Cổng Dịch vụ công quốc gia: 10 nguyên tắc quản lý, vận hành và quyền lợi người dân cần biết

Bạn đang thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến và muốn hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của Cổng Dịch vụ công quốc gia? Hay doanh nghiệp của bạn đang khai thác dữ liệu từ hệ thống này và cần nắm chắc các quy định pháp lý mới nhất? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết những nguyên tắc cốt lõi, quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia theo Quyết định mới do Thủ tướng Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 20/7/2026.

Quyết định mới về Cổng Dịch vụ công quốc gia áp dụng cho những đối tượng nào?

Theo Quyết định mới (thay thế Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11/10/2021), phạm vi điều chỉnh bao gồm các nội dung quan trọng như: nguyên tắc quản lý, vận hành, khai thác Cổng; quản lý định danh, xác thực và tài khoản sử dụng; quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công trực tuyến; thực hiện thanh toán trực tuyến; tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị; cùng các nội dung bảo đảm vận hành, kết nối, an toàn, an ninh và hiệu năng hoạt động.

Cụ thể, đối tượng áp dụng bao gồm tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân tham gia vào hoạt động quản lý, vận hành, khai thác các thông tin, dịch vụ, tiện ích trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai sử dụng dịch vụ công trực tuyến đều chịu sự điều chỉnh của quy chế này.

10 danh mục dữ liệu dùng chung của Cổng Dịch vụ công quốc gia là gì?

Quy chế mới quy định rõ 10 danh mục dữ liệu dùng chung được kết nối, chia sẻ với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Các danh mục này bao gồm:

1. Danh mục thủ tục hành chính
2. Danh mục dịch vụ công trực tuyến
3. Danh mục cơ quan
4. Danh mục đơn vị hành chính
5. Danh mục ngành, lĩnh vực
6. Danh mục kết quả giải quyết thủ tục hành chính
7. Danh mục tài khoản của đơn vị Kho bạc Nhà nước mở tại ngân hàng thương mại
8. Danh mục các khoản thu nghĩa vụ tài chính vào ngân sách nhà nước
9. Danh mục ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán
10. Các danh mục khác theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

Tình huống thực tế: Khi bạn nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng trực tuyến, hệ thống sẽ tự động tra cứu danh mục thủ tục hành chính (mục 1) và danh mục cơ quan (mục 3) để xác định đúng cơ quan tiếp nhận. Sau đó, danh mục các khoản thu nghĩa vụ tài chính (mục 8) sẽ được sử dụng để tính phí, lệ phí một cách chính xác.

11 loại thông tin nào được cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia?

Theo quy định, các loại thông tin được cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bao gồm 11 nhóm chính:

1. Thông tin về thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến, quyết định công bố thủ tục hành chính và các văn bản pháp luật có liên quan
2. Thông tin hướng dẫn, hỏi đáp thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến, thực hiện nghĩa vụ tài chính
3. Thông tin, thông báo về tiếp nhận, trả kết quả, hướng dẫn hoàn thiện, bổ sung hồ sơ, tình hình giải quyết hồ sơ
4. Thông tin tiếp nhận, giải quyết phản ánh kiến nghị trong thực hiện thủ tục hành chính
5. Thông tin đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính, khảo sát sự hài lòng
6. Thông tin báo cáo, số liệu, thống kê liên quan đến tình hình giải quyết thủ tục hành chính
7. Thông tin địa chỉ, số điện thoại, thư điện tử của cơ quan, cán bộ có thẩm quyền; đường dây nóng, tổng đài hỗ trợ
8. Thông tin về nghĩa vụ tài chính và thanh toán qua Cổng Dịch vụ công quốc gia
9. Thông tin về dịch vụ bưu chính công ích trong thực hiện thủ tục hành chính
10. Thông tin về điều khoản sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia
11. Các thông tin khác theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

Nguyên tắc quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia được quy định như thế nào?

Quy chế nêu rõ 5 nguyên tắc quan trọng trong quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia:

Thứ nhất, tuân thủ pháp luật: Việc quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giao dịch điện tử, an ninh mạng, an ninh thông tin mạng, bảo vệ bí mật Nhà nước. Mục tiêu là bảo đảm việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thông suốt, tiết kiệm, an toàn, hiệu quả.

Thứ hai, lấy người dùng làm trung tâm: Thông tin và dịch vụ được cung cấp chính xác, rõ ràng, thống nhất, cập nhật kịp thời. Giao diện, chức năng được thiết kế khoa học, thân thiện, dễ sử dụng, bảo đảm khả năng tiếp cận đối với mọi nhóm người dùng, bao gồm người khuyết tật, người cao tuổi, đồng bào dân tộc thiểu số và người nước ngoài.

Thứ ba, vận hành liên tục: Cổng Dịch vụ công quốc gia được kết nối thông suốt, liên tục với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm việc vận hành 24 giờ tất cả các ngày trong tuần.

Thứ tư, bảo vệ dữ liệu cá nhân: Việc khai thác, sử dụng lại thông tin của tổ chức, cá nhân phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin, dữ liệu cá nhân.

Thứ năm, cơ chế điều phối liên ngành: Bảo đảm sự phối hợp giữa Bộ Công an, Bộ Tư pháp và Bộ Khoa học và Công nghệ trong quá trình tổ chức thực hiện, chia sẻ thông tin kịp thời, thống nhất xử lý vướng mắc về dữ liệu, chuẩn kỹ thuật, chuẩn nghiệp vụ.

Quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia là gì?

Quy chế mới quy định rõ quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi sử dụng dịch vụ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia như sau:

Quyền của tổ chức, cá nhân:

• Khai thác thông tin, sử dụng các dịch vụ cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia phù hợp với mức độ an toàn theo hình thức xác thực khi đăng nhập.
• Được Cổng Dịch vụ công quốc gia chia sẻ các thông tin, dữ liệu đã có trên hệ thống để hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến liên quan.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân:

• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những thông tin kê khai.
• Chỉ sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia cho các mục đích hợp pháp.
• Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động được thực hiện bằng tài khoản của mình.
• Chịu trách nhiệm đối với tất cả các nội dung do tổ chức, cá nhân gửi, đăng ký, cung cấp khi sử dụng dịch vụ.
• Thực hiện các yêu cầu của cơ quan cung cấp dịch vụ công trực tuyến và nộp phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.
• Trường hợp sử dụng lại các thông tin, nội dung trên Cổng để đăng tải trên các phương tiện truyền thông phải thực hiện theo quy định của pháp luật.

Lời khuyên từ luật sư:

1. Bảo mật tài khoản tuyệt đối: Vì bạn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động từ tài khoản của mình, hãy sử dụng mật khẩu mạnh, không chia sẻ với người khác và đăng xuất sau mỗi phiên làm việc.
2. Kê khai thông tin chính xác: Mọi thông tin bạn kê khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia đều có giá trị pháp lý. Sai sót có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc thậm chí bị xử lý theo quy định pháp luật.
3. Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi hồ sơ, hãy rà soát lại toàn bộ thông tin đã nhập, đặc biệt là các thông tin về nghĩa vụ tài chính.
4. Lưu lại biên nhận hồ sơ: Sau khi gửi hồ sơ thành công, hãy tải về và lưu giữ biên nhận điện tử để làm bằng chứng khi cần.
5. Sử dụng đúng mục đích: Không lợi dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia cho các mục đích bất hợp pháp như spam, lừa đảo, hoặc xâm phạm quyền riêng tư của người khác.

Hiệu lực thi hành và văn bản thay thế

Quyết định mới này có hiệu lực thi hành từ ngày 20/7/2026. Kể từ ngày này, Quyết định số 31/2021/QĐ-TTg ngày 11/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ hết hiệu lực.