Bảng kê hóa đơn điện tử sai: Hướng dẫn chi tiết mẫu 01/BK-ĐCTT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Bạn là kế toán viên, chủ doanh nghiệp hay nhân viên hành chính đang loay hoay với hóa đơn điện tử đã lập sai? Đừng lo, chúng tôi hiểu rằng việc xử lý sai sót trên hóa đơn không chỉ gây mất thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ cách sử dụng mẫu 01/BK-ĐCTT – Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định mới nhất của Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Mẫu 01/BK-ĐCTT là gì? Khi nào cần sử dụng?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (kể cả hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu), người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Mẫu 01/BK-ĐCTT chính là công cụ để kê khai chi tiết các hóa đơn cần xử lý.

Đáng chú ý: Mẫu này chỉ áp dụng khi hóa đơn sai thuộc một trong các trường hợp sau:

• Sai mã số thuế;
• Sai tên hàng hóa, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng;
• Sai số tiền ghi trên hóa đơn;
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế;
• Các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa).

Cấu trúc và cách ghi mẫu 01/BK-ĐCTT như thế nào?

Mẫu 01/BK-ĐCTT được thiết kế với 3 phần chính:

1. Phần thông tin chung

Phần này yêu cầu ghi rõ tên công ty (bên bán và bên mua), mã số thuế và địa chỉ của cả hai bên. Bạn cũng cần đánh dấu vào ô ☐ Điều chỉnh hoặc ☐ Thay thế để xác định hình thức xử lý.

2. Phần bảng kê chi tiết (28 cột)

Bảng kê được chia làm 3 khối thông tin:

• Cột (1) đến (11): Thông tin trước điều chỉnh/thay thế (ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền, ghi chú).
• Cột (12) đến (22): Thông tin sau điều chỉnh/thay thế (tương tự như cột 1-11 nhưng là dữ liệu mới).
• Cột (23) đến (28): Chênh lệch giữa trước và sau (tổng tiền trước thuế, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, các chênh lệch khác).

Ví dụ thực tế: Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B với mặt hàng “Máy tính” số lượng 2, đơn giá 10 triệu đồng, thuế suất 10%. Sau đó phát hiện sai thuế suất (phải là 8%). Trên mẫu 01/BK-ĐCTT, bạn ghi:

• Cột (1)-(11): Ghi thông tin cũ (thuế suất 10%, thuế GTGT 2 triệu, tổng tiền 22 triệu).
• Cột (12)-(22): Ghi thông tin mới (thuế suất 8%, thuế GTGT 1,6 triệu, tổng tiền 21,6 triệu).
• Cột (23)-(28): Chênh lệch (tổng tiền trước thuế không đổi, thuế GTGT giảm 0,4 triệu, tổng tiền thanh toán giảm 0,4 triệu).

3. Phần lý do và chữ ký

Ghi rõ lý do điều chỉnh/thay thế (ví dụ: “Sai thuế suất”, “Sai tên hàng hóa”). Cuối mẫu là phần chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật của cả bên mua và bên bán.

Những lưu ý quan trọng khi lập mẫu 01/BK-ĐCTT

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có một số điểm đặc biệt bạn cần nhớ:

Chú ý: Hình thức một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn chỉ áp dụng đối với hóa đơn đã lập cho cùng một người mua trong cùng một tháng và cùng sai thông tin (ví dụ: cùng sai thuế suất, cùng sai tên hàng hóa).

Bên cạnh đó:

• Đối với tổ chức tài chính, ngân hàng: Không bắt buộc bên mua phải có chữ ký số trên mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Trường hợp bên mua không cung cấp thông tin: Cũng không bắt buộc phải có chữ ký số của bên mua.
• Đối với hóa đơn thay thế: Thông tin ở cột “Sau điều chỉnh/thay thế” là căn cứ để lập hóa đơn thay thế.
• Đối với hóa đơn điều chỉnh: Thông tin ở cột “Chênh lệch” là căn cứ để lập hóa đơn điều chỉnh.

Tình huống thực tế: Xử lý hóa đơn sai khi đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu

Anh Minh, kế toán trưởng của Công ty X, phát hiện ra rằng trong tháng 7/2026, công ty đã lập sai thuế suất trên 3 hóa đơn bán hàng cho cùng một khách hàng. Các hóa đơn này đều đã được gửi dữ liệu đến cơ quan thuế qua Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT).

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, anh Minh có thể lựa chọn:

• Cách 1: Lập một hóa đơn điều chỉnh duy nhất cho cả 3 hóa đơn (vì cùng người mua, cùng tháng, cùng sai thông tin). Khi đó, cần lập mẫu 01/BK-ĐCTT để kê khai chi tiết.
• Cách 2: Lập 3 hóa đơn thay thế riêng biệt, mỗi hóa đơn thay thế một hóa đơn sai.

Lưu ý: Vì dữ liệu đã gửi cơ quan thuế, anh Minh không cần gửi thông báo hóa đơn sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, mà chỉ cần gửi thông tin điều chỉnh/thay thế trên Bảng tổng hợp dữ liệu của kỳ tiếp theo.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật, chúng tôi khuyên bạn:

1. Kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi gửi: Dành thời gian rà soát kỹ các nội dung như mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất trước khi ký số và gửi đi.
2. Lưu trữ bản gốc và bản điều chỉnh: Theo quy định, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan (bao gồm mẫu 01/BK-ĐCTT) phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
3. Sử dụng đúng mẫu: Luôn sử dụng mẫu mới nhất theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để tránh bị từ chối hoặc xử phạt.
4. Ghi chú rõ ràng: Trên mẫu 01/BK-ĐCTT, cần ghi rõ lý do điều chỉnh/thay thế để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu tình huống phức tạp (ví dụ: hóa đơn sai liên quan đến nhiều kỳ kê khai thuế), hãy liên hệ luật sư hoặc đơn vị tư vấn thuế để được hỗ trợ.

Bài viết được tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Đức Hùng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6588 hoặc sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí) qua số 090 222 9061.