Hướng dẫn chi tiết mẫu 03/XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất 2026

Khi bạn cần vận chuyển hàng hóa nội bộ giữa các chi nhánh, kho bãi hoặc thực hiện các nghiệp vụ ủy thác xuất nhập khẩu, việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đúng quy định là yêu cầu bắt buộc. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, mẫu số 03/XKNB là mẫu chính thức được áp dụng từ ngày 01/7/2026. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập phiếu, các trường hợp phải sử dụng và lưu ý pháp lý quan trọng.

Mẫu số 03/XKNB là gì và ai phải sử dụng?

Theo quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu số 03/XKNB là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất thay thế các mẫu cũ trước đây. Mẫu này được Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2026.

Đối tượng áp dụng: Mọi tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động xuất kho và vận chuyển hàng hóa nội bộ (giữa các chi nhánh, kho hàng, cửa hàng) đều phải sử dụng mẫu này. Phiếu này không thay thế hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mà chỉ là chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường, giúp cơ quan thuế và hải quan kiểm soát được dòng hàng hóa.

Cách lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu 03/XKNB chi tiết

Việc lập phiếu cần đầy đủ các thông tin cơ bản và chính xác theo đúng mẫu quy định. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

• Phần tiêu đề: Ghi tên người xuất hàng (Công ty A), địa chỉ kho xuất hàng (ví dụ: 125 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội), tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển và mã số thuế người xuất hàng.
• Phần nội dung chính: Ghi rõ tên người nhận hàng, địa điểm nhận hàng, mã số thuế (nếu có).
• Bảng kê hàng hóa: Ghi đầy đủ STT, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng thực xuất, số lượng thực nhập, đơn giá và thành tiền. Phần đơn giá và thành tiền có thể bỏ trống nếu không xác định giá trị nội bộ.
• Chữ ký số: Theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải có chữ ký số của thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền.
• Ngày tháng: Ghi ngày lập phiếu, ký hiệu và số phiếu theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng: Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập phiếu là khi hàng hóa thực tế xuất kho và bắt đầu vận chuyển. Không được lập phiếu trước hoặc sau thời điểm này để tránh rủi ro pháp lý.

Các trường hợp phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có các trường hợp cụ thể bắt buộc sử dụng mẫu 03/XKNB:

1. Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác: Nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Nếu đã nộp thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa: Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu bắt buộc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Sau đó, cơ sở nhận ủy thác làm thủ tục xuất khẩu theo quy định hải quan, và khi hàng đã thực xuất khẩu, cơ sở ủy thác mới lập hóa đơn GTGT điện tử.
3. Trường hợp xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu: Cơ sở sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn điện tử làm chứng từ lưu thông hàng hóa.

Lưu ý: Các cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử). Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Lời khuyên từ luật sư về sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Sau khi tham vấn ý kiến từ Luật sư Nguyễn Đức Hùng, chúng tôi đưa ra những lưu ý sau để bạn tránh rủi ro pháp lý:

1. Phân biệt rõ ràng giữa phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hóa đơn GTGT: Phiếu 03/XKNB chỉ dùng cho vận chuyển nội bộ, không thay thế hóa đơn khi bán hàng. Nếu bạn nhầm lẫn, cơ quan thuế có thể xử phạt hành chính về hóa đơn với mức phạt từ 10-20 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).
2. Lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc: Phiếu xuất kho phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015. Đặc biệt với phiếu điện tử, cần đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
3. Chữ ký số bắt buộc: Từ ngày 01/7/2026, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử phải có chữ ký số của thủ trưởng đơn vị. Không dùng chữ ký tay scan hoặc chữ ký ảnh.
4. Kiểm tra đối chiếu với cơ quan thuế: Khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra, bạn phải xuất trình được phiếu xuất kho cùng với hóa đơn liên quan. Nếu thiếu, có thể bị xử phạt từ 5-15 triệu đồng.
5. Đối với hàng hóa ủy thác xuất nhập khẩu: Cần lưu ý thời điểm lập phiếu và hóa đơn để tránh sai sót về thuế GTGT và thuế xuất nhập khẩu.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại LuatVietnam: “Việc sử dụng đúng mẫu 03/XKNB không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về quản lý hóa đơn, chứng từ mà còn là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất khi hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát trong quá trình vận chuyển nội bộ.”

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về mẫu số 03/XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc gặp vướng mắc trong quá trình áp dụng, hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6588 để được tư vấn miễn phí, hoặc gọi 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí) cho các trường hợp phức tạp.