Báo giảm BHXH cho người lao động: Hồ sơ, thủ tục, thời hạn 2026

Khi có người lao động nghỉ việc hoặc tạm ngừng tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục báo giảm BHXH. Đây là quy định bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng về hồ sơ và thời hạn thực hiện. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình báo giảm BHXH mới nhất để quý khách thực hiện đúng quy định, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Khi nào doanh nghiệp phải báo giảm BHXH cho người lao động?

Căn cứ pháp lý: Theo khoản 1 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) do Quốc hội ban hành, khi thông tin đăng ký kê khai tham gia BHXH có sự thay đổi, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp tờ khai điều chỉnh thông tin cùng giấy tờ liên quan cho cơ quan BHXH.

Cụ thể, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo giảm BHXH khi số người tham gia giảm hoặc người lao động thuộc các trường hợp tạm thời không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN. Các trường hợp thường gặp trong thực tế bao gồm:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc;
• Người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động;
• Người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không thuộc trường hợp thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH;
• Người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thuộc trường hợp không phải đóng BHXH;
• Người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản thuộc trường hợp người lao động và người sử dụng lao động không phải đóng BHXH.

Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ pháp lý: Theo điểm a khoản 2 Điều 4 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH do Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành, hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN gồm:

1. Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS);
2. Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
3. Hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có) như quyết định nghỉ việc, hợp đồng lao động chấm dứt, giấy xác nhận nghỉ thai sản…

Cách nộp hồ sơ báo giảm BHXH nhanh chóng, đúng quy định

Để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, cơ quan BHXH hiện nay chấp nhận nhiều phương thức tiếp nhận hồ sơ khác nhau. Cụ thể:

• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia đóng BHXH;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích đến cơ quan BHXH;
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

Đáng chú ý, nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần kê khai hồ sơ điện tử, sử dụng chữ ký số và gửi đến cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và được khuyến khích sử dụng.

Thời hạn giải quyết hồ sơ báo giảm BHXH là bao lâu?

Căn cứ pháp lý: Theo khoản 2 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ tờ khai và giấy tờ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm điều chỉnh thông tin tham gia BHXH cho người lao động.

Trong trường hợp hồ sơ, dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, theo điểm 1.1 khoản 1 Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, thời gian thông báo trả lại hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp không thực hiện điều chỉnh, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

“Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc nắm rõ thời hạn giải quyết 05 ngày làm việc là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp kế hoạch nhân sự và tài chính, đồng thời bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động nghỉ việc.”

Lời khuyên từ luật sư khi thực hiện báo giảm BHXH

Qua nhiều năm tư vấn pháp luật lao động và BHXH cho doanh nghiệp, chúng tôi tổng hợp một số lưu ý quan trọng để quý khách thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ:

1. Thực hiện báo giảm ngay khi phát sinh sự kiện: Không nên chờ đến cuối tháng mới báo giảm. Việc báo giảm chậm có thể phát sinh chi phí đóng BHXH không cần thiết và gây khó khăn cho thủ tục chốt sổ BHXH của người lao động.
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ: Sai sót về mã số BHXH, họ tên, ngày tháng nghỉ việc là lỗi thường gặp nhất khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian giải quyết.
3. Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến: Phương thức này giúp doanh nghiệp theo dõi được tình trạng xử lý hồ sơ, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất lạc giấy tờ.
4. Lưu giữ biên nhận hồ sơ: Đây là bằng chứng quan trọng để đối chiếu với cơ quan BHXH nếu có tranh chấp hoặc chậm trễ trong quá trình giải quyết.
5. Thường xuyên cập nhật văn bản mới: Chính sách BHXH thay đổi thường xuyên, doanh nghiệp nên theo dõi các văn bản mới để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lao động nghỉ việc cùng lúc hoặc gặp vướng mắc về thủ tục, quý khách nên tham khảo ý kiến luật sư chuyên sâu về lao động – BHXH để được hỗ trợ kịp thời, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Bài viết trên được thực hiện bởi đội ngũ luật sư chuyên sâu về lĩnh vực Lao động – Bảo hiểm xã hội, dựa trên các quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) và Quyết định 366/QĐ-BHXH. Nếu quý khách cần hỗ trợ thêm về thủ tục báo giảm BHXH hoặc các vấn đề pháp lý khác liên quan đến lao động, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.