Hướng dẫn chi tiết kê khai Mẫu 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 và mức phạt mới nhất

Chào quý khách,

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng đầu năm là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp của bạn có thể bị phạt lên đến 20.000.000 đồng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách kê khai Mẫu số 01/PLI cho kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm 2026, các lưu ý quan trọng và mức xử phạt mới nhất theo quy định pháp luật.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là mẫu nào? Thời hạn nộp là khi nào?

Theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026), định kỳ 06 tháng, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình sử dụng lao động. Cụ thể:

• Thời hạn nộp: Trước ngày 05 tháng 6 hàng năm (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm).
• Đối tượng nộp: Mọi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động.
• Mẫu báo cáo: Sử dụng Mẫu số 01/PLI thuộc Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đáng chú ý, Nghị định 129/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP trước đây, nhưng vẫn giữ nguyên mẫu báo cáo 01/PLI. Do đó, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc thay đổi biểu mẫu.

Cách ghi chi tiết từng cột trong Mẫu 01/PLI báo cáo 6 tháng đầu năm 2026

Việc ghi sai thông tin trên mẫu báo cáo có thể dẫn đến việc bị từ chối tiếp nhận hoặc bị xử phạt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi từng mục quan trọng:

1. Mục “Kính gửi”

Bạn cần ghi rõ tên các cơ quan nhận báo cáo theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP:

• Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế thì gửi thêm Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế).
• Cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Cách phân loại vị trí việc làm (cột 8, 9, 10)

Đây là phần dễ nhầm lẫn nhất. Theo hướng dẫn tại Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc phân loại được thực hiện như sau:

• Cột (8) Nhà quản lý: Gồm các chức danh lãnh đạo, quản lý từ cấp phòng, ban trở lên trong doanh nghiệp, tổ chức (Ví dụ: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Quản đốc phân xưởng…).
• Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Gồm các vị trí yêu cầu trình độ đại học trở lên (Ví dụ: Kỹ sư, Bác sĩ, Kế toán trưởng, Luật sư, Chuyên viên IT…).
• Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Gồm các vị trí yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp (Ví dụ: Kỹ thuật viên, Y sĩ, Giáo viên mầm non…).

Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có 02 cách để nộp báo cáo:

Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Ưu tiên)

Đây là phương thức bắt buộc nếu có thể thực hiện được. Bạn thực hiện các bước sau:

1. Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn).
2. Đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp.
3. Tìm kiếm thủ tục “Báo cáo tình hình thay đổi lao động”.
4. Điền thông tin theo Mẫu 01/PLI và nộp trực tuyến.
5. Hệ thống sẽ tự động gửi báo cáo đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH.

Cách 2: Nộp bản giấy (Khi không thể nộp trực tuyến)

Nếu gặp sự cố kỹ thuật hoặc không thể nộp trực tuyến, doanh nghiệp có thể nộp bản giấy trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến:

• Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở.
• Cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở.

Lưu ý quan trọng: Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp phải gửi thêm báo cáo đến Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Mức phạt khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ báo cáo sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, mức phạt này được áp dụng thống nhất trên toàn quốc và đã có hiệu lực từ năm 2022. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì mức phạt đối với tổ chức (doanh nghiệp) gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.

Tình huống thực tế: Không nộp được báo cáo trực tuyến thì phải làm sao?

Nhiều doanh nghiệp phản ánh rằng họ không thể nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia do lỗi hệ thống hoặc thiếu thông tin. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn:

1. Chụp màn hình lỗi để làm bằng chứng.
2. Chuyển sang nộp bản giấy trước hạn 05/6/2026.
3. Gửi kèm công văn giải trình lý do không nộp trực tuyến được.

Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vì “không báo cáo” trong trường hợp hệ thống có trục trặc.

Lời khuyên từ luật sư

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh bị xử phạt, chúng tôi khuyên quý khách:

1. Lập kế hoạch từ sớm: Chuẩn bị số liệu lao động ngay từ đầu tháng 5/2026.
2. Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo các cột phân loại (8, 9, 10) được ghi đúng theo hướng dẫn.
3. Ưu tiên nộp trực tuyến: Đây là phương thức nhanh chóng và được khuyến khích.
4. Lưu giữ biên lai: Sau khi nộp, lưu lại xác nhận của hệ thống hoặc bản sao báo cáo đã đóng dấu.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu có khó khăn trong việc kê khai, hãy liên hệ với luật sư lao động để được hỗ trợ.