Tổng giám đốc – người quản lý có quyền hạn lớn nhất – vào danh sách chủ sở hữu hưởng lợi.

Lời khuyên từ luật sư

1. Xác định chính xác đối tượng phải kê khai: Rà soát kỹ cổ đông, thành viên góp vốn từ 25% trở lên, bao gồm cả sở hữu gián tiếp qua công ty mẹ, công ty con hoặc qua nhóm quan hệ gia đình.
2. Kiểm tra mối quan hệ gia đình: Theo khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, nhóm quan hệ gia đình bao gồm: vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em ruột, ông, bà, cháu nội, cháu ngoại. Nếu nhóm này cùng sở hữu từ 25% trở lên, phải kê khai cả nhóm.
3. Đảm bảo tính nhất quán: Thông tin trên Mẫu số 10 phải khớp với danh sách cổ đông, danh sách thành viên và các tài liệu khác trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
4. Kê khai đầy đủ quyền kiểm soát: Nếu cá nhân nắm quyền chi phối theo nhiều tiêu chí khác nhau, nên ghi đầy đủ để tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung.
5. Cập nhật khi có thay đổi: Khi có sự thay đổi về tỷ lệ sở hữu hoặc quyền kiểm soát, doanh nghiệp phải cập nhật lại danh sách này và thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý: Việc kê khai chính xác chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa cấu trúc sở hữu, tạo niềm tin với đối tác, nhà đầu tư và các tổ chức tín dụng. Sai sót trong kê khai có thể dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết trên được tư vấn bởi Luật sư Nguyễn Đức Hùng và cập nhật theo quy định mới nhất tại Thông tư 121/2026/TT-BTC và Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Nếu quý khách cần hỗ trợ chi tiết hoặc có vướng mắc trong quá trình kê khai, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6588 hoặc sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí) qua số 090 222 9061.