Hướng dẫn chi tiết thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID 2026

Khi doanh nghiệp của bạn có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật – như thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị – việc cập nhật thông tin trên tài khoản định danh điện tử VNeID là bắt buộc để đảm bảo tính thống nhất với dữ liệu của cơ quan nhà nước. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 5 bước thực hiện trên ứng dụng VNeID, kèm theo các quy định pháp lý quan trọng cần nắm rõ.

1. Hướng dẫn 5 bước thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID

Theo Tài liệu hướng dẫn đăng ký tài khoản VNeID tổ chức do Bộ Công an ban hành, quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID được thực hiện như sau:

Mục đích: Công dân thực hiện gửi yêu cầu thay đổi người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật cho tổ chức.

Điều kiện thực hiện: Tài khoản định danh mức 2, có trạng thái tài khoản là “Đang hoạt động”, đang là quản trị hoặc thành viên của tổ chức.

Bước 1: Truy cập tổ chức cần thay đổi

Tại màn hình chính của ứng dụng VNeID, vào mục “Đổi tài khoản” → Chọn tổ chức mà bạn muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Chọn chức năng yêu cầu thay đổi

Sau khi đã chọn đúng tổ chức, nhấn vào chức năng “Yêu cầu thay đổi người đứng đầu/người đại diện theo pháp luật”.

Bước 3: Gửi yêu cầu thay đổi thông tin

Bước 3.1: Tại màn hình “Thay đổi người đứng đầu, người đại diện”, chọn “Đăng ký người đại diện mới”.

Bước 3.2: Nhập đầy đủ thông tin của người đại diện mới theo yêu cầu (họ tên, số CCCD, ngày tháng năm sinh, v.v.).

Bước 3.3: Tích chọn checkbox xác nhận thông tin chính xác → Nhấn “Xác nhận”.

Bước 4: Xác thực danh tính

Bạn cần xác thực yêu cầu bằng một trong các phương thức sau:

• Passcode: Nhập đúng mã passcode tài khoản VNeID. Lưu ý: nếu nhập sai quá 5 lần, tài khoản sẽ bị khóa passcode sang ngày hôm sau.
• Vân tay hoặc khuôn mặt: Xác thực sinh trắc học nếu thiết bị hỗ trợ.

Bước 5: Hoàn tất yêu cầu

Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Tạo yêu cầu thành công”. Bạn có thể:

• Nhấn “Quay về trang chủ” để quay lại giao diện chính.
• Nhấn “Xem lại yêu cầu” để kiểm tra trạng thái xử lý.

2. Quy định pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14), người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định chi tiết như sau:

2.1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ sau:

• Thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp;
• Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách: người yêu cầu giải quyết việc dân sự; nguyên đơn; bị đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án;
• Thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2.2. Doanh nghiệp có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần:

• Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty phải quy định cụ thể: số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của từng người.

Lưu ý quan trọng: Nếu công ty có nhiều người đại diện nhưng Điều lệ chưa quy định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người thì mỗi người đều được xem là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba. Tất cả phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.

2.3. Doanh nghiệp phải có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam không?

Có. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam, khi người này xuất cảnh khỏi Việt Nam phải:

• Ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam;
• Người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong thời gian được ủy quyền.

Lưu ý: Dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

2.4. Những trường hợp nào doanh nghiệp phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật?

Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện nếu người này thuộc một trong các trường hợp sau:

• Vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền;
• Chết hoặc mất tích;
• Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, chấp hành hình phạt tù;
• Đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc;
• Bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
• Có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;
• Bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

2.5. Trường hợp đặc biệt đối với công ty TNHH hai thành viên

Đối với công ty TNHH có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân đồng thời là người đại diện theo pháp luật thuộc các trường hợp nêu trên (chết, mất tích, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, v.v.) thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật cho đến khi Hội đồng thành viên có quyết định mới.

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, trong quá trình tố tụng, Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 (số 76/2025/QH15), người đại diện theo pháp luật có các trách nhiệm sau:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi;
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình hoặc người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các trách nhiệm nêu trên.

Tình huống thực tế: Thay đổi người đại diện khi Giám đốc đi nước ngoài dài hạn

Anh Minh là Giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật duy nhất của Công ty TNHH Thương mại XYZ. Anh phải sang Nhật Bản công tác 6 tháng. Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, anh Minh phải:

1. Ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam (ví dụ: Phó Giám đốc) để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện trong thời gian vắng mặt.
2. Sau đó, cập nhật thông tin người được ủy quyền trên VNeID theo quy trình 5 bước nêu trên.
3. Khi anh Minh trở về, thực hiện lại thủ tục thay đổi trên VNeID để cập nhật lại thông tin người đại diện.

Lưu ý: Nếu anh Minh vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền, công ty buộc phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.

Lời khuyên từ luật sư

Khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật trên VNeID, bạn cần lưu ý:

1. Kiểm tra trạng thái tài khoản: Chỉ có tài khoản VNeID mức 2 đang hoạt động mới được thực hiện yêu cầu thay đổi.
2. Chuẩn bị đầy đủ thông tin: Số CCCD, ngày tháng năm sinh, và các thông tin cá nhân khác của người đại diện mới phải chính xác tuyệt đối.
3. Cập nhật đồng bộ với Phòng Đăng ký kinh doanh: Trước khi thay đổi trên VNeID, bạn cần hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
4. Lưu giữ biên bản họp/hợp đồng ủy quyền: Các văn bản pháp lý liên quan đến việc thay đổi người đại diện cần được lưu giữ cẩn thận.
5. Xác thực an toàn: Tuyệt đối không chia sẻ passcode VNeID với bất kỳ ai. Nếu quên, hãy sử dụng chức năng “Quên passcode” để thiết lập lại.