Soạn thảo văn bản Đảng: Hướng dẫn chi tiết cách trình bày phần “Kính gửi” và “Kính trình” theo Hướng dẫn 05-HD/VPTW

Việc soạn thảo văn bản của Đảng luôn đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thể thức. Phần “Kính gửi” tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một trong những nội dung dễ gây nhầm lẫn nhất, đặc biệt khi phân biệt giữa công văn và tờ trình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách trình bày phần “Kính gửi” và “Kính trình” theo đúng Hướng dẫn 05-HD/VPTW, giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo các văn bản hành chính quan trọng này.

Phần “Kính gửi” trong văn bản của Đảng được trình bày như thế nào?

Theo quy định tại tiểu mục 9.2 Mục I Phần II Hướng dẫn 05-HD/VPTW do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành, phần “Kính gửi” có những yêu cầu trình bày cụ thể như sau:

1. Vị trí của phần “Kính gửi”

Đối với thể loại văn bản là công văn, tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc được liệt kê tại phần “Kính gửi”. Phần này được đặt ở chính giữa, trang đầu văn bản, tương ứng với ô số 5a tại Phụ lục 1 của Hướng dẫn 05-HD/VPTW.

2. Quy tắc về dấu câu

Việc sử dụng dấu câu trong phần “Kính gửi” cũng được quy định rất chi tiết để đảm bảo tính thống nhất:

• Sau từ “Kính gửi” phải có dấu hai chấm (:).
• Sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở phần “Kính gửi” có dấu chấm phẩy (;).
• Ở dòng đầu phần “Nơi nhận” cuối văn bản phải thêm từ “Như trên”.

Cỡ chữ và kiểu chữ của phần “Kính gửi” được quy định thế nào?

Theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Hướng dẫn 05-HD/VPTW, các quy định về cỡ chữ và kiểu chữ được thể hiện rõ ràng. Chúng tôi xin tổng hợp lại trong bảng dưới đây để bạn dễ dàng tra cứu:

Lưu ý quan trọng: Phần “Kính gửi” chỉ được sử dụng trong công văn, trong khi phần “Kính trình” được sử dụng trong tờ trình. Việc nhầm lẫn giữa hai cụm từ này là một trong những lỗi phổ biến nhất khi soạn thảo văn bản của Đảng.

Phân biệt “Kính gửi” và “Kính trình” trong văn bản của Đảng

Đây là một trong những điểm dễ gây nhầm lẫn nhất mà chúng tôi thường gặp khi tư vấn cho khách hàng. Hướng dẫn 05-HD/VPTW đã quy định rất rõ tại tiểu mục 9.2.4:

“Đối với tên loại văn bản là tờ trình thì trình bày thêm từ ‘Kính trình’ và liệt kê tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc ở dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần ‘Nơi nhận’ cuối văn bản có thêm từ ‘Như trên’.”

Như vậy, sự khác biệt cốt lõi là:

• “Kính gửi” được sử dụng cho thể loại văn bản là công văn.
• “Kính trình” được sử dụng cho thể loại văn bản là tờ trình.

Tình huống thực tế

Anh Nguyễn Văn A, một cán bộ văn phòng đảng ủy, từng gặp phải tình huống: khi soạn thảo một công văn đề nghị cấp trên phê duyệt chủ trương, anh đã sử dụng cụm từ “Kính trình” vì nghĩ rằng đây là văn bản trình lên cấp trên. Tuy nhiên, vì văn bản đó là công văn (không phải tờ trình), việc sử dụng sai cụm từ đã khiến văn bản bị trả lại để chỉnh sửa. Qua tình huống này, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng: hãy luôn xác định đúng tên loại văn bản trước khi soạn thảo.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh các sai sót không đáng có khi soạn thảo văn bản của Đảng, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý các điểm sau:

1. Xác định đúng loại văn bản: Trước khi soạn thảo, hãy chắc chắn rằng bạn biết văn bản mình đang soạn là công văn hay tờ trình, từ đó sử dụng “Kính gửi” hoặc “Kính trình” cho phù hợp.
2. Tuân thủ quy tắc dấu câu: Luôn nhớ thêm dấu hai chấm (:) sau từ “Kính gửi”/”Kính trình” và dấu chấm phẩy (;) sau mỗi đối tượng nhận văn bản.
3. Kiểm tra cỡ chữ và kiểu chữ: Đảm bảo từ “Kính gửi”/”Kính trình” được in nghiêng, cỡ chữ 14, còn tên tổ chức/cá nhân được in đứng, cỡ chữ 14-15.
4. Tham khảo Phụ lục đính kèm: Hướng dẫn 05-HD/VPTW có kèm các Phụ lục mẫu, hãy sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo trực quan.
5. Nhờ kiểm tra chéo: Nếu có thể, hãy nhờ đồng nghiệp hoặc bộ phận văn thư kiểm tra lại trước khi trình ký.

Câu hỏi thường gặp