Hướng dẫn chi tiết mẫu giấy đăng ký tài khoản và mẫu dấu chữ ký theo Nghị định 347/2025

Trong quá trình giao dịch với Kho bạc Nhà nước, việc lập hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản và kèm theo mẫu dấu, mẫu chữ ký là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các đơn vị giao dịch. Tuy nhiên, không ít kế toán viên, chủ doanh nghiệp hoặc cán bộ hành chính vẫn lúng túng khi phải chuẩn bị bộ hồ sơ này, đặc biệt là khi Nghị định 347/2025 có hiệu lực với nhiều điểm mới. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về mẫu số 24, thành phần hồ sơ kèm theo, và những trường hợp đặc biệt bạn cần lưu ý để tránh sai sót.

Mẫu giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu mẫu chữ ký (Mẫu số 24) là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định 347/2025, mẫu giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu mẫu chữ ký được ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định, với mã số là Mẫu số 24. Đây là văn bản bắt buộc trong hồ sơ đăng ký tài khoản lần đầu, bổ sung tài khoản hoặc khi có thay đổi về chủ tài khoản, kế toán trưởng.

Cụ thể, mẫu này được thiết kế để thu thập các thông tin cốt lõi như: tên đơn vị giao dịch, số hiệu tài khoản, mẫu dấu tròn (con dấu pháp nhân), và chữ ký của những người được ủy quyền ký chứng từ giao dịch. Việc sử dụng đúng mẫu giúp quá trình xử lý hồ sơ tại Kho bạc diễn ra nhanh chóng, tránh bị trả lại do sai biểu mẫu.

Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản theo Nghị định 347/2025 gồm những gì?

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 347/2025, thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu mẫu chữ ký bao gồm 4 nhóm tài liệu sau:

1. Mẫu giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu mẫu chữ ký (Mẫu số 24). Đây là biểu mẫu chính, do đơn vị giao dịch tự điền và đóng dấu.
2. Văn bản thành lập đơn vị giao dịch: Bao gồm quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân). Tài liệu này chỉ cần nộp khi đăng ký lần đầu hoặc khi có thay đổi về thành phần hồ sơ. Tuy nhiên, một số cơ quan được miễn trừ (xem phần tiếp theo).
3. Văn bản bổ nhiệm chủ tài khoản: Là quyết định bổ nhiệm thủ trưởng đơn vị hoặc người đứng đầu. Trường hợp thủ trưởng ủy quyền cho cấp phó, cần nộp thêm văn bản ủy quyền và quyết định bổ nhiệm cấp phó.
4. Văn bản bổ nhiệm Kế toán trưởng/phụ trách kế toán: Gồm quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, hoặc văn bản giao nhiệm vụ kế toán. Tài liệu này cần nộp khi đăng ký lần đầu hoặc khi thay đổi người ký chức danh kế toán trưởng.

Lưu ý: Đối với các đơn vị thuộc khối Quốc phòng, An ninh, một số tài liệu có thể được miễn trừ, tùy theo quy định đặc thù.

Những đối tượng nào được miễn trừ một số giấy tờ trong hồ sơ?

Nghị định 347/2025 quy định rõ các trường hợp được miễn trừ nộp một số giấy tờ trong hồ sơ đăng ký tài khoản, nhằm giảm bớt thủ tục hành chính không cần thiết. Cụ thể:

• Miễn nộp văn bản thành lập đơn vị giao dịch (khoản 3 Điều 8) đối với: Các cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị – xã hội các cấp, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã, các đơn vị thuộc khối Quốc phòng, An ninh.
• Miễn nộp văn bản bổ nhiệm chủ tài khoản (khoản 3 Điều 8) đối với: Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã, và các đơn vị thuộc khối Quốc phòng, An ninh.

Tình huống thực tế: Một doanh nghiệp tư nhân mới thành lập muốn đăng ký tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Họ cần chuẩn bị đầy đủ cả 4 loại tài liệu kể trên, trong đó có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trong khi đó, một Văn phòng UBND cấp xã chỉ cần nộp mẫu số 24 và văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng, vì họ được miễn nộp văn bản thành lập và bổ nhiệm chủ tài khoản.

Trường hợp thủ trưởng ủy quyền cho cấp phó làm chủ tài khoản thì cần giấy tờ gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định 347/2025, nếu thủ trưởng đơn vị giao dịch ủy quyền hoặc phân công nhiệm vụ cho cấp phó (hoặc cấp dưới) làm chủ tài khoản, hồ sơ cần bổ sung thêm:

• Văn bản bổ nhiệm chức vụ của cấp phó (nếu chưa có trong hồ sơ).
• Văn bản ủy quyền hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của thủ trưởng đơn vị cho cấp phó/cấp dưới.

Đặc biệt, đối với các đơn vị có cơ cấu tổ chức đặc thù (ví dụ: có văn phòng đại diện tại nhiều khu vực, mỗi văn phòng có con dấu riêng và hạch toán độc lập), thủ trưởng có thể phân công cấp phó phụ trách từng khu vực. Khi đó, chỉ cần nộp văn bản phân công của thủ trưởng cho cấp phó phụ trách khu vực, mà không cần nộp quyết định bổ nhiệm riêng cho từng văn phòng.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý các điểm sau:

1. Kiểm tra đối tượng miễn trừ: Trước khi chuẩn bị hồ sơ, hãy xác định đơn vị của bạn có thuộc diện được miễn nộp văn bản thành lập hoặc bổ nhiệm chủ tài khoản hay không. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Đảm bảo tính hợp lệ của văn bản ủy quyền: Văn bản ủy quyền phải có chữ ký của thủ trưởng, đóng dấu đơn vị, và nêu rõ phạm vi ủy quyền. Tránh trường hợp ủy quyền chung chung, không cụ thể.
3. Cập nhật thường xuyên: Nghị định 347/2025 có nhiều điểm mới so với các quy định trước đây. Hãy theo dõi các thông tư hướng dẫn thi hành để nắm bắt kịp thời các thay đổi về biểu mẫu hoặc thủ tục.
4. Sử dụng file word mẫu: Tải mẫu số 24 dưới dạng file word để điền thông tin dễ dàng, tránh sai sót khi viết tay. Bạn có thể tìm file này tại các cổng thông tin pháp luật như thuvienphapluat.vn.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu hồ sơ phức tạp (ví dụ: đơn vị có nhiều văn phòng đại diện hoặc thay đổi nhân sự thường xuyên), hãy nhờ luật sư hoặc kế toán trưởng có kinh nghiệm rà soát trước khi nộp.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết mang tính chất tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Nếu bạn cần hỗ trợ cụ thể, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.