Hướng dẫn xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm năm 2026: Điều kiện, tỷ lệ & thủ tục chi tiết

Việc xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm luôn là vấn đề phức tạp, đặc biệt khi Nghị định số 361/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 31/12/2025 đã thay đổi nhiều quy định về tỷ lệ và điều kiện xếp ngạch. Công văn 9196/BNV-CCVC ngày 20/8/2026 của Bộ Nội vụ trả lời Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội đã làm rõ những vướng mắc quan trọng mà nhiều địa phương đang gặp phải.

Với vai trò là đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu về lĩnh vực cán bộ, công chức, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết nội dung công văn này, giúp quý khách — đặc biệt là cán bộ làm công tác tổ chức, nhân sự tại các cơ quan nhà nước — nắm rõ cách áp dụng đúng quy định.

Công văn 9196/BNV-CCVC 2026 hướng dẫn xếp ngạch công chức cho những đối tượng nào?

Công văn số 9196/BNV-CCVC do Vụ trưởng Vụ Công chức – Viên chức Nguyễn Quang Dũng ký ban hành ngày 20/8/2026, là văn bản trả lời Công văn số 5981/SNV-XDCQ ngày 11/8/2026 của Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội. Văn bản này tuy trả lời cho Hà Nội nhưng có giá trị tham khảo quan trọng cho tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước trong việc thực hiện xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm.

Xếp ngạch Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND cấp tỉnh theo tỷ lệ nào?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 361/2025/NĐ-CP, tỷ lệ công chức bố trí theo vị trí việc làm xếp ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương được quy định cụ thể như sau:

• Vị trí lãnh đạo, quản lý là người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh: Tỷ lệ 100%
• Vị trí lãnh đạo, quản lý là cấp phó người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh: Không vượt quá 50% tổng số lượng cấp phó người đứng đầu của toàn bộ các cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh theo quy định của cấp có thẩm quyền

Mức phạt/lưu ý quan trọng: Việc bố trí, xếp ngạch phải bảo đảm trong phạm vi tỷ lệ công chức theo vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nếu vượt quá tỷ lệ này, việc xếp ngạch sẽ không đúng quy định và có thể bị xem xét xử lý trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Theo đó, Bộ Nội vụ đề nghị Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội căn cứ các quy định liên quan tại Nghị định số 361/2025/NĐ-CP để tham mưu cấp có thẩm quyền:

• Xếp ngạch chuyên viên cao cấp đối với Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND Thành phố Hà Nội
• Xếp ngạch chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính đối với Phó Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND Thành phố Hà Nội

Tình huống thực tế:

Ông Nguyễn Văn A là Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh B. Theo quy định mới tại Nghị định 361/2025/NĐ-CP, ông A được xếp ngạch chuyên viên cao cấp nếu vị trí của ông thuộc diện “người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh” — tỷ lệ 100%. Tuy nhiên, nếu tỉnh B đã phê duyệt tổng số lượng vị trí chuyên viên cao cấp thấp hơn số cán bộ hiện có, ông A sẽ phải chờ đến khi có sự điều chỉnh hoặc bổ sung chỉ tiêu.

Xếp ngạch cho Trưởng ban, Phó Trưởng ban HĐND cấp tỉnh và cán bộ cấp xã thế nào?

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 3 Nghị định số 204/2004/NĐ-CP, cán bộ giữ chức danh do bầu cử thuộc diện xếp lương chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo thì xếp lương theo ngạch, bậc công chức hành chính và hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo của chức danh bầu cử hiện đang đảm nhiệm.

Bên cạnh đó, Quy định số 368-QĐ/TW ngày 08/9/2025 của Bộ Chính trị đã quy định danh mục vị trí chức danh, nhóm chức danh, chức vụ lãnh đạo của hệ thống chính trị. Theo khoản 1 Điều 5 Quy định này, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy có trách nhiệm rà soát, kịp thời điều chỉnh, bổ sung chức danh, chức vụ theo phân cấp quản lý; sửa đổi, hoàn thiện hệ thống các văn bản có liên quan, bảo đảm phù hợp với các quy định của Trung ương.

Điểm mấu chốt: Trên cơ sở chức danh, chức vụ tương đương theo quy định của cấp có thẩm quyền, Sở Nội vụ cần căn cứ đồng thời các văn bản sau để tham mưu xếp ngạch:

• Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004
• Điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 8, khoản 3 Điều 9 Nghị định số 361/2025/NĐ-CP (kể cả tỷ lệ % công chức bố trí theo vị trí việc làm)

Tình huống thực tế:

Bà Trần Thị C là Trưởng ban Kinh tế – Ngân sách HĐND tỉnh D. Theo quy định mới, bà C thuộc đối tượng cán bộ giữ chức danh do bầu cử. Việc xếp ngạch cho bà sẽ được thực hiện theo ngạch, bậc công chức hành chính tương ứng, đồng thời phải đảm bảo trong tỷ lệ % công chức bố trí theo vị trí việc làm đã được phê duyệt. Nếu chức danh Trưởng ban HĐND tỉnh được xác định tương đương với cấp trưởng phòng, bà C sẽ được xếp ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương.

Các văn bản pháp luật điều chỉnh việc xếp ngạch công chức hiện hành

Để thực hiện đúng quy định, cần tổng hợp các văn bản pháp luật sau đây:

1. Nghị định số 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 — Quy định về vị trí việc làm công chức
2. Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 — Quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang
3. Quy định số 368-QĐ/TW ngày 08/9/2025 của Bộ Chính trị — Danh mục vị trí chức danh, nhóm chức danh, chức vụ lãnh đạo của hệ thống chính trị

Đáng chú ý, Nghị định số 361/2025/NĐ-CP là văn bản mới nhất thay thế các quy định trước đây về vị trí việc làm công chức, có hiệu lực từ ngày 31/12/2025. Các cơ quan, đơn vị cần rà soát, cập nhật để đảm bảo áp dụng đúng quy định mới.

Lời khuyên từ luật sư — 5 lưu ý quan trọng khi xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại chúng tôi, để tránh sai sót trong quá trình xếp ngạch, quý khách cần đặc biệt lưu ý:

1. Xác định đúng đối tượng: Phân biệt rõ cán bộ giữ chức danh do bầu cử và công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý để áp dụng đúng quy định xếp ngạch.
2. Kiểm tra tỷ lệ trước khi xếp: Phải đảm bảo nằm trong tỷ lệ % công chức bố trí theo vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3. Đối chiếu chức danh tương đương: Cần xác định chức danh, chức vụ tương đương theo quy định của cấp có thẩm quyền, đặc biệt theo Quy định 368-QĐ/TW.
4. Cập nhật văn bản mới: Nghị định 361/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 31/12/2025, cần rà soát để thay thế các quy định cũ không còn phù hợp.
5. Tham mưu đúng thẩm quyền: Sở Nội vụ chỉ có chức năng tham mưu, việc quyết định xếp ngạch thuộc thẩm quyền của cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Ghi nhận từ chuyên gia: “Việc xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm không chỉ là vấn đề thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tiền lương, phụ cấp của cán bộ, công chức. Do đó, cần hết sức thận trọng, đảm bảo đúng quy định và công bằng giữa các đối tượng.”

Câu hỏi thường gặp

Nếu quý khách còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ chi tiết về việc xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp.